档案数字化发展对档案管理工作的影响及对策研究

夏润虎

摘 要：数字化是时代发展的重要趋势，也是档案管理工作的主要发展方向。在信息技术高速发展的背景下，档案管理人员应当不断提升数字化技能，及时更新档案管理相关的软、硬件设备，为提升档案管理效率作足准备。本文通过探究档案数字化发展对档案管理工作的影响，提出解决档案管理数字化问题的对策，以期提升档案管理工作的整体水平。

关键词：档案数字化;档案管理;工作体系;人才;资金

一、引言

档案管理工作的内容具有复杂性，各个环节工作内容烦琐，工作量较大。传统的档案管理方式容易出现人为错误，如由于管理失当导致纸质档案遗失等，这导致档案管理工作效率低下。数字化档案管理方式不仅能帮助档案管理者提升档案管理效率，而且能减少档案管理的人工成本。由于档案数字化管理具有传统管理方式不可比拟的优势，其受欢迎程度越来越高，应用范围越来越广泛。

二、档案数字化发展对档案管理工作的影响

（一）促进档案管理工作的规范化

档案的数字化发展能够在一定程度上帮助单位构建一个完善的档案数据库，将原本的纸质档案转变成为具备电子格式的信息化档案，这样能够有效提高档案的管理及查询效率。数字化的档案数据库不仅能够储存电子档案，还能确保电子档案的管理实现规范化，从而形成一个专业的电子信息化档案管理系统，促使各个部门的相关工作人员都能够及时查找到所需的档案或者在第一时间更新档案。这样的档案管理模式能够有效克服传统档案管理模式下所存在的存储能力差、查阅速度慢等缺点。

（二）有效提高档案工作的效率

近年来，随着我国信息技术的不断更新与改革，我国已经全面进入到信息化时代，这样的发展现状要求各个单位应该顺应时代发展的脚步，不断去学习先进的信息化技术来提高自身的档案管理水平。档案数字化发展其实就是既以计算机为传播媒介，同时也要以计算机作为档案存储的主要场所。因为传统的人工档案管理方式不仅工作效率较低，并且非常容易发生差错，导致大量的工作时间被浪费，并且还严重影响到了档案管理的工作质量。而数字化档案管理方式的应用有效提高了档案管理人员的管理水平和分类效率，在大幅度减少了工作人员工作量的同时提高单位档案管理的整理效率。另外，数字化档案管理具备极强的时效性，由于在进行档案管理期间，档案的整理工作是一项非常庞大的工程，如果采用传统的整理方式则需要花费大量人力、物力与财力。但是档案的数字化发展所带来的新技术能直接省略掉中间环节，既降低了档案管理人员的工作强度，也缩短了档案整理的周期。

（三）降低档案管理成本

随着数字化档案信息管理模式的不断更新，不仅在很大程度上节省了档案储存的空间，还避免了因人工审查而导致档案资料遭到破坏，最大限度降低了单位的档案管理成本。因为数字化的档案管理技术是将原本的纸质档案转化为电子档案储存在计算机硬盘当中，相关的档案管理人员可以利用计算机来完成档案的管理、维护、查询等相关工作。传统的纸质版档案极有可能会因为管理不当而出现资料受潮或者被虫蛀的现象，需要耗费大量的时间和人力来进行修复与管理。但是数字化档案管理模式的应用能够妥善解决这一问题，不仅能够实现无限期的资源使用，还不需要担心档案信息会受到损害，为档案资料的安全性提供了极大的保护。

三、档案数字化发展中档案管理工作的对策分析

（一）搭建数字化工作体系

为推动档案数字化发展的进程，首先应当基于对档案数字化工作现状的考察拟定工作方案，在方案中明确不同阶段的档案数字化需求与目标。为提升档案数字化的效率，压缩开展这一工作所需要的时间，同时避免对原始档案造成破坏，档案管理者应当将档案分成不同批次，有序开展数字化工作。首先，优先录入意义重大、利用频率高的档案，提升利用档案产生的经济效益。其次，精确鉴定档案数字化的对象，在正式录入档案前确定实现数字化的档案范围，明确档案数字化过程的操作顺序，保证录入过程的规范化。规范档案录入过程能有效降低档案数字化操作中的人力成本，同时降低录入过程中出现人为错误的可能性。

