小议科技查新报告质量审核

张焕

摘 要：在从事查新报告质量审核工作期间，制定了《科技查新报告质量实施细则》《科技查新审核规范》等内部标准，并在实践过程提出了“三面四步”的方法，从查新报告版面、内容、逻辑论证三个方面，通过看检比思四个步骤审核并提出提升方案，形成发现问题—总结经验—学习推广—促进提升的循环提高模式。

关键词：科技查新;查新报告;质量审核;三面四步

科技查新是基于文献的情报咨询服务，可以为科研立项、成果鉴定、申报奖励等科研活动提供客观依据。

1 科技查新与查新报告审核

科技查新以反映查新项目主题内容的查新点为依据，以计算机检索为主要手段，以获取密切相关文献为检索目标，运用综合分析和对比方法，对查新项目的新颖性作出文献评价的情报咨询服务[1]。科技查新报告查新机构就其处理查新项目的过程以及得出的查新结论向查新委托人或有关部门所做的正式书面报告[1]。

科技查新报告（以下简称查新报告）是一种证明性的文件，具有鉴证性作用，它作为查新机构的产品，在查新机构需要经历生产、检验流程，为保证报告质量，查新机构依据《科技查新技术规范》中“查新质量控制”要求设置报告审核作为机构自查/质量检验的环节。

广义科技查新质量控制贯穿整个科技查新活动的全流程，从接受客户委托、技术要点沟通与确定、策略制定、文献检索与筛选、对比分析、报告撰写等过程均涉及到质量控制，在实践过程中，一方面难以在每个环节都做到充分的交流与沟通，另一方面，每个环节详细交互会造成沟通成本大幅上升，而且每个项目时间有限难以做到细致沟通，因此，在查新过程进行沟通与质量控制外，对查新的最终产品——查新报告实行质量检查与控制显得尤为重要。

查新报告审核是科技查新质量控制中必要环节，是狭义上的科技查新质量控制，是对查新机构产品的质量控制与检查，是科技查新机构依照相关法律法规、《科技查新技术规范》、查新机构内部查新报告质量要求等实施的对查新报告版式、规范、内容、结论等的质量性控制程序。

查新报告质量审核是科技查新活动一个必不可少的环节，是对科技查新活动最终产品的质量控制与保证。

2 “三面四步”审核查新报告

为避免查新报告质量审核流于形式、浮于表面，提出从版面形式、报告内容、论证逻辑三个方面对报告质量进行审核。

首先，版面形式，此方面的审核主要集中于报告要素完整、版面形式、字体、文献著录格式规范完整、排版是否协调等。

其次，报告内容，主要需要查看报告中科学技术要点、查新点是否有查新不宜出现的用词用语、广告性宣传等;是否存在政治性或者政策性失误;检索词是否足以涵盖项目主题与查新点，检索策略是否覆盖项目主题与查新点技术主题;检索数据库选取是否恰当;列举文献数量是否恰当，是否存在相关文献偏少，缺少实质性内容，与查新点无可比性;选取文献是否偏离项目主题;检索质量是否符合要求，密切文献是否有遗漏，相关内容是否紧扣项目主题与查新点。

最后，论证逻辑，文献排列是否层次得当、逻辑是否清晰;文献对比分析归纳总结是否恰当，是否存在断章取义、过于牵强的情况;采用的新颖性判断原则是否恰当，是否存在过度推论的情况;查新结论是否清晰明确，引用文献是否充分。

一份好的查新报告需要具备以下几个特征：要素齐备完整、版面协调美观;文献（论据）充分;文献组织逻辑有序、层次分明;论证逻辑清晰严明，把握重点又体现全面性;措辞严谨，结论鲜明准确，不牵强不模糊。

在明确对查新报告的版面形式、报告内容、论证逻辑均需进行审核检查，以好的查新报告标准要求审核的每一份报告，需要从“看”、“检”、“比”来检查报告，通过“思”来总结经验、寻找解决提高方案，通过四个步骤循环往复，促进优秀经验内部推广，查新员水平上升。

“看”即查看，主要针对版面形式进行查看纠错：报告要素是否完整，比如报告编号是否正确，数据库是否完全并且符合需求，数据库时间是否正确，检索策略是否齐备，检出文献、文献对比分析、报告结论是否有缺失，文献著录格式是否规范;报告日期、签名签章是否有缺失遗漏;排版是否符合规范、协调美观，字体、是否符合规范，等等。

