浅谈办公室文档管理中的公文处理与保密工作

何少红

摘要：本文主要针对办公室文档管理中的公文处理与保密工作展开深入研究，先阐述了办公室文档管理中的公文处理与保密工作存在的问题，如相关的制度和机制有待完善、文档管理的意识比较薄弱等等，然后又提出了几点切实可行的工作策略，如建立公文保密工作制度、培养工作管理人员的意识、引用先进的计算机技术，通过以上工作策略，促使此项工作顺利开展。

关键词：办公室文档管理;公文处理;保密工作

引言：对于办公室文档管理进行分析，所涉及到的信息都是有关企业的，主要包括的问题有企业运营的情况和运作情况，其中在公文中里面的信息与企业内部秘密有着直接的关系，从某种程度上来看，此文件是最基础的文件，在企业运营的过程中，起着重要的作用。对于企业而言，在市场经营这一方面，没有加大看管力度，来对此文件进行看管，从某种程度上来看，很容易使得企业内部的秘密发生泄露的现象，这对企业的利润会产生极大的影响。基于此，企业要意识到开展公文管理和保密工作的重要性，并给予高度重视。

一、办公室文档管理中的公文处理与保密工作存在的问题

（一）相关的制度和机制有待完善

在企业的公文管理中，离不开企业工作的各个方面，基于此，为了促使此项工作顺利的开展，需要通过的步骤相对来说比较多，这对于公文管理来说，需要采取相应的体制，来约束和指导此次工作，促使此项工作的进行具有一定依靠性，有效落实各个细节问题，由此以来，为公文的完整性提供重要的保障，将保密工作落实到位。但是对于有的企业来说，在公文管理这一方面，对其相应的机制具有一定依赖性，有的办公室机构在运行过程中，在其制度和机制上没有进行完善。有的企业对其公文管理工作，在一定程度上，虽然制定了相应的规划制度，但是没有将其落实到实处，许多工作人员在开展各项工作时，没有严格按照相应的规划标准。除此之外，有的企业在办公文文档管理上，仍采用传统的管理方式，没有紧跟着新时代的发展。与此同时，随着互联网技术不断发展，有的办公室文档管理人员没有将其先进的技术引入其中，难以对此技术更好地掌握，在一定程度上，对其处理工作顺利完成会产生直接的影响。从某种程度上来看，不利于提高公文保管的效果，难以为公文保密性提供重要的保障，很容易发生泄露的现象。

（二）文档管理的意识比较薄弱

对于公文管理和保密工作进行分析，说白了就是整理并保存企业的信息。但是此项工作对于工作人员具有一定的依赖性。但是对于有的办公室工作人员和公文管理人员来说，没有给予高度重视保密工作，意识到其重要性，在开展此项工作时，处理文件的过程中，没有结合于企业的发展。基于此，从某种程度上来看，难以后更好地建设此保密工作，不利于提高保密工作的效果。

二、办公室文档管理中的公文处理与保密工作策略

（一）建立公文保密工作制度

对于企业而言，在公文管理和保密工作上，需要对其工作重点内容给予明确，其中重点内容为归档和查阅公文，为此在将其相应的制度进行建立，在建立的过程中，要体现出有效性和统一性。从公文归档的角度上来看，主要针对的是公文信息，并做好其收集和整理工作，其目的就是促进企业更好地发展[1]。基于此，从企业的角度上来看，为了使其信息整合方面，其效果获得提高，避免发生泄露的隐患，需要在此工作中，通过此制度，对工作人员进行约束。在归档的过程中，对于相关主体来说，需要将其划分工作落实到位，并体现出其科学性，在划分时，要严格按照各个要素。与此同时，在保存信息的过程中，如果此信息的有着较强的关联性，其保存上，所保存的文档柜要是同一个，由此以来，当发生相应的事件时，能够为此调取带来一定的方便，还能够节省时间。

