浅析高校公文字号编写的规范化

2020-09-22陈思远诸葛寰宇

读天下 2020年22期

陈思远诸葛寰宇

摘要：公文字号在高校的应用中，普遍存在适用嵌字的情况，但却存在诸多不规范之处，文章通过对国家开放大学公文发文字号现状、问题产生原因的分析，通过相应的实践经验对高校公文字号编写的规范化提出具体的应对策略。

关键词：高校公文;发文字号;应对策略

公文是实施领导、依法行政、处理公务，具有法定效力和规范格式的重要工具。法定效力是这一工具的本质特性，规范格式是其外在特征，是保证法定效力实现的具体形式。其中发文字号是公文规范格式的重要因素之一。

根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，发文字号的三要素包括“发文机关代字、年份、发文顺序号”。在我校发文具体实践中，为反映公文的类别、内容、代拟部门、文种等属性，除机关代字“国开”外，在机关代字与年份之间还插入了“办”“发”“函”等嵌字（也称“公文属性词”），而《党政机关公文处理工作条例》并未对嵌字的用法作明确交代。因此导致在公文管理实践中存在诸多不规范之处。文章通过对国家开放大学公文发文字号现状与问题的分析，提出了相关建议和反思。

一、高校公文发文号中嵌字编写的现状分析

（一）用表示行文方向的嵌字表示承辦部门

1. 下行文一般用嵌字“发”字，因此学校的发文字号的嵌字“发”字代表的是公文的行文方向为下行，而非公文代拟部门。通常若发文字号中嵌入“发”字，则不宜再增加其他嵌字。

2. 平行文一般用嵌字“函”，“函”字表示公文用于信函的格式印发，而非表达平行文，无论是“函”“意见”“通知”“批复”等文种，只要编函号应使用“信函格式”印发。

（二）表示文件内容特征的嵌字与承办部门嵌字使用混乱

校内发文字号大多以文件内容特征作为命名依据。例如：人事任免工作用“人”字，考试工作用“考”字，学习资源工作用“资源”字。但是由于文件的内容特征命名会与以机关代字中加设主办部门代字重复，因此导致嵌字使用的混乱。例如科研管理办公室与教育研究院共用“研”字的文号，而由于发文受众不同、工作内容不同，给公文接受对象造成一定困扰。

（三）处发文的发文字号命名规则缀疣

现行处发文现有命名规则是“国开（机关代字）+校（表对内发布）+××（部门简称）+〔年份〕+顺序号”。由于除党委办公室/校长办公室外，各部门不能直接对外行文，因此机关代字、发文对象的“国开”“校”字的命名规则缀疣。

二、高校公文发文号不规范选用嵌字的原因

（一）上级未明确规定

《党政机关公文处理工作条例》是我校公文处理依据的主要条例。但该条例目前关于公文发文字号中的嵌字尚无统一规定，仅对发文字号的三要素、编排位置、数字使用、格式要求等做出了较为规范的规定。因此，客观上导致了高校公文发文号嵌字使用不规范的现象。

（二）学理上有争论

在公文的学术研究领域，对嵌字选用的研究热点主要存在以下两个主流方向：一是嵌字使用是否必要。一方认为，各大高校公文发文字号应该严格按照《党政机关公文处理工作条例》中对发文字号三要素的定义进行执行，不必嵌入“发”“函”等嵌字，在未有相应明确的规定下使用嵌字，可能会造成发文字号的混乱使用;另一方则认为在我国公文发文字号编制的实践中，相对于仅只用发文字号的三要素，嵌字的使用确实可以更高效的了解公文发文事项等内容，使用嵌字以规范发文字号编制确有必要。二是对嵌字的理解不同。如对“呈”的使用说法很多：有人认为“呈”字只表示行文方向，实属缀疣;也有观点认为“呈”字表示公文为呈报性质，其发文对象是上级机关，便于发文管理。

三、高校公文发文号中嵌字选用对策

将发文字号的组成要素规范为四要素，由“发文机关代字、嵌字、年份、发文顺序号”组成。嵌字选择的常见使用标准如下。

（一）以公文的行文方向作为嵌字选用标准

行文方向选择唯一的一字作为嵌字，例如“呈”用于上行文，“发”用于下行文，“函”用于平行文。

（二）以公文文种作为嵌字选用标准

用“复”表示批复，用“通”表示通知。

（三）以公文内容业务领域名称的简称作为嵌字选用标准

涉及教学内容的嵌字用“教”，涉及人事人才工作的嵌字用“人”，涉及学生工作的嵌字用“学”。

（四）以公文文稿代拟部门简称作为嵌字选用标准

校长办公室的嵌字用“办”，教务部院发文的嵌字用“实验”，中专校的发文嵌字用“中专”。

四、建议对策

从公文标题可以看出公文的文种，从行文关系中可以看出行文方向，因此没有必要以公文的行文方、文种向作为嵌字选用标准。鉴于学校内设机构数量较多，全年发文数量较大，且学校业务领域名称的简称与文稿代拟部门简称基本契合，建议以学校业务领域名称的简称作为嵌字选用标准。