“检”即检索，理解项目并进行检索，审核员在审核查新报告时，不应只是走马观花式的对版面形式等检查，而应该阅读项目委托人提供的技术方案与查新点，结合审核员自身知识与经验理解项目内部与查新点，形成检索策略，并且在数据库中进行实际检索，并对检出文献进行阅读分析，寻找密切文献。

“比”即对比，审核通过项目阅读理解，并进行了数据库检索筛选，对项目相关文献情况有了认识，是否有密切文献也有了初步判断，对比查新员查新报告中项目主题要点提炼是否恰当，检索词/主题词是否恰当，检索策略是否覆盖项目主题与查新点，检索策略是否有逻辑性错误，是否存在过宽或者限制过窄的情况;选取的文献是否得当，密切文献是否有遗漏;检索词、行业术语等是否规范;文献对比分析是否逻辑清晰;结论引用的文献是否合理充分;运用的新颖性判断原则是否适用;结论是否明确清晰。

“思”即思考，需要从两个角度理解查新报告审核，一是检查错漏缺失，保证查新报告质量;二是寻找原因，提出改进方案，在审核过程中会发现共性问题，也会发现个性问题，同样也会发现不同查新员优势、优点。针对问题需要总结原因，提出針对性的培训与改进方案;发现优点需要挖掘模式，提取经验，推广普及;同时需要思考如何从流程控制查新报告质量，从技术点提炼、策略确定、文献筛选、文献对比分析、撰写结论，也需要思考如何提高查新人员素质等。

3 问题与思考

在查新报告审核实践中，由于查新员态度、工作状态、背景知识以及经验水平等原因，在版面形式、报告内容、论证逻辑三个方面都有可能出现失误错漏，这需要审核员不但要有发现错漏的认真态度，同时也要有发现失误因素的敏锐，不但能够发现问题，还要找到原因，提出解决方案。

第一类，报告要素缺失遗漏。如报告编号错误或者缺失，国内外报告的缺失国外数据库或外文检索策略，项目名称、日期等缺失遗漏，数据库日期错误或缺失，一般是由于在撰写查新报告过程中不仔细造成，针对这种情况，向查新员强调报告要素齐备的重要性，查新过程中要有认真负责的工作态度，要求查新员在完成报告后自我通读检查，减少此种低级错误。

第二类，报告检索策略、选取文献偏离主题，或者密切文献遗漏。一般由于查新员对项目主题把握不到位，查新员对于项目主题提炼、试检索以及查新点技术理解不够;遗漏密切文献可能因为偏离主题，也有可能是阅读深度不够。此种情况除了查新员主观原因外，还有可能是不擅长此类课题;主观原因需要加强查新员责任心、加强过程控制、制定恰当的奖惩机制;非主观原因的需要加强能力培训、提高知识快速学习能力、重视检索深度、仔细阅读委托人提供文献、重视关联文献挖掘、善用搜索引擎及专业数据库、强调文献原文阅读与挖掘、多角度解析查新课题、多层次挖掘提炼查新主题并选择适当数据库。

第三类，逻辑论证不充分、新颖性判定适用原则不当。查新报告具有鉴证性，要求论据充分，不作过度推论。查新员要有较强的总结归纳、逻辑推理能力，对查新基本原则有明确认识。文献依据原则是对比分析均基于文献，对于“使用公开”或“以其他方式公开”不纳入分析对比范畴;单独对比原则要求查新点与每一篇文献进行单独对比;惯用手段直接置换否定原则要求查新员具备相关基础知识，能够分辨采用手段属于行业惯用手段或者改进。

查新报告审核不是孤立的，也是与查新员互动过程，审核过程不光要检查错漏分析原因提出改进方案，也要虚心向查新员学习，总结优秀经验并予以推广，如此形成相互学习、互为提升的循环模式。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.科技查新技术规范：GB/T 32003-2015[S].北京：中国标准出版社，2015：12.

[2]吴东敏.科技查新审核案例分析与质量保证[C].2012科技查新助推新兴产业发展学术交流会论文集，2012：1-4.

[3]王宁，王敏，颜建华，等.再谈科技查新流程的質量控制问题[J].中华医学图书情报杂志，2010，19（10）：70-72.

[4]黄瑞敏.科技查新审核工作规律探析[J].现代情报，2011，31（9）：140-144.