除此之外，对于相关主体来说，如果所涉及到的公文非常的重要，在管理上，要开展特殊性的管理，并保存原件和复印件，在保存的过程中，要做到单独保存，将此项工作落实到位，在信息技术的不断发展下，在存档时，可以以电子的形式，防止丢失的现象发生。在公文查阅上，企业可建立相应的制度，在建立此制度的过程中，主要针对的核心为公文的存档，记录和跟踪好公文查阅，尤其是主体，其对公文查阅时，需要将查阅时间和类型等进行登记。与此同时，在公文检查安全制度等方面，需要落实到实处，在登记信息下，其公文查阅方面，如果发生了泄露的现象，能够将其责任人寻找出来，并进行相应的处理。与此同时，对于企业而言，在公文查阅制度这一方面，需要加大监督力度，为此制度落实到实处提供重要的保障，促使工作人员在执行任务过程中，对其相关的制度能够遵守。

（二）培养工作管理人员的意识

企業在建立完相关的制度之后，还要培养工作人员对自身工作意识，促使工作人员能够做到自觉遵守相关的制度，将其工作人员工作的积极性调动起来，对企业在公文管理和保密工作中，能够做到积极的配合。从文档管理主体的角度上来看，要意识到保密工作对于企业的重要性，并清楚二者之间的关系，为能够落实好有关信息的各项工作提供重要的保障。从办公室工作人员的角度上来看，需要约束好自身的行为[2]。在对文件开展查阅工作时，需要在一定的范围内，来对资料进行查阅，与此同时，当查阅完以后，需要保密好所查阅的信息，切忌不要进行传播。除此之外，对于企业而言，在工作人员这一方面，还要起到一定的约束作用，在其相关的制度下，来制定相应的惩罚措施，如果工作人员在工作中，出现了错误，并进行相应的惩罚。并且，企业还需要对员工进行培养，加强员工思想教育，在其保密工作上，加大力度进行宣传，促使员工能够意识到公文保密工作的重要性，配合公文管理主体，熟知此工作的程序。

（三）引用先进的计算机技术

在现代化公司制度下，对于有的企业来说，将其计算机技术用在办公中，通过此运用，在一定程度上，为公文存档和查阅工作带来了便利，而且在时间上，还节省了，与此同时，为人员在对信息收集和整理方面，更加便捷化[3]。在应用信息技术下，在查看公文的过程中，很容易发生被修改的现象。对于公文内容来说，在其电子背景下，会存在一定的风险隐患。基于此，对于企业而言，在电子信息技术等方面，需要开展相应的升级工作，促使设备在运用的过程中，其保密性获得提高，在互联网中，使得电子信息在存储方面，其安全存储上提供重要的保障。从企业的角度上来看，为了使其公文在存储方面，其安全性获得提高，需要采取有效的方式，如设置权限方式和加密方式。对于重要的文件要给予高度重视，在对访问权限设置的过程中，可设置为访问资格人员可以查阅此文件。除此之外，企业在信息泄露等方面，需要加大力度进行管理，可建立相关的平台，通过此平台进行管理。与此同时，企业还要加大培训力度，来对工作人员开展一些培训活动，主要培训的是技术上的操作，使其能够熟练应用各种技术。

结束语：总而言之，对于办公室保密和管理主体来说，要意识到其自身工作的重要性，并采取有效的措施，来展开此项工作，为企业信息安全性提供重要的保障。在平常管理的过程中，对于相关主体来说，需要将其此项工作落实到实处，并执行相关任务时，要严格按照相关的规定，与此同时，引进先进的信息技术，并对此技术进行学习，促使企业信息管理朝着自动化方向更高水平的发展。

参考文献：

[1]贺亚妮.办公室文档管理中的公文管理与处理工作研究[J].办公室业务，2019（20）：102.

[2]龙富平.探究办公室文档管理中的公文管理与处理工作[J].办公室业务，2018（06）：109+115.

[3]肖满英.浅谈办公室文档管理中的公文处理与保密工作[J].经贸实践，2019，000（019）：297-298.