全生命周期管理的高校进口仪器设备招标采购

吴冠仪

（上海交通大学 招投标与政府采购办公室，上海 200240）

仪器设备作为高校教学科研的必要条件，是高校发展的重要物质基础[1]，随着高校“双一流”建设的不断推进，进口仪器设备以其精确度高、耐用性强、运行稳定、质量可靠以及可享受国家免税政策等优势受到广大科研人员的青睐[2]，是“双一流”大学建设中关键的物质支撑。2016 年以来，国家在聚焦完善采购管理、提升科研绩效等方面，连续出台一系列重大政策文件，赋予采购管理更大自主权。探索在政策指导下提升全生命周期理念下的进口仪器设备招标采购工作，提高进口仪器设备投资效益，发挥其在人才培养、科学研究和学科建设中的作用，是高校采购部门研究的重要课题。本文以上海交通大学进口仪器设备为例进行探索，旨在为完善高校进口仪器设备全生命周期管理提供可借鉴的实务操作。

1 高校进口仪器设备招标采购的特点

根据学校《货物服务采购实施细则》规定，单台件或批量采购金额在20 万元人民币（含）以上的采购项目需要进行招标。据项目的具体情况，采购方式有公开招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。宏观上，高校仪器设备招标采购具有“两头大中间小”的“杠铃式”分布特征[3]；微观上，“杠铃内部”的“进口仪器设备”有其自身采购特点。

1.1 进口仪器设备数量多、金额大、逐年增长

表1 列出了学校本部2016—2018 年进口仪器设备招标采购的统计情况。通过对表1 的分析，可以得出以下结论：（1）进口仪器设备无论从数量上还是金额上每年都在增加，近三年的数量占比从28.20%上升至48.30%；（2）2018 年进口仪器设备占仪器设备总项目将近一半，其涉及教学、科研面广，对高校教学、科研的影响不容忽视。

表1 上海交通大学校本部2016—2018 年进口仪器设备招标采购情况表

1.2 进口仪器设备档次有别，但总体价格偏高

将上海交通大学 2018 年度进口仪器设备按照采购数量和采购金额进行统计，如图1 和图2 所示。

图1 2018 年度仪器设备招标采购数量情况

从图1 可以看出，采购20～50 万元的进口设备数量最多，有80 项；采购50～120 万元以及120 万元以上的进口设备数量相近，分别为35 项和38 项。

图2 2018 年度仪器设备招标采购金额情况

从图2 可以看出，采购120 万元以上的进口设备总金额最高，占比 33%；采购 20～50 万元以及 50～120 万元的进口设备金额比例不相上下，分别占 8%和7%。对比图1 和图2 可见，120 万元以上的进口仪器设备数量少，但总价高，单台件价格贵重，是“双一流大学”建设需求进口设备的特点。体现学校重视特色、优势学科的建设。这就给高校进口仪器设备采购时，按照重要性原则，有的放矢地进行优化配置，发挥进口仪器设备的使用效益[4]提供了数据基础。

1.3 使用院系集中，采购工作服务面广

2018 年度上海交通大学校本部采购进口仪器设备有16 家用户，数量与金额统计情况见图3。上海交通大学作为一所“综合性、研究型、国际化”的国内一流、国际知名大学，其进口仪器设备的采购量在国内众多高校中相比偏多，采购仪器种类较为丰富全面，服务和受众面较广。从图3 可以看出，机动学院、电信学院、分测中心、化工学院这4 个二级单位占比较大，累计占比将近一半，这不仅与该校近几年的发展战略中一流学科的建设相关，也与所涉及仪器结构日益复杂、精度不断提高、更新换代快相关。而文科院系由于其学科特点，则较少采购进口仪器设备。

图3 2018 年度进口仪器设备分布图

1.4 高校的进口设备业务承受外汇风险

我校 2018 年度进口仪器设备购置币种统计情况见图4。除人民币以外，涉及币种共有 5 种。进口设备中，美元以37%的比例遥遥领先，其次是欧元，其余外币币种累计占2.4%。随着全球经济的发展，诸如中美贸易摩擦、欧债危机等全球性经济问题的不断爆发，使得高校的进口设备业务承受额外的外汇风险[5]。

图4 2018 年度仪器设备购置币种统计

2 从全生命周期管理看进口仪器设备采购遇到的问题

设备的全生命周期管理包括从设备的前期市场调研、可行性论证、招标、投标、开标、评标、签订合同、固定资产入账、使用到报废的全过程管理。主要分为4 个阶段：准备期、采购期、使用期、处置期[6]。进口仪器设备由于采购周期长、流程复杂、审批严格、涉及单位多，包括资产处、科研院等校内部门以及商务部、海关等校外单位[7]，相对于国产仪器设备而言，在全生命周期闭环管理的 4 个阶段遇到的问题更为突出。

