档案管理现状与档案信息数字化的必要性

苏艳萍

摘要：随着国家干部人事制度改革的深入，对人事档案的利用方式与档案信息资源的开发使用也提出了更高的要求。传统以纸质载体为主的档案管理方式存在材料碎片化、整理手工化等缺点，人事档案的完整性、科学性有待提升。本文从档案管理现状入手，分析现阶段档案建设管理工作中存在的一些弊端，提出档案管理进行档案信息数字化的创新对策，使人事档案工作不断改进服务方式提高效率，推动我国档案信息化建设管理向着更加科学化、信息化、合理化的方向迈进。

关键词：档案信息数字化;档案管理现状;科学化;创新对策

在过去，由于档案管理的复杂性和保密性，人事档案以纸质档案为主，这种管理模式存在管理手段单一、缺乏信息平台、利用效率低等问题。近年来，随着科学技术的飞速发展，使得档案管理由传统的人工化记载逐步转向现代信息化科学管理模式。开展人事档案数字化建设，能够实现对于档案信息资料的多元化有效利用，避免重要数据资料的丢失，为常规档案的保存、使用和共享等应用环节奠定了便利的条件。

一、档案管理的现状

（一）缺乏将传统纸质档案进行数字化加工的意识

近年来，一些企业档案管理人员仍然受到传统旧的管理观念影响，认为仅仅把档案资料做好简单的收集、入库进行完好的保存即可，在使用时再进行查找利用，而不必进行档案资料的更新管理和共享。但是随着企业内外部环境的剧烈变化，人员流动相增大，档案流转的速度加快，直接冲击着传统的人事档案管理模式，使得一些实时变动的珍贵资料得不到有效记载和更新，进而影响企业的整体综合实力的提升。

（二）档案管理人员综合素质有待提高

对于档案工作来说，参与人事档案审核整理的工作人员素质参差不齐影响着档案管理的水平和质量，主要体现在以下几个方面。第一，在很多企业内，从事档案业务的基本都是年纪偏大的工作人员，自身业务水平能力有限，不熟悉计算机操作、数字化技术，没有接触过先进的前沿技术。第二，受旧观念影响，对档案收集、保管等业务不重视，认为档案保管好就完成工作了，不会进一步思考档案的利用及价值。第三，很多工作人员不会严格要求自己，接受文化水平能力不足，缺乏团队精神、得过且过，直接影响档案管理工作的管理与全局部署。

（三）档案信息化建设存在明显的水平差异

在一些技术信息相对落后的地区，人事档案仍以传统纸质档案为主，唯一的信息化手段就是把档案的名字、编号等内容录入EXCEL表格中，查找时搜索名字看到编码，去库房抽出档案查阅。这种方式仅仅是最基础的手段，管理模式单一，利用效率低，当毕业季或者用人高峰到来，大量档案涌入时，在工作人员人手不足的情况下，就会出现错记、甚至漏记的情况，增加了档案安全性的隐患。在一些重视档案信息化的地区，已经能够运用现代化手段管理档案，例如构建了统一的档案数字化平台，纸质档案做了数字化加工，实现了地区间的信息共享。由此可见，不同地区对档案信息化的重视程度造成档案管理模式的不同与差异。

二、档案信息数字化的必要性

（一）人事档案信息化背景

2006年，中共中央组织部发布《全国组织系统信息化工作规划》，明确要求加快电子档案建设，逐步实现人事档案管理的数字化。2012年以后，中共中央组织部及北京、广西、河南等地已经相继开展了人事档案数字化工作。

（二）信息化管理有利于人事档案管理效率的提高

通过信息化技术在人事档案管理中的有效应用，只需要将个人档案信息数据录入计算机系统中，就可以反复对其进行查阅和使用，计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅可以提高工作效率，而且数字档案更易于保存和查询，有效地提升档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。

三、人事档案信息化的创新对策

（一）提高人事档案管理的信息化意识

在信息化时代背景下，人们对信息的需求量不断增加，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，主动学习前沿的科学技术，加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、转递、存储和利用实现一体化，确保实现人事档案的信息共享，不仅可以提高档案查阅的效率，档案内容也得以更加丰富，实现人事档案的无纸化阅档。

（二）加快人事档案数字化平台的建设

建立一个安全可靠的数字化平台，使用者通过屏幕就可以方便的查阅材料，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对人事档案信息资源的共享。有效的提高了人事档案利用效率，满足使用者的需求，保护了实体档案，信息化数字平台的建设就显得尤为重要。

（三）制订规范的人事档案数字化工作标准

根据干部人事档案数字化技术规范制订符合要求的工作标准，参照《纸质档案数字化技术规范》（国家档案行业标准DA/T31-2005）、《档案著录规则》（国家档案行业标准DA/T18-1999）、《电子文件归档与管理规范》（国家标准GB/T18894-2002）等规定，规范人事档案整理及数字化工作，促进人事档案整理及数字化工作的有序化、标准化进行。

四、结语

现代化人事档案管理要求我们不断变革人事档案管理模式，信息化技术水平的发展已成为当前社会发展的必然要求，人事档案信息化也成为人事档案管理的必然趋势。在当前人事档案管理工作中，充分利用计算机技术和网络技术，更好的运用现代化科技成果和管理新手段，提供更快捷、更科学的人事档案信息利用，使人事档案管理工作不断改进服务方式提高效率，必将促进人事档案管理体制的改革与发展，加快推动档案信息资源共享的步伐。

参考文献：

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