探索新形势下事业单位档案管理的优化方法

韩笑 苏丹

【摘要】为了促进事业单位稳定健康地发展，事业单位应该不断优化档案管理方式，利用信息技术完善数据信息系统，制定科学的管理制度，针对档案管理过程中存在的不足，及时地改善，进而为事业单位的健康长远发展奠定基础保障。本文根据事业单位档案管理方法优化的重要作用，分析了我国事业单位档案管理存在的不足，并且提出了新形势下事业单位档案管理的优化对策。

【关键词】新形势;事业单位;档案管理;优化办法

档案管理对事业单位的所有信息、资料进行记录、汇总以及整理，而人事档案则是对单位所有人员的信息进行录入并且以文字的方式展现出来的活动。因此，对事业单位的档案进行合理保管，有利于帮助事业单位引进更多的人才，也有助于事业单位的优化和升级。所以，对于事业单位而言，档案管理工作水平的高低，直接对单位未来的可持续性发展有着重要影响，对提升管理效率也有着重要意义。本文重点对新形势下加强事业单位档案管理提出了有效对策，其目的在于为我国事业单位的档案管理提供建议。

一、事业单位档案管理方法优化的重要作用

档案管理作为事业单位管理的重要内容，在事业单位的发展和改革中发挥着重要的价值和作用。在工作开展中不仅要对接不同的行业，还会涉及诸多的资料和内容，由此在整个过程中也对事业单位档案的保管和整理提出了更高的要求。在档案管理过程中，应该根据规范的管理流程去开展工作，不断完善科学合理的管理制度，提高档案管理人员综合素养，为档案管理工作的顺利开展奠定基础保障。同时，随着事业单位的快速发展和改革，单位应该意识到档案资料的重要性，优化档案管理手段和方法，定期对员工进行培训，提升员工管理水平和能力，利用现代化信息技术优化档案数据和系统，从而提升档案数据的准确性和有效性，为事业单位的发展提供重要的依据。

二、我国事业单位档案管理存在的不足

（一）对档案管理工作认识不到位。现阶段，在我国大部分事业单位档案管理中，受传统档案管理工作的影响，没有认识到档案管理工作改革的必要性。将单位的工作重点都放在了社会服务上，没有意识到档案管理对于单位未来的价值和作用。同时，档案管理人员也认为档案管理工作不能给单位带来直接的经济效益，这种错误的意识很容易造成事业单位在发展过程中忽视对档案的管理工作，最终对档案管理工作投入的人力物力不足，影响档案管理工作的效率和质量。

（二）档案管理方式滞后。目前，我国大部分档案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已经无法满足现代化管理信息的需求。同时，档案管理信息机制单一，无法对档案进行有效的分类和整理，导致大量的档案信息资料被丢失和破坏，直接降低了档案管理工作的效率。上文所述，领导和档案管理人员对档案管理工作不重视的问题，也间接导致事业单位管理工作过于形式化。随着科学技术的快速发展，信息的处理和储存都慢慢取代了传统的档案管理方式，在计算机技术的支持下，档案管理工作变得更加方便和快捷。但是在实际的档案管理过程中，大部分事业单位依旧采用计算机系统制定管理体系，没有及时更新数据系统，导致信息技术没有更好地运用在档案管理当中，造成档案管理方式滞后。

（三）档案管理人员综合素养偏低。档案管理工作是一项十分烦琐复杂的工作，对档案管理人员的专业水平提出了很高的要求。档案管理人员不仅需要具备专业的管理经验，还要具备专业的档案管理知识，掌握合理的管理技巧和方式。同时，档案管理工作具有一定的单调性和枯燥性，需要管理人员适应枯燥乏味的工作环境，树立认真仔细的工作态度。现如今，我大部分国事业单位对档案管理工作缺乏重视，对档案工作人员要求也严格，造成很多档案管理员专业素质都不达标，对档案分类和整理工作缺乏专业性的认知，在工作过程中对档案的整理和保管方式不规范，直接影响了档案管理工作的专业性和效率。

三、新形势下事业单位档案管理的优化对策

（一）加强档案管理意识，优化管理方式。为了有效提升事业单位的档案管理效率和质量，应该对事业单位档案管理工作方式进行优化和改革。首先，在档案管理信息化建设方面，领导要看到档案管理对单位发展的重要价值，积极转化自己的观念，树立正确的态度和认识，把档案管理信息化建设提上工作日程。同时，在档案管理信息化建设过程中，为了确保员工个人档案的保密工作到位，为员工的个人档案管理提供专门的保管空间，没有经过领导批准，员工不得随意进入，并对空间门窗进行加固处理。其次，聘请专业的档案管理人员进行管理和归档，并与其签订保密协议。此外，事业单位应该与时俱进，紧跟时代发展步伐，大力提倡档案管理信息化建设，优化档案管理方式，通过计算机设备将纸质的文字、图片档案等信息转化为数据信息，进行信息化保存。最后，引入先进的信息化设备和系统，不仅可以有效减轻人工档案管理的负担，还可以提升档案材料的利用率，实现事业单位档案信息化管理，提升事业单位的档案管理水平。

（二）加强档案管理人员综合素养的提升。档案管理人员作为档案管理工作的直接参与者，其管理水平和能力直接关系到档案管理工作的有效性，提高档案管理人员的管理水平是促进档案管理信息化建设的重要手段。在信息化档案管理建设过程中，势必会引进先进的档案管理技术，而一直以来采取传统管理模式的工作人员如果不加以培训和学习将难以胜任信息化档案管理工作。所以加强工作人员的管理水平势在必行，要为员工创造学习和培训的机会，要针对性地开展一些相关档案管理以及信息系统的培训活动，以此提高档案管理人员的信息技术水平和管理业务水平。在培训活动开展前，需要提前了解清楚档案管理人员的实际情况，根据他们的实际情况来制定培训内容和培训计划，确保培训活动开展的有效性。此外，为了提高档案管理员工的工作积极性，事业单位领导要适度地制订考核制度和奖惩制度，进一步保证培训活动的效果。

（三）完善档案管理制度和基础管理设备。为了促进事业单位档案管理走向规范化，完善档案管理制度非常重要。根据单位实际需求，结合法律规定，从事业单位的收集、整理、分类、保密等方面下手，形成一套完整的档案管理制度。要加大档案管理基础设施设备的资金投入，紧跟时代发展步伐，利用信息技术的力量，引进现代化档案管理系统和软件，促使档案管理系统实现自动化，让事业单位档案管理工作走向统一、规范化，促进事业单位档案管理水平的提升。此外，事业单位应该不断完善档案管理硬件设备，硬件设备是保障档案管理自动化落实的基础。为了保障档案管理工作顺利地进行，最为主要的工作就是完善计算机网络安全，定期对计算机网络进行维护，建立防火墙，这样才能保障档案资料的安全性，也能更好地实现办公自动化档案管理，从而地提高档案管理的工作效率，减轻人工档案管理的压力。

四、结束语

总而言之，随着国民经济的发展，新时期背景下，事业单位档案管理手段的优化和创新对事业单位的可持续性发展有着重要的作用。同时，事业单位领导必须意识到档案管理工作对单位未来发展的重要价值，认识到加强档案管理信息化建設是改变事业单位档案管理所现状的关键。现如今，传统的档案管理方式已经无法满足现代化档案管理需求。因此，事业单位应该创新档案管理方法，结合单位的实际情况，完善档案管理制度和基础设施设备，提升档案管理人员的综合素养，为事业单位的发展提供基础保障服务。

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