新医改形势下医院档案管理信息化的改进措施

周晨霆 于长海

【摘要】随着医疗改革的不断推进和完善，对医院档案管理的信息化水平提出更高的要求。本文针对现阶段医院档案管理信息化中存在的问题进行分析，查找不足，提出些有效性的改进方法，希望为相关的工作人员提供一定的借鉴和帮助。

【关键词】医院;档案管理;信息化;改进

随着社会已进入信息化的时代，大数据、云计算、5G技术的发展更为社会进步提供各方面的技术支持，在新医改政策的大环境下，医院要为群众提供安全、有效、方便、价廉的医疗卫生服务，医院档案作为医院管理工作中的重要记录的同时，还为医学科学研究与发展提供真实详尽的数据支持。因此，对医院档案管理工作的信息化和现代化水平提出更高的要求，在信息网络技术的支持下，通过发展信息化的档案管理系统，改变原有纸质操作模式，提升医院档案资料信息的利用率，进而提高医院档案管理的整体水平。对此，在新医改政策与信息化技术革新的大环境下，医院管理人员要对目前医院档案管理中存在的问题进行审视与反思，并及时完善和改进，充分运用信息化技术，实现医院档案管理的信息共享与利用。

一、医院档案管理信息化的特点

（一）具有较高的共享性和利用率。借助计算机技术，对医院档案进行数据化处理，将原有纸质档案转化为图片和数据，建立统一的信息化平台，可以使每个部门甚至个人，同时进行医院档案的查阅和使用，实现医院档案资料在软件、硬件、手机、电脑、人员之间的互联共享，提高医院档案管理的科学性。同时，将数字技术运用到医院档案的收集、整理、分析等各个环节后，降低了纸质档案管理和使用过程中产生的折损率，极大地减少档案的管理和储存成本，提高医院档案资料信息的利用效率，进而实现管理水平的综合提升，改善人工查阅档案效率低下的问题。传统查阅档案，需要占用大量人工，耗时长、手续烦琐，如果查档人员较多，可能需要长时间排队，医院档案信息数据化后，利用便捷的网络技术，通过电脑，手机等客户终端，便可轻松申请、查询，甚至进行数据比较，形成直观图表，方便员工利用，提高了使用效率。

（二）提高医院档案信息的准确性和持久性。医院档案采用信息数据化模式后，更改了档案储存方式，为医院无纸化办公提供信息支持的平台，大大降低了办公过程中物料的损耗和人工成本，避免纸质档案管理工作中容易出现的漏写、漏抄或字迹模糊的现象，减少重复查阅档案的工作量和手工抄录出现的错误，极大地提高了医院档案资料的准确性和完整性，保证了信息的真实有效性。医院传统纸质档案保存时长有限，保存要求较高，受环境与空间影响较大，比如在潮湿环境容易出现霉变、蛀虫等现象;随着每年档案资料不断累加，档案室就需要不断跟进扩增，以满足档案资料增加和分类存放的需要;频繁移动和查阅过程中，纸质档案出现的磨损和丢失现象，会导致档案资料的缺失，不利于医院档案的长久保存，医院档案资料转化为数据信息后，档案信息可以在网络中长期保存，并易于复制转录，保证了信息准确的稳定性与持久性。

（三）有利于促进医院档案体系的改革与创新。医院档案管理通过信息化发展，实现医院档案工作的高效运转，较大改善了医院档案资料信息的完整性、系统性与真实性。建立信息数据库，利用云计算大数据技术的处理分析，为医院制定策略、发展方向提供真实准确的信息支持。同时信息化技术的应用也使得医院档案管理人员获得工作思维上的创新，更新了管理理念和工作方法。新技术对管理人员技术能力和计算机操作能力提出更高的要求，改变原有档案一成不变的管理模式，督促档案管理人员不断学习提高，体现了工作中的个人价值。改善传统纸质档案管理中存在的各种弊端和短板，提高档案的利用效率，实现医院档案管理现代化和信息化服务水平的提升，促进医院档案管理水平的整体提高。

二、医院档案管理中存在的问题

虽然在新医改的背景下对医院档案管理信息化的需求越来越高，但由于目前的管理制度、政策支持和职工素质等因素的制约，医院档案信息化的整体水平跟不上时代的步伐，未能达到更深层次的优化，仍然很大程度上停留在传统纸质管理模式上，主要存在以下几个原因：

（一）缺乏健全的管理制度。目前，全国医院档案信息化建设，没有统一的标准，医院的档案管理体制不明确。每个医院之间体系方案都不同，甚至同一个医院不同部门都存在档案资料自主管理问题，相互之间导致医院档案管理缺乏统一的信息交换和使用的标准，这样会导致资料提取速度低下，同时档案管理没有明确流程和规范，会使档案收集和保存过程中信息录入的完整性不足，导致实际工作出现较多错误，更无法保证日后数据的转换和对接，不利于部门间的交流与合作，降低了后续医院档案信息化工作开展的效率。