2.1 准备期调研不够充分

在购置进口仪器设备前，多数高校的论证重点在于经费是否落实到位、用途是否明确、是否重复购买等。但对于前期市场调研，如相关仪器设备的配置参数、兄弟院校使用类似设备情况、进口和国产仪器设备的本质区别却论证不足[8]。采购进口仪器设备政策性强、涉及范围广、价格差异大，如进口显微镜，其价格区间从4 万美元到100 万美元不等，因此缺乏充分调研对采购质效的影响比国产仪器设备更大。

2.2 采购期遇到的5 个问题

（1）采购流程繁琐。在采购阶段，用户需要多次往返于校内各职能部门，如院系办公室、资产与实验室处、招投标与政府采购办公室、财务计划处等。此外，多数高校为均衡发展设立不同的校区，导致用户跨校区间办理业务耗时费力。就我校而言，目前有徐汇校区、闵行校区、七宝校区、长宁校区、黄埔校区五个校区，部分用户提交采购申请后需要至少在两个校区之间办理相关手续，虽然个别流程实现了无纸化办公，然而“线上+线下”的采购方式难免会耽误采购进程。

（2）盲目贪大求贵。高校科研人员的采购经费大都是国拨资金，只有把当年的钱用完，第二年才能申请更多的经费支持，导致部分用户“只买贵的”。同时，在制作招标文件或评审资格条件时，不考虑实际需求和支持国产仪器设备等因素，贪大求洋，浪费了国家资金，甚至存在“买得越贵、回扣越多”的廉政风险。

（3）存在外汇风险。高校进口仪器设备的结算币种多样，根据前文图4 的分析，若规划不当，汇率波动将给高校带来一定的汇率风险；此外，自2019 年6月1 日0 时起，国务院关税税则委员会对原产于美国的部分进口商品提高加征关税税率，存在增加高校进口成本的因素。若不关注国家时事与政策，没能针对预期有可能发生的汇率波动作出应对，却在汇率较高时完成付汇，则会造成资金浪费，产生经济损失。

（4）对外贸代理机构缺乏监督。高校没有独立的进出口权，在实务中，经常委托具有资质的外贸代理公司签订外贸合同。部分高校习惯于沿用以前合作的代理公司，因缺乏监督机制和竞争环境，经常无法控制项目办结的效率，既延误科研进程，又无法实现优胜劣汰。

（5）验收不严存在质量隐患。大多数高校只重视“常规验收”，即开箱验收货物清单的完备性，缺少以技术指标为核心的“技术验收”。在高校的进口业务中，常因实验室装修改造或配套设施未及时交付而推迟验收，错过有效索赔期，造成经济损失[9]。如某新建重点实验室购置进口设备，由于该设备需定制，交货周期长，期间遇上中美贸易战，致使交货期推迟，等到仪器运输到位却没有合适的安放地点，开箱验收工作便草草了事。后来发生纠纷才发现处理时间冗长、维权程序繁琐，最终影响师生的使用和教学科研的进行。

2.3 使用期利用率不高

高校的进口仪器设备金额昂贵、专业性强，部分仪器需要定制。多数青年科研人员缺乏足够资金购置大型进口仪器设备，加之校内共享机制尚不健全，上述青年科研人员不能充分享用部分大型进口仪器设备进行科研和教学，具体表现在：校内使用频率不高、测试样品数量不多、使用机时数短、培养师生数量少、受益面窄等方面。进口仪器设备利用率不高，降低其有效生命，没能有效发挥使用效益。

2.4 处置期报废管理不灵活

进口仪器设备除部分通用型仪器可以长期使用外，其他仪器更新换代速度快，需要加速报废，目前各高校进口仪器设备的处置年限一般为5～10 年。仪器在报废期丧失使用功能、占用有限的教学空间，目前管理上还存在“一刀切”现象。各高校在挖掘处置报废仪器使用功能外的潜在功能方面，仍有值得做而没有做到位的工作，从全生命周期过程看，设备的有效寿命缩短了。

3 全生命周期管理中进口仪器设备招标采购的优化

针对高校进口仪器设备全生命周期闭环运行中出现的问题，提出解决建议是提高招标采购实务质量的重要工作，对促进和完善进口设备招标采购走向良性循环具有实践价值。

3.1 准备期：完善服务制度及时传递信息，提高前期调研质量

根据前文对图3 的分析，招采管理部门应重点关注进口仪器设备的“采购大户”，提前了解进口需求，为其配备“招采专员”并定期走访。利用大数据将专家库、供应商库、既往招标结果、使用情况汇总等信息，同管理信息系统相结合，为进口仪器设备的招标采购提供前期市场调研分析报告。如进口扫描电镜-拉曼光谱联用仪，有英国的inVia Qontor/Quanta250、日本的 LabRAM HR Evolution/Quanta250、捷克的Mira/alpha300R，应重点对不同国别的设备进行考察，与拟购设备的国内同行进行沟通，了解反映核心质量优劣的主要指标，降低信息不对称对采购造成的不利影响。同时，及时向科研人员传达相关政策，如政府采购金额上限的变更、海关对进口设备的优惠政策等，从而提高采购质量。

