推进企业单位档案管理规范化研究

张栋沛

摘 要 档案管理体系在企业单位中是十分重要的，对企业参与生产、管理等方面进行记录，是企业发展过程中的相关凭证，企业单位档案管理规范化在一定程度上能够规范企业的行为，从而促进企业的发展。因此档案管理规范化对于企业来说是十分重要的，本文就目前企业档案管理中存在的问题进行分析，提出相关方法推进档案管理的规范化。

关键词 企业单位 档案管理 规范化

中图分类号：G271文献标识码：A

随着社会的不断发展，已经逐渐进入信息化时代，其中档案是信息资源的重要组成部分，档案能够记录企业的发展历程，档案可以保存过去和现在企业各级部门和员工从事生产、经营、企业管理等工作中有价值的文字、图表、影响、技术资料等，通过查阅相关的档案，可以了解企业的发展历史和企业的文化。所以档案管理对企业未来的发展十分重要，档案管理的规范化工作是档案管理的核心工作，能够反映企业档案管理是否有效。

1当前企业档案管理过程中存在的问题

（1）缺乏重视，企业中的管理人员对档案管理工作不是十分重视，在建设企业档案管理的过程中不愿意投入人力、物力和财力，导致档案管理工作不能有效开展，例如有些企业在档案管理中不能投入一些资金，没有匹配互联网管理技术，不能将相关的材料录入系统，还是传统的纸质材料，在保存的过程中纸质材料容易发生破损，这就会造成一些纸质档案缺失，当相关人员查询该时间段的档案时会查不到相关资料。

（2）信息化档案系统建设受阻，虽然目前许多企业单位引进了新型技术来帮助档案管理规范化，但是在实际过程中管理人员并没有充分利用云计算平台等技术将档案录入系统中，在查找档案时，不能够快速准确的找到档案对应的位置，影响工作效率。另外相关的档案管理人员只是将纸质档案扫描成电子版的形式储存到电脑中，没有按一定的时间顺序、档案类别等进行分类，使云计算新技术的功能没有进行合理开发。

（3）没有配备专业的档案管理人员，由于企业领导不重视档案管理工作，在选择相关人员的时候不能够从档案管理层面进行选择，使人员的专业度不够，对档案管理的相关工作也缺乏正确的认识，在工作中不能投入自己的精力，这就导致档案管理工作的工作之间严重下降，对企业未来的发展也有一定的影响。

2提高企业档案管理规范度的相应策略

2.1加強信息化档案管理体系的建设

档案管理对于企业来说是十分重要的，所以相关人员应该成立专门的档案管理部门，并根据企业的自身情况投入一定的资金，配备打印机、复印机、扫描仪、计算机等相关的设备，便于信息化档案管理体系的建立。在配备这些信息化的设备之后，档案管理人员应该及时将档案录入计算机系统，对录取工作进行明确划分，例如有的人对前五年的内容进行录入，有的人录入再之前的材料，还有的人管理近期的档案，最后对所有的档案按照时间顺序进行归档，这样在查询档案的过程中可以根据年限、关键词等信息快速的查找需要的方案内容。同时将纸质档案录入系统可以避免随着时间的延长纸质档案发生破损导致一些内容丢失。另外还要完善借阅档案的相关规定，对借阅档案的人员进行登记，在一定期限内要求相关人员归还档案，这样能够避免档案的丢失。

2.2提高档案管理人员的专业素养

首先，企业单位在选择档案管理人员时应该考虑其专业能力，对档案管理的相关工作能否明确，是否了解在就业之后需要做哪些事情。其次，在档案管理人员上岗之前，相关负责人应该让他们了解一下当前企业档案管理的现状，有没有配备相应的设备，这样再投入档案管理工作中时他们可以根据企业目前的状况来选择采用什么方法来进行相应的管理工作，使工作内容更加有针对性。然后，目前已经进入信息化时代，相关人员的也应该熟悉这些信息化设备，所以企业应该定期对档案管理人员进行技能培训，让他们能够快速掌握信息化设备的使用，在工作的过程中也可以充分利用这些信息化设备，这样能够促进信息化档案管理体系的构建。档案管理部门相关负责人应该对从事这方面的员工进行思想教育，让他们可以了解自己所从事的档案管理工作的重要意义，这样他们在工作中能够具有责任心，全心全意的投入到工作中去，使档案管理工作的工作质量有所提高，提高档案管理的规范度。

3结语

综上所述，企业单位档案管理对企业的发展是十分重要的，首先企业的领导应该重视档案管理工作，选择相应的专业人员来进行这个部分的工作，他们更懂得怎样来进行相关工作。其次，档案管理负责人应该制定相应的制度，保证档案借出和归还都有记录，当找不到相应的档案的时候能够根据记录来查询，这样可以使企业单位档案管理更加规范，促进企业发展。

参考文献

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