论医疗卫生机构人事档案管理信息化建设

文/山西省阳泉市紧急医疗救援中心 史明星

人事档案是社会生活的缩影，有着重要的影响和作用。然而，随着社会的发展和科技的进步，伴随我国医疗改革的不断推进，包含个人学历、岗位调动、任职情况及用工形式等信息的人事管理难度日趋增加，操作愈加繁琐，传统的纸质人事档案管理模式已逐渐不能满足现代各类医疗卫生机构的长久发展。但是，值得关注的是，当今社会是“信息时代+科技时代”，构建信息数据网成为各行业改革的必备要件。为此，顺应时代发展，建立信息化人事档案管理系统，促进医疗机构改革创新及提高人事档案管理效率。实践证明，现如今提升服务质量尤为重要。

一、人事档案管理及其信息化

（一）人事档案管理。人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是记载人生轨迹的重要依据。通过人事档案，可以快速帮助组织全面了解一个人的个人信息，可将社会对个人被动控制转变为个人的主动自我约束，使人们自觉遵守社会公德，维护社会秩序，以促进国家健康稳定的发展，即实现社会控制功能。人事档案管理就是收集、保管、提供利用人事档案的活动。作为预防、诊断、急救和治疗疾病的重要场所，在特定的社会和经济背景下，我国医疗卫生机构就人事档案管理方面，形成了具有历史烙印的发展管理模式。如，纸质管理模式对医疗卫生机构的发展发挥了重要作用。然而，由于社会治理及高校、企事业管理内容和要求的变化，随着国家经济不断快速发展，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化。相应的，人事档案传统的存在形态、储存介质以及管理方式等方面，都因保存完整度低、程序繁琐、工作效率低下、材料内容的可靠性难以保证等原因，面临着很大的冲击和挑战。

图1 人事档案信息化的主要内容

（二）人事档案信息化。信息化是指发展以计算机为代表的智能化工具的新生产力，一般具备信息的获取、传递、处理、再生、利用功能。与过去生产力中的生产工具不同，智能化生产工具是一个自上而下、有组织的信息网络体系，其正在使人类社会发生极其深刻的变化。人事档案信息化主要是指利用先进的计算机、网络等技术，通过对纸质文件和电子文件的整理、保存、分析和利用，将职工个人身份、学历、资历及主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况转化为数字化、网络化的人事档案信息。

综合研究证明，人事档案信息化有助于人事档案的保存，也有助于数据库的完整性，更有助于实现对人事档案资源的高效利用，提升其价值。具体而言，人事档案信息化主要内容有三个方面，如“图1”所示。

二、医疗卫生机构人事档案管理信息化的重要性

（一）医疗卫生机构人事档案管理信息化是顺应时代发展潮流的需要。2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要进一步加速档案管理的信息化进程，更要创新目前实行的档案信息化管理的固有模式，充分利用档案资源的网络化途径，最终明显提高以信息化管理为核心的档案现代化管理水平。作为档案的其中一个类别，人事档案管理信息化是顺应时代发展潮流的需要。

（二）医疗卫生机构人事档案管理信息化是落实“以人为本”科学发展观的需要。以人为本，是科学发展观的核心。医疗卫生机构是预防、诊断、急救和治疗疾病的重要场所，是落实“以人为本”社会发展核心理念的重要组成部分。从我国当前的医疗卫生服务体系来看，人事档案管理尽管没有直接参与到群众健康服务中，但是作为救死扶伤及保障人民群众生命健康的重要机构，对于医疗卫生服务质量有着十分明显的影响。因此，在现阶段的医疗卫生服务发展当中，理应将人事档案材料通过信息化手段转化为数字化的信息，建立人事档案信息的共享平台，以全面提高人事档案管理信息化服务人民群众生命健康的水平。

（三）医疗卫生机构人事档案管理信息化是体现“人才战略”发展目标的需要。人才是一种战略资源，现代社会竞争的实质是人才和知识的竞争。“人才战略”的核心是培养人、吸引人、使用人、发掘人。医疗卫生系统是高层次人才最为密集的社会组成之一，合理有效的人才流动速度有助于促进医疗卫生系统的发展。为此，通过现代化计算机及网络途径，更新人事档案收集整理的方式，加快建设人事档案的信息化工作，加强对数字化人事档案的监督与检测，才能促进对人才的合理调配，发挥出个人在医、护等领域的优势和长处，使得健康和医疗卫生服务达到最佳的质量水平。

三、医疗卫生机构人事档案管理信息化建设的途径

人事档案管理信息化具有有利于减少人力管理成本，有利于人事档案管理的规范化、科学化，有利于增加信息的安全性，有利于人力资源的优化配置等众多优势。目前，随着我国医疗改革的不断推进，积极引入信息化管理方法和手段，提高医疗卫生机构人事档案管理的整体水平，已迫在眉睫。具体途径如下：

（一）更新人事档案管理理念。医疗卫生事业的发展需要医学人才队伍建设，医疗事业单位的发展又与人事档案管理水平息息相关。为此，在信息化及科技化迅速发展的今天，应树立人事档案管理凝聚资源的正确意识，更新人事档案管理理念，将人事档案信息化建设工作作为机构建设的重要工作内容，以形成人才信息智库的新型管理观念，为人事档案管理信息化建设奠定坚实基础。

（二）开发人事档案管理系统和平台。随着社会经济及科技的快速发展，不仅要更新人事档案管理理念，还要有一整套信息化建设的硬件、软件及相关的配套设施。首先，为了保障建设，要合理使用资金，将资金完全用于建设人事档案管理系统和平台开发。其次，信息化建设的实现必须要借助于各种硬件设备，因此，医疗机构必须要购进先进的设备。最后，为了发挥管理平台的实际作用，要招聘一些专业的技术维护人员，开发管理平台，以支持信息化进程。

（三）建立独具特色的信息数据库。现阶段各个医疗卫生机构不是独立工作的，为保障“以人为本”的发展理念，有些信息必须要和其他机构共享。为此，为了实现信息化管理，为了更好地通过人事档案管理信息化建设促进发展，还需要结合医疗卫生机构各自的人事档案管理部门，开发有自己特色的数据库系统，收集员工的信息。同时，为了保证档案信息的正确性，要有依据地修改。另外，由于医疗卫生机构涉及多个角色之间的关系和关联，可以利用计算机、相机和扫描仪等现代化设备，将纸质的原始资料转化为PDF和JPG格式的图片文件进行存储，以保证信息的完整性、正确性，从而提升档案资料价值。

（四）完善相关档案管理的规章制度。为了提升规范化水平，为各项工作的开展提供可靠的保障，必须要结合各医疗卫生机构的具体情况，加快实现对人事档案管理制度的健全与完善。如，制定身份验证制度，并安排专门的工作人员，加强对数据库的管理及信息保护力度；制定统一标准，规范操作流程，同时定期培训，提升人事档案管理人员的素质能力；制定局域网使用权和管理权相关规定，避免信息丢失等问题发生。

四、结语

人事档案制度是人才信息最重要和最具法律效力的载体，是我国人事管理制度中的一项最为重要而有效的手段。目前，随着信息安全意识的提高和信息化进程的加快，信息化是医疗卫生机构人事档案管理的重要方向。因此，今后在我国医疗卫生服务机构的人事档案工作当中，需要利用信息化处理业务并进行人员管理，实现信息共享，提高人事档案管理效率的同时，促进我国医疗卫生服务质量的提升，促进医疗卫生机构的健康、高效发展。