（二）缺少足够的政策支持。医院档案管理信息化系统不完善;一方面，是医院对档案信息化投入较少，医疗事业的稳定发展离不开临床一线的努力，所以医院领导会更多关注临床工作，而对于医院档案信息化建设关注不足，资金和人才投入较少，没有足够的硬件设施与专业人才，档案信息化建设工作难以有效的开展;另一方面，社会上对档案信息化认识不足，没有非常完善的软件系统，只能是医院通过软件公司自行开发相应产品，但软件公司水平参差不齊，产品质量难以保证，常常出现开发的产品还是半成品，软件公司就因各种情况倒闭，无法进行后续更新和维护，难以满足档案信息化的要求。

（三）管理人员水平有待提高。医院档案的信息化建设需要具有更高技术水平的管理人员，而目前医院档案管理人员沿用原有管理方式，无法满足档案信息化管理要求，部分档案管理人员往往由临近退休的行政员工兼任，缺乏专业档案管理素质，对于信息化这种新事物较为排斥，转变思想的能力较弱，这在很大程度上阻碍着医院档案管理水平的提升，而其他档案人员大部分是兼职或简单培训后上岗，没有专业的档案学背景，只是熟悉一般性工作，不具备档案信息化建设所需的复合型专业技能。医院档案管理信息化建设离不开人的参与，如果没有一只专业化、高素质的管理团队，后期信息化建设难以高质量地完成。

三、医院档案管理信息化的创新措施

（一）制定完善的信息化制度。没有规矩不成方圆，为实现医院档案管理信息化建设，制定和实施关于医院档案管理的标准法规是首要任务，结合医院发展的特点，保证收录的资料信息符合规范要求，对应各科室部门需求，避免无用信息和低质量信息对使用者的干扰，提升医院档案管理的综合水平。医院档案管理信息化的重点是维护、更新、利用档案资料信息。因此通过加强档案管理制度的行为规范，提高软件系统和硬件设施的建设与维护效率，避免人为失误带来损失，减少信息化档案系统故障发生率，建立具有高完整性和安全性的医院档案信息化数据库。建立严谨的管理档案信息化目标制度，明确工作人员职责，强化档案管理工作的安全意识，促进管理人员技术水平的提高，为医院档案管理的信息化发展明确前进的方向与目标，树立工作人员强烈的责任感和使命感。

（二）加大對医院档案信息化建设的投入。医院档案信息化建设需要足够的软件系统和硬件设备的支持，需要相应的资金与场地作为基础，并需要专门的人员进行整理和维护。这就需要医院对档案信息化工作高度重视，加大档案管理设备和人员的投入，如提供防潮干燥的库房，建设相应机房，设立独立数据库;为改变传统人工输入模式，转为智能扫描录入资料信息，提高档案信息的准确性和完整性，需要现代化的扫描仪等。除了硬件上的支持，还应聘请专业信息软件公司开发符合医院档案管理信息化需求的软件系统，明确各岗位的档案管理职责，实现档案管理流程的有序分工，完善档案管理运转体系，优化工作流畅性，可以及时准确更新档案资料信息，确保档案资料可以在各科室间即时共享，并能为医院的科研发展和医疗服务提供真实有效的参考数据。医院档案很多都是机密性文档或涉及个人隐私的信息，这就要求医院对信息化档案的网络安全做出切实有效的保障，提出安全措施、建立相关制度，投入资金对安全系统进行升级和对安全防盗软件的研发，引入数据加密技术和数据恢复技术，保证数据安全更新，针对传输过程增加保护措施，有效保障网络信息环境的安全，从而切实提高档案管理的安全系数。

（三）建立高素质的档案管理团队。随着医改工作的不断推进，医疗事业不断提高服务理念，作为医疗事业的支持部门，医院档案管理的工作人员同样应树立以人为本的服务理念，为了发挥出档案信息化的管理价值，需要具备足够的档案管理专业水平和信息化操作技术。因此，在进行医院档案管理信息化的过程中，重视专业人才的引进和培养。一方面，招收符合相应需求的高素质医院档案人员，择优选择具有档案管理与计算机操作等相关资质的应聘人员，以此来保证医院档案在材料收集和档案整理过程中的规范性，保证信息收集的完整性和系统性;另一方面，现有的档案管理人员应转换管理理念，提高专业能力并进行相应信息化工作培训，加强工作员工使用信息化技术手段的意识和能力，提高利用信息技术的安全意识，避免操作不当引起的涉密风险。通过信息技术与专业知识的系统性培训，实现业务能力和信息化知识的掌握，努力提高其档案信息化的管理能力，打造一支专业的高素质管理团队，为医院档案的开发利用提供人员与技术支持。

四、结束语

随着信息化大数据的发展与5G技术的革新，医院档案的信息化管理是大势所趋。在新医改形势下运用信息化建设优势与特点，改进现有管理方式存在的问题，通过制定完善的医院档案信息化管理制度，提高对信息化建设的整体投入，建立一支高素质的档案管理团队，多措并举完成医院档案管理信息化的建设工作，实现档案管理的工作价值，促进医疗事业的健康发展。

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