分析新医改下医院档案管理存在的问题和解决方式

周静

[摘要] 在新医疗体制改革日益深入的背景下，要求医院档案管理工作要紧跟时代步伐，加大创新与改革的力度。所以，新形势下，医院应当将改革与创新档案管理工作方式作为重要工作任务，为医院的健康长远发展奠定坚实基础。该文从医院档案管理中存在的问题入手，并针对存在的问题探讨了有效的解决方式，以供相关人员参考与借鉴，促使医院档案管理更进一步发展。

[关键词] 新医改;医院档案;档案管理;问题;解决方式

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）06（b）-0074-03

[Abstract] In the context of the deepening of the new medical system reform， hospital archives management is required to keep pace with the times and increase innovation and reform. Therefore， under the new situation， hospitals should take reform and innovation of archives management as an important task， to lay a solid foundation for the healthy and long-term development of the hospital. This article starts with the problems existing in hospital archives management， and explores effective solutions to the existing problems for the reference and reference of related personnel， and promotes the further development of hospital archives management.

[Key words] New medical reform; Hospital file; File management; Problems; Solutions

在醫院管理中档案管理属于重要内容，是对医院发展历史的重要记录，为医院制定科学的决策提供重要参考。基于新医改背景下，医院要提高对医院档案管理工作的重视，改革并创新传统的档案管理模式，保障档案管理工作的规范性与科学性，为医院各项工作顺利开展奠定基础。医院档案有书面、音像以及电子数据等形式，在医院发展中发挥着重要作用。传统医院档案管理工作由医院档案管理和后勤档案管理2个部分组成。其中，就医院档案管理来看，主要是对医院的医疗服务工作的记录与整理;就后勤档案管理工作来看，主要涉及到医院建设、装修、绿化、水电气以及清洁等方面内容。在新医改深入开展形势下，医院档案管理工作要与时俱进，从医院实际情况出发，积极开展档案管理工作，提高档案管理工作信息化与自动化水平，为实现医院的可持续发展打下坚实基础。

1  新医改下医院档案管理的重要性

1.1  推进医院的医疗建设

首先，档案管理部门立足于自身的实际情况，利用现有的条件，通过档案室资源的运用，对医院年度、月度以及季度的床位使用率、患者的出院率以及住院费用等数据做出统计与分析，从而为医院制定管理决策提供重要参考，促进医院整体管理质量与水平的提升。

1.2  推进医院文化建设

在医院的生存与发展中，医院文化无疑起着重要的作用，对于医院品牌的塑造以及核心竞争力的提升都作出巨大的贡献。加强对医院文化的建设，有利于塑造起医院的灵魂。而医院档案是对医务人员所获得的荣誉等的记录，是展示医院文化发展与传承的重要载体。通过查阅医院档案可以了解医院整个的发展历程与所取得的累累硕果，并了解每个医务人员为医院发展所做出的努力与奉献。因此，加强医院档案管理工作，不仅可以提升医院的凝聚力，而且调动医务人员的工作热情。

1.3  推进医院科研建设

科研档案管理工作的主要内容是对医院科研档案信息与资料的保存以及提供相关的档案信息资源服务。因此，编订完整的科研档案检索工具，有利于科研人员对档案进行查阅。基于新医改背景，在医院开展科研与医疗中科研档案发挥着重要的作用，为医学科研的改进与创新发挥重要参考作用。因此，作为档案管理工作人员在全新的发展形势之下，应当对档案管理模式做出及时调整，全面提升科研档案的质量，为医、教、研三者的有机结合提供必要的保障。

2  医院档案管理工作面临的挑战

2.1  医院档案分类趋向精细化

基于新医改环境下，对于档案管理的分类提出更高的要求。医院档案资料包括了基础建设、人事管理以及病历等诸多方面。随着档案数量与规模的不断扩大，以往的粗放型档案分类原则暴露出不足，无法满足新时期的档案资源发展趋势。因此，在信息化时代背景下，应当实行对档案的分类管理，根据资料类型的不同，明确管理的重点，实行对档案的分类管理，从而提升档案管理的精细化水平。

2.2  医院档案管理面临全面性要求

医院档案涉及到业务、器械、技术、管理服务等方方面面，信息量大且门类多。因此，为了高效处理大量的档案数据，要注重信息技术的应用，特别是借助于大数据技术的应用实现对档案的处理，从而全面提升档案管理的效能。

3  医院档案管理工作现状分析

3.1  对于档案管理工作缺乏重视

就目前而言，绝大部分的档案管理人员对档案管理工作的认识仅仅停留在浅层次，加上管理人员本身的管理意识淡薄，在开展档案管理工作中态度不够积极，仅仅是为了应付上级安排而开展档案管理工作，导致档案管理工作质量较低，甚至出现档案资料不完整以及丢失等方面问题。

3.2  档案管理体制与时代脱轨

目前，绝大部分医院都制定了一套完善的规章制度，而从规章制度内容来看，仅仅涉及到医疗、人事以及护理等方面，而并未涉及到档案管理，而关于档案管理的要求与规定并未明确指出来，阻碍着档案管理工作的顺利进行。

3.3  档案管理水平有待提升

受到医院可用房的限制，档案管理室的空间不断的缩小，加大了档案管理工作的难度。除此之外，当前在处理醫院档案管理工作时，档案管理人员主要采用手工模式，依靠于人力完成档案资料收集与整理等工作，忽视对现代化信息技术的应用，使档案管理工作长期处于低效的状态，甚至由于受到人为因素影响，档案资料缺失等问题时常发生。

