医院文书档案的电子化管理思考

汲洪国

【摘要】“互联网+”背景下，现代信息技术既为医院文书档案管理工作注入了新活力，也对其工作開展质量提出了新的要求。其中，文书档案不仅记录着医院党建工作开展情况、行政工作开展与落实的真实轨迹，更将为本院医学研究、疫情防控等工作的开展提供重要依据。推进医院文书档案电子化管理进程，完善文书档案系统建设，有助于加快医院的现代化管理。笔者结合自身在济宁医学院附属医院工作的经验，立足于医院文书档案管理中存在的问题，展开对电子化管理策略的分析。

【关键词】医院;文书档案;电子化管理

党的十九大报告指出：应推进信息化建设，构建数字中国、网络强国与智慧社会，实现互联网、大数据、人工智能与产业发展的深度融合。随着社会经济快速发展、医疗技术不断进步，人们对健康更关注，期待优质的医疗服务，医院从业人员数量增多、流动性加大，对文书档案管理提出了新的要求。而推进医院文书档案的电子化管理，不仅使传统的纸质+人工存档、查阅及管理工作更加便捷、高效，更将助力医院档案管理朝着智能化、数字化、信息化方向迈进，显著提高文书档案利用率与管理水平，助力医院的信息化建设。

一、浅议医院文书档案管理存在主要问题

（一）文书档案收集工作不规范。济宁医学院附属医院作为省属综合性三甲医院，现有79个临床科室、9个重症监护病区，在职员工近5000人。同时，我院历史悠久，原始文书档案、新增资料等不仅种类繁多，数量也十分巨大。传统的文书档案管理多凭借纸质+人力的管理模式，在工作开展的过程中，很多档案整理人员多由科室医护人员临时兼任，这便可能因专业差异造成文件保管、传达的错误。例如：在下发院内通知时，有的工作人员不清楚书写规范、格式，造成传达文件的内容缺失、表达不连贯。还有关于人员表彰、经费划拨等没有及时进行文件存档，或是造成重要批复文件的遗失、破损等。当档案管理人员进行文件归档时，收到的是不完整、有问题的文件资料。

（二）文书档案管理制度较落后。无论是传统档案管理还是现代化档案管理，工作开展都具有较强的专业性。尤其在

“互联网+”时代背景下，院内通知公告的传达更加信息化。而在纸质文档与电子文档并存的过程中，应完善医院的文书档案管理制度，使档案管理工作有据可依，让档案归集更及时。但因医院文书档案管理制度与实际管理有出入，使文书档案管理工作变得繁杂，需要耗费大量的人力、物力及时间。

（三）工作人员的素质参差不齐。院内文书档案从业人员数量有限、综合素质参差不齐。办公室文件处理人员日常工作存在一定的随意性，很多时候对文件的处理、存档不及时，且多为轮换制，这便造成工作开展缺乏连续性，很多公文处理人员仅负责自身本周轮值内的工作，对文书档案汇总不重视，存在问题也不能得到及时修正，后续接替人员很有可能继续“将错就错”。这也从一定程度上加大了院办档案工作人员返工的成本。

（四）医院对文书档案不够重视。部分院领导认为医院文书档案工作仅是对工作痕迹的留存、保管，其不会对医院的运营产生直接影响，因此更重视对医疗服务的升级、创新，忽视档案管理。这便有可能引发连锁效应，造成相关部门对档案管理不关注、工作配合力度有限。并且，忽视对档案高新人才的引进与培养，造成整体档案管理工作落后，阻碍了档案管理的电子信息化发展。

（五）档案管理工作存在局限性。推进医院文书档案的电子化管理，需要资金的投入，建立信息系统、购入先进的设备。例如：有的医院档案室电脑、系统较为陈旧，对文件的传送、处理十分缓慢，且缺少室内温湿度的调节设备，造成部分原始纸质文档霉变、受潮。

（六）信息化建设水平相对较低。新时期医院业务办理系统趋于智能化、电子化，服务在不断升级。但在文书档案的处理中，很多时候还要依靠人力查阅、文件复印，信息化建设水平低、意识淡薄，不仅难以实现对文书档案的开发再利用，也会影响院方信息库建设的进程。例如：档案管理人员缺乏防护意识，外加信息档案管理系统存在漏洞，给黑客可乘之机，造成资料泄露。

二、推进医院文书档案电子化管理的必要性

（一）确保文书档案的完整性。鉴于传统档案管理形式不能满足医院工作发展需求，构建一体化智能档案管理系统既有助于减轻各个科室汇集文书档案工作的压力，也将使档案工作更加完整化、规范化。同时，以云存储、系统存储等方式进行档案留存，有助于快速地进行档案资料调取，加强对文书档案的利用。

（二）实现档案信息有效共享。文书档案包含的种类众多，其中既包含着院内党建工作开展情况、人事调动，也记录着医疗科研、防疫工作开展过程等等，这些文书档案来自不同的科室、部门。引入电子化管理，有助于建立本院档案管理大数据库，实现与各项医疗工作的对接，促进档案资料的共享。

（三）提升档案工作服务能力。看似无关轻重的档案管理工作，实际却关系着医院各项工作的开展，是促进各科室工作有序推进、相互衔接的重中之重。促进医院文书档案的电子化管理，有助于收集各科室的档案信息服务需求，完善电子信息系统的功能研发，实现对档案信息的深入挖掘，提高医院文书档案综合服务能力。

三、医院文书档案的电子化管理有效策略

（一）构建文书档案电子化管理体系。伴随着新时期医保改革纵深推进，医院文书档案管理工作也应与时俱进，提升服务意识，构建信息化管理体系，出具电子化发展战略，使医院综合管理工作迈向智能化、信息化、可视化与数字化。为此，应提高院领导的重视，加强对文书档案管理工作的投入力度，引入新的理念把握档案管理工作的关键性节点，从全局着眼，促进档案管理工作的创新。从而使文书档案数据的收录、整合、应用等标准化、规范化，完善平台功能，构建数据模型，实现对文书档案的有效运用。例如：可依据使用需求，开设账户权限，使Admin后台界面更清晰、简洁，档案填报、查阅更快速、精准，同时有助于避免产生人为损坏、保管不当等问题，使档案管理工作健康有序发展。