3.2 采购期：齐抓“简、控、选、验”，高质量完成采购工作

“简”是简化仪器设备采购流程。目前我校已经建立了较完善的资产与招投标管理系统，基本实现了仪器设备从入账到销账的全生命周期闭环管理。通过打通各职能部门的“壁垒”，真正实现了“一门式”管理，打通了“最后一公里”。下一步将结合国家“放管服”规定，进一步在简政放权、提高效率等方面完善系统[10]。

“控”是汇率风险防控。面对持续上升的汇率风险，高校在办理进口业务时可采取相关措施规避汇率风险：通过合理选择结算币种和方式，适当分散交易风险[11]；通过预测结算货币的汇率走向选择提前或推迟结算，如果预测结算货币相对于人民币升值，高校可事先进口或要求提前付款；反之，可推迟进口或支付货款[12]；通过在招标文件中详细写明付款方式，避免学校利益受损，如上海交通大学的付款方式为“100%L/C，90%即期，10%验收合格后支付”，确保了学校资金的安全。

“选”是外贸代理公司的遴选与考核。我校通过对外贸代理公司遴选取得了良好的效果，即中标人的服务期限为3 年，先与中标人签订为期1 年的服务合同，并于年末对外贸代理机构进行考核，与通过考核的外贸代理机构签订下一年的服务合同，对表现不佳的进行警告处分，3 年期满后学校将重新启动新一轮外贸代理机构招标工作。通过该种方式实行优胜劣汰、彼此制约、共同提高代理质量，从而保证进口仪器设备采购的质效。

“验”是严格验收环节。进口仪器设备采购程序复杂、涉及金额大，到货后应将常规验收和技术验收相结合。常规验收主要检查商品的外观、规格、数量是否与合同、标书相符，装箱单是否与实物相符等。技术验收是学校相关部门组织有经验的专家进行集体验收，必要时请未中标供应商共同验收，验收无误并达到标书所列各项技术要求后，形成规范的“进口仪器设备质量验收记录”。

3.3 使用期：建立大视野进口仪器设备共享激励机制，全面提高进口仪器设备使用效能

从大视野视域构建院际、校际进口仪器设备平台，强化大型设备的网络平台建设，利用“网络平台+”优化资源配置，通过大视野共享增加进口仪器设备使用频数，延长使用生命。通过院际共享将原本分散存储在不同学院的仪器加以利用，让更多师生享用优质仪器设备，在提高设备利用率的过程中实现“全方位育人”。通过校际共享，一方面与同层次的院校互通有无，搭建教师和科研人员全面掌握进口仪器设备的使用平台，了解不同国别相同仪器的测试性能、测试结果比较等深层次的质量参数，为今后进口相关仪器设备积累第一手实践资料。另一方面选择与非“211 工程”和“985 工程”的同城院校建立共享，发挥进口仪器设备对兄弟院校的辐射功能，弥补院校办学层次、办学经费不足的局限，发挥名校的引领和帮扶作用。

同时，设立“进口仪器设备使用效益奖”，对学校已建账并使用两年以上的贵重进口仪器设备，若在功能利用率、使用机时、自修率、新功能开发、更新改造、使用成果、共享成绩等方面有所突破创新，则予以奖励。

3.4 处置期：灵活管理、广收信息，延长有效生命、尾首相彰

高校应将制度化管理和灵活机制相结合，做好进口仪器设备的处置期管理，充分发挥进口仪器设备的残余价值。一方面，对于不同用途和类别的进口仪器，根据科研进度和仪器设备的发展不断更新迭代，从而延长进口仪器设备生命周期内的有效生命；另一方面，建立仪器报废期的全面评估机制，派专人负责完成仪器报废处置期的评估工作，对仪器进行溯源评估，尽可能全面收集仪器使用过程中的参数变化，积累进口设备全生命周期管理的第一手资料，并将这些信息反馈给第一环节的准备期，降低仪器设备采购因前期调研不足遭遇问题的概率。

4 结语

全生命周期管理的进口仪器设备采购过程是一个闭环管理过程，环环相扣、尾首相连，构成了仪器设备生命周期的质量。对不同环节的不断优化、采集其运行信息、完善仪器设备使用档案的资料建设，是提高全生命周期管理进口仪器设备招标采购质量基础而又重要的工作。随着“双一流”大学的建设和发展，进口仪器设备将继续发挥其不可替代的作用，愿与同仁携手进行探索，发挥进口仪器设备对教学和科研的支持作用。