3.4  医院档案管理硬件投入不够

就目前而言，许多医院不重视医院档案管理工作，在引进硬件设备时，主要是引进各种医疗设备，而忽视完善档案管理的硬件条件。所以，绝大部分的医院的档案管理室存在着设备不足、环境简陋、技术落后等问题，阻碍着档案管理工作的顺利进行，也难以保障档案管理工作质量与效果。除此之外，信息技术的飞速发展，推进了网络技术以及计算机技术的快速发展。然而，目前医院档案管理工作中依旧采用传统落后的方式，尤其是在档案收集、整理与利用方面采用落后方式，除了加大了档案管理人员的工作负担之外，也难以保障档案管理工作质量与效率。

3.5  医院档案信息化程度低

基于新医改的背景之下，网络化与信息化是档案管理发展的趋势。然而，由于医院的网络运用开发落后，信息化管理仅仅局限于信息检索领域，忽视对档案的开发与利用，加上缺乏完善的档案管理系统，使医院的档案管理工作质量大打折扣。除此之外，在利用与查阅档案资料时，有价值的信息范围较小，难以实现对档案信息的深入开发与利用。

4  积极开展医院档案管理工作的措施

4.1  建立健全档案管理制度

完善的档案管理制度是保证档案管理工作顺利进行的基础与前提，因此，构建起完善的档案管理制度是非常有必要的，具体可以从以下几个方面入手：①实现档案管理模式的转变，由以往的分散管理模式转变为集中管理模式，规范与落实档案归档、保管、保密、销毁等工作;②做好档案管理的宣传工作，提高领导层与基层员工对档案管理的重视程度，加强全体员工对档案相关法律法规的学习，将档案管理纳入至医院现代化管理范畴中;③注重档案管理工作与科室管理制度的结合，将科室领导的工作绩效与奖惩等和档案管理工作相挂钩，明确医院领导的工作内容与要求，确保档案管理工作的全面落实，提升档案管理工作的规范性与标准性。

4.2  强化对档案法律法规的学习

加强对档案相关法律法规的学习，强化对档案法的宣传，使领导者与员工高度重视档案管理工作，并配合档案管理人员开展工作。与此同时，档案管理人员本身要具备良好的档案管理意识，加强对档案管理工作的了解与认识，认识到自身的重要责任，在平时工作中务必要保持认真严谨的作风，切不可疏忽大意，积极做好档案管理工作，为推进医院各项工作顺利开展打下基础。

4.3  加强对档案资源的开发与利用

档案管理工作根本目标是开发与利用档案资源，因此，档案管理人员在平时工作中提高服务意识，广泛拓展信息资源渠道，强化对信息资源的开发，在充分发挥出档案资源价值同时，帮助医院实现经济效益最大化目标。比如，组织开展形式多样的编研活动，深入开发与加工档案信息，满足使用者对高效便捷服务的需要。除此之外，做好档案利用反馈信息的管理工作，强化各大医院的沟通与交流，实现资源信息的共享，从而将档案资源的价值充分发挥出来。

4.4  加强对档案管理室的投入

为了推进医院档案工作的顺利进行，医院要将基础设施建设的作为重要工作内容，加大对基础设施建设的投入，为档案管理工作配置完善的硬件设施，具体而言，可以从以下4个方面入手：①立足于医院的自身发展情况，根据相关的标准与规范，建设专门的档案库房，并完善各项安保设施，从而减少安全隐患。②构架起完善的医院档案信息共享平台，配置相关的软硬件设施，引进计算机、扫描仪以及打印机等先进的仪器设备，提高档案管理工作的信息化水平。同时，通过网络平台的构建，运用档案管理系统专用软件，实现对档案信息资源的共享;③采用档案扫描系统以取代传统的人工录入方式，减少对人力资源的浪费，提高档案管理工作质量与效率。④通过将全部档案信息资源上传至局域网，便于使用者根据自身需要快速查找到所需要的信息，在缩减档案占用空间同时，提高信息存储的便捷性，实现档案信息在各个部门的共享，推进档案管理工作朝着信息化、自动化以及电子化方向发展。

4.5  提升档案管理人员的专业水平

在医院档案管理工作中档案管理人员属于重要的主体，与档案管理工作质量密切相关。因此，在档案管理人员的招聘与任用上，要重点考核人员的专业知识水平与业务能力。与此同时，医院应当组织开展对档案管理人员定期的或者是不定期的培训，从而提高档案管理人员队伍的整体素质。除此之外，医院应当建立健全奖惩制度与激励制度，激发档案管理人员的工作热情，促使档案管理人员在工作中竭尽所能、尽心尽职，从而为档案管理工作有条不紊地进行夯实人才基础。

4.6  积极开展调研工作

为了保证档案管理工作的落实，医院应当做好调研工作，展开对临床一线的调研，掌握各个科室对档案信息的要求与标准，并在此基础上有针对性地开展医院档案管理工作，以便于获得具有价值的信息资料，并编制多种形式的检索工具，为医院开展科研与临床等活动提供多元化的服务。除此之外，应当对各类反馈信息系统全面系统的分析，强化对信息的管理，提高档案的利用率，保持各级医院密切联系，从而提高档案信息资源的共享程度。

5  结语

综上所述，随着医疗体制改革日益深化，医院要顺应时代发展的要求，积极转变传统落后的发展观念，提高对医院档案管理工作的重视，加强对现代化档案管理方式的应用，提高对信息资源的利用效率，更好地服务于档案使用者，在帮助医院实现经济效益最大化目标同时，推进医院的现代化建设与发展。

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（收稿日期：2020-03-16）