利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的思考

范文华

摘要：档案管理工作期间，档案管部门要重视大数据的应用，创新现有的档案信息资源管理模式，提升档案信息资源服务水平，根据市场需求开展档案信息资源收集和整理工作，以期能够为人体提供优质的档案信息资源服务。本文利用大数据创新档案管理模式，保证档案管理工作顺利开展。

关键词：大数据;档案管理;服务能力

社会发展速度的不断加快，促进了我国档案行业的发展。因此，为了更好的满足人们对档案信息资源的需求，档案管理部门要明确档案管理模式创新的必要性，做好信息整合工作，根据人们需求开发档案信息资源，保证档案信息资源的价值能得到充分发挥，提升档案管理部门的服务能力。

一、运用大數据创新调档案管理模式的必要性

（一）开发档案资源的需求

开展档案信息资源管理工作期间，运用大数据能够高效处理机构内部存储的信息资源，以便为企业、国家、社会提供优质的服务工作。现在我国很多档案管理部门存在档案信息资源处理能力不足，没有应用先进的信息技术等问题，导致档案信息资源没有得到充分开发。另外，大数据时代，数据资源数量不断增加，仅仅采用人力无法有效处理这些信息数据，必须要应用大数据技术整合、处理信息资源，不仅能够提升档案信息资源处理的效率，还能根据社会发展特点，开发档案信息资源，保证档案信息资源的价值能得到充分发挥。

（二）档案信息处理的需求

科技发展速度不断加快，给我国档案事业发展造成较大影响，为了缩短档案信息资源处理时间，档案管理部门要不断更新信息技术，应用先进的大数据技术，保证档案信息资源能够得到全面转化。另外，传统的档案信息资源管理模式无法在规定时间内快速转化信息数据，导致很多信息无法得到有效管理，部分信息出现遗失等问题，给档案管理后续工作开展造较大阻碍，档案信息资源的载体具有多样性的特点，主要包括数据、图像、纸质等形式，这一情况严重降低了档案管理工作的效率，档案管理人员需要根据数据形式选择合适的管理方式，不同形式档案信息本身存在无法兼容的特点，导致档案信息资源出现严重的数据孤岛问题，应用大数据技术能够有效解决这一问题，高效整合各种形式的数据信息资源，将这些数据资源转化为数据信息存储起来，采用这种方式避免数据信息出现丢失等问题。

（三）提升档案服务能力的需求

档案管理人员开展管理工作期间，需要应用大数据信息开展管理工作，不仅能够明确档案管理工作的内容，还能优化档案管理工作制度，将实体档案转变为知识档案，转变以往档案借阅利用的形式，借助大数据技术，系统化的整理数据信息，做好信息资源整合和归纳工作，以提高数据信息获取的精准度，保证数据信息处理效率。除此之外，应用大数据技术还能提高数据资源的完整性，降低数据资源储存的成本，采用多个平台互相关联的形式，提升数据信息服务的质量，采用专业化的数据信息管理形式，规范数据信息管理模式，为用户提供优质的数据信息服务。

二、利用大数据创新档案管理模

（一）构建联动机制

为了更好的满足社会发展对档案信息资源的需求，相关部门要重视大数据技术的应用，构建联动机制，增加其他部门与档案管理部门的互动，结合各个部门自身的优势，提升档案信息资源管理的水平。例如，推广档案馆和交通部门合作的模式，构建联动机制，对各类工程项目进行规划验收，选择工程竣工备案前，开展档案预验收，通过验收滞后，再移交到档案馆。除此之外，要加大对档案管理工作人员的培训和管理，增强人员之间的业务交流，确保档案的完整性，全面提升档案服务能力水平。

（二）应用新媒体技术

档案管理模式的创新发展，O2O模式为主要趋势，即线上和线下的对接，扩大档案服务的覆盖面，增强用户体验，转变传统的档案服务模式。基于大数据分析，更好的掌握档案使用者需求，提供定向服务，提高服务水平。在日常档案管理工作中借助信息技术，辅助档案收集和管理等工作。

三、利用大数据提升档案管理服务能力

（一）引入大数据思想

新时期，推动档案管理发展，提升档案服务能力，要从思想层面进行革新，转变档案管理的认知以及理解。从事档案管理的工作人员，其工作思想水平的高低，直接影响着档案管理数字化发展的进展，所以要加强人员思想的创新。档案工作人员要树立大数据思想，同时积极参与素质建设。构建完善的档案管理数据库，营造安全稳定的档案管理环境，进而转变人员的思想认知。除此之外，要推动档案管理制度的创新，构建完善的档案管理体制，助力档案数字化建设，推动此项工作的有序开展，带动管理方式的创新。从档案管理数字化，除了开展信息化服务外，还要进行数据信息化管理。在具体实践中积极贯彻大数据思想，通过构建完善的网络平台，形成数据信息查询以及管理体系，便于使用者利用，提高档案信息检索的水平，营造便利的检索条件。

（二）构建智慧档案馆云平台

未来档案管理工作将会更加的繁琐，对档案管理工作人员的综合素质有着较高的要求。作为档案管理工作人员，必须要结合档案管理工作的变化，结合档案管理信息化和数字化等特点，提升自身的能力水平，积极总结档案管理工作经验，全面提升服务能力水平。在具体实践中构建云平台，搭建多层管理体系，发挥系统的数据信息传递功能、储存功能、设备功能调节功能以及信息监控功能等，提供明确的数字化管理功能模块，为相关工作的开展提供保障。

（三）做好档案和档案信息数字化建设工作

从档案管理工作的开展本质来说为数据的管理，所以开展档案管理创新，必须要加强数据管理的革新。通过将各类档案信息录入到计算机系统，借助各类先进技术，开展数据分析以及处理，促使信息转化为二进制，实现档案数字化管理的转变。采用智能管理技术手段，实施档案信息跟踪和统计以及分析，提升档案信息在水平，实现数字化管理。面向用户提供高水平的快速检索功能，提高档案资源利用率。

（四）加强人才培养

随着社会的发展，对于档案管理的要求也越来越高，就需要引进更多的人才。大数据技术作为近年来的新兴技术，对于当前的管理人员而言，可能还存在着一些困惑，这就需要管理部门积极引进电子信息技术的人才，同时对于当前的管理人员而言，要加强对于他们的培训，以满足时代发展的需求，只有这样才能实现当前档案管理模式的改变，更好的服务社会。

四、总结

档案管理部门创新档案管理模式之前，要更新现有的档案管理理念，结合先进的科学技术优化档案管理体系，建立档案管理平台，保证档案管理效率能达到预期目标。除此之外，为了提高档案管理部门的服务能力，管理人员还要不断提升自身的综合素养，采用数据一站式服务模式，为人们提供开放、集中的数据信息服务，进一步促进社会发展。

参考文献：

[1]肖媛.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务，2016，No.234（01）：134.

[2]武云.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].档案与建设，2015（1）.

[3]肖玲.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务，2018，000（008）：116.

[4]王建勋.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].黑龙江科技信息，2017（10）：265-265.