为进一步提升档案管理的效率，可安排档案管理人员进行流水线操作，使不同环节的管理人员做到精通自身所负责的环节，同时以这种方式落实管理责任，实现有效监督。还要不断完善管理系统，保证数据安全。例如在授予审批权限时，以小组的形式进行操作，当录入人员所在岗位职责与其职位权限不一致时，应当允许更高级的管理员单独操作，实时调整档案管理工作人员的权限，以此提升管理系统的灵活性、科学性。与此同时，为保证数字化档案的真实性，可采用印鉴签署技术、加密技术、控制访问等技术手段维护档案管理系统。

（二）挖掘档案数字化管理人才

实现档案数字化管理的过程需要众多信息化人才作支撑。档案数字化管理以电子设备为载体，不同储存材料有着差异化的保存方式。电子储存材料相较纸质材料，在保存性能上有明显提升，但依然存在由于受潮、受损而无法使用的隐患。为保证数字化档案的安全性，不同数字化档案应当储存在多个不同地方，保证任何一处的电子档案受到破坏，其它电子设备中储存的档案依然能够正常使用。

诸如此类的数字化管理问题还有许多，为应对潜在的储存问题，应当鼓励档案管理人员积极参与数字化管理培训，提升管理人员的专业能力，使之成为推动档案数字化管理进程的技术型人才。选择参与专业培训的工作人员时需兼顾新、老员工的学习需求，将职业技能培训与职业道德培训紧密结合，使管理人员在参与培训的过程中既能学到专业知识，又能全面认知自身所在岗位的职责，增强职业责任感。值得注意的是，档案数字化管理的现实需求决定着管理者应当挖掘不同专业人才，组建结构合理、专业素质过硬的数字化管理队伍，如此才能保质保量地完成档案数字化管理工作。

民政档案管理工作方式方法的改变也需要配备相应能力的管理人员，要求相关人员能够熟练进行计算机操作，具备丰富的信息化档案管理知识，将信息计划技术与高素质人才相结合，才能真正实现民政档案管理工作的信息化建设。例如，相关单位可组织档案管理人员进行信息化技术培训，讲授档案管理系统的使用方法，传递基本的計算机操作技巧。并加强人员的素质教育，提高其保密意识和风险预防意识，保证档案管理工作的安全性。人员培训还应配以有效的考核机制，定期对管理人员的信息化工作能力进行考察，以促使员工不断进行自我提升，自我建设，充分利用民政档案管理信息化技术，提高工作效率。

（三）加大专业设备资金投入

档案数字化工作的进展与在这一领域投入的资金数量、专业设备数量密切相关。但从现实状况看来，我国在相关领域投入的专业设备及资金尚且无法满足档案数字化管理的需求。资金投入不到位，管理档案所需要的专业设备无法及时更新，档案数字化的进度因此受阻。为避免由于此类原因阻碍档案数字化的进程，相关部门应当加大在档案数字化管理领域的资金投入，使技术设备的更新能够跟上管理需求的变化。

档案数字化管理所需要的专业设备可分为软件与硬件设备两类。在软件方面，相关部门应当加快技术研发的进程，从国内外搜寻档案管理技术人才，尽快研发出符合应用需求的档案管理软件，并使之服务于档案数字化管理工作实际。在硬件设备方面，不仅要加大资金投入，引入新的技术设备，还要做好原有设备的保养工作，延长已有设备的使用寿命，最大化提升设备的利用效率，降低引入硬件的成本。

综上所述，档案数字化是档案管理发展的大趋势，实行数字化管理体系是时代发展的要求，有助于提升工作质量和效率。然而，我国档案数字化管理处于起步阶段，在数字化档案管理体系的建立中，会存在许多的问题，数字化档案管理系统也注定不会一帆风顺的。为解决这些问题，有关部门应当增加资金投入，大力开发与档案数字化管理有关的软、硬件设置，不断总结档案管理经验，促进档案数字化管理的高速发展，使档案资源更好地服务于社会。

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