信访稳定工作档案管理探究

何定光

摘要：随着我国经济、社会不断发展，人民群众民主意识不断增强，用人政策、薪酬分配、管理计划、劳动保障、国土资源管理、社会环境保护等各方面都发生了较大的变化，也使信访稳定工作也变得更加复杂，一方面是其对象的多样化，另一方面是其情况的错综复杂。档案管理也在其中体现出了重要的意义。

关键词：信访;工作档案;管理

1.信访稳定工作中档案管理的现实意义

1.1档案是对信访稳定工作的真实记录

由于信访稳定工作中涉及到的情况复杂，信访人员来源广泛且多有重复，并且信访工作还有其自身的程序性，导致了信访稳定工作常常需要二次甚至多次重复接访。而档案是对信访稳定工作的真实记录，一方面有利于信访稳定事件的继续跟进直至处理，另一方面有利于二次重访、复查复核工作的进行。并且，信访稳定工作中的档案是对事件的真实可靠记录，具有真实性和原始性，对于不实信访有一定的规范作用，如成功进行过人民调解的事项。只有完备的档案，才能发挥其历史凭证价值，才能让信访稳定工作中更加切实，避免出现“小闹小得、大闹大得、不闹不得”的不正常信访情况，让公平正义、依法治国体现于整个信访稳定工作中。

1.2档案是对信访稳定各方面工作的侧面反应

档案管理中所收集的信访稳定数据，能够体现出各方面工作在群众方面的影响，是对信访稳定工作最真实的反映，能够体现出一些问题和不足，帮助工作进一步改进和完善，提高各方面工作的整体水平和能力。同时，对信访稳定中的档案分析所得的结论可以为下一步决策提供真实科学的依据，发挥档案的情报信息价值，提升信访稳定工作的成效，从根本上解决人民群众反映最真实、最迫切需要的问题。

1.3为相似信访稳定事件的处理提供借鉴

信访事件数量众多，牵涉广泛，情况复杂。信访稳定工作档案可以为有相似情况的信访稳定事件处理提供一定的经验和借鉴，如某一件信访问题涉及群众数量众多，但群众尚未抱团上访，相关职能部门根据零星线索，分析当前可能存在的稳定问题，主动出击，与当地党委、政府共同解决群众合理诉求，避免群众大规模聚集上访等不稳定事件。有利于不同人员在处理相似信访稳定事件的时候做出尽量统一的处理，最大程度上实现公平公正。如现实中征地拆迁问题，在同一地区，可能存在被拆迁群体工作难做，给予补偿相对宽松，对于工作易做群众政策相对收紧的不公平问题。

2.信访稳定工作中档案管理的注意事项

2.1做好档案的保护工作

首先是对于档案安全性和完整性的保护，即防水、防火、防潮、防鼠、防虫、防光、防霉变和防盗、防破坏。因笔者从事信访稳定工作，特强调对信访稳定工作档案的保护。

随着近年来对于档案利用程度的提高，档案中的信息保护问题也应逐渐受到重视。

2.1.1敏感档案保护。对于信访稳定工作档案中的敏感信息，应当着重注意保护，严禁外泄。所谓的敏感信息，是指包含有国家秘密、内部资料、商业秘密、个人隐私信息等的档案，信访稳定工作中的档案涉及最多的是个人隐私的保护，切忌将信访人员的任何信息透露给相关工作之外的任何人。对于这类档案的保护机制的建立，也是各级党委、政府目前较为关注的一个重要方面，而在档案管理工作中，对于这些内容更要充分保护，除注意知悉范围外，还应当专人专柜专室保存，以保护个人隐私和相关的信息安全。

2.1.2涉密档案注意知悉范围。对于涉密档案更应加强管理，定期清点，做到心中有数，涉密档案应当依照《档案法》的规定存放于规定的地方。另外，在进行档案的数字化处理时一定要格外谨慎，严格遵守保密制度。

2.1.3档案使用过程中的保护。某些档案根据工作需要明确使用范围，在使用之前应严格核实遵守档案的知悉使用范围，不得擅自扩大。并且不把档案拿到家中或公共场所查阅，不在未被加密的通信中涉及档案信息，杜绝一切信息泄露的隐患，做到万无一失，否则一失万无。

2.1.4做好档案使用的信息记录。在进行对档案中信息保护的同时，也要协调好档案保护与利用的关系，毕竟利用才是档案保存的根本目的。而在档案利用过程以及公文处理过程中，参与人员不断增多，并不利于信息的保护。

2.1.5档案泄露的处理。在涉密和敏感信息档案的管理使用过程中一旦发生泄露事件，应当按照层级立即上报，以便于紧急处理，将信息泄露带来的危险和后果降到最小。

2.2做好信访稳定工作档案的分类管理，为查阅使用提供便利

对于档案的分类，其总原则是要科学、客观、符合逻辑，能反映档案形成的特点和规律。目前，档案分类的标准众多，但在实体上却应简明。其余的应当是在数据库中建立完备的检索目录，以便于在需要時能够根据需要精准定位档案。同时，也要提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，为档案的充分利用提供基础。

对于信访稳定工作的档案可以将其分为五大类：一是常规文书类，如一些信访稳定工作中形成的常规性工作的文件;二是涉稳个体类，如建立根据信访人的年龄、信访年限、反映问题的类别、到何层级信访等情况划分为ABCD等类型，建立个人档案，进行分类管理;三是涉稳群体类，此类人群涉及数量众多，如全国性的涉教师群体、涉农业体系人员、涉银行单双解人员等，由各地信访稳定工作部门建立档案，对人员情况做到底数清、情况明;四是常规信访类，将其信访的相关信息保存，利于后期查考;五是非常规工作类，如上级主管部门经常会开展一些阶段性、突击性、专题性的工作，以化解大量信访问题，如当前全国正在开展的“清仓见底、治重化积”工作，进行单独归档。通过以上合理的档案分类，实现档案利用价值的最大化。

3.小结

虽然信访稳定档案管理工作内容繁多，任务艰巨，但这一工作却与社会的和谐稳定发展息息相关。成功、科学化的信访稳定档案管理能够给新时期的信访稳定工作提供科学的、有效的、可执行的经验，对于提供信访稳定工作本身的效能有着重大意义，对于全面建设中国特色社会主义社会更是意义重大。信访稳定档案保护等方面工作一旦出现问题也会带来不小的损失。因此，信访稳定档案管理人员必须慎之又慎，笔者提出的意见建议，也是对信访稳定档案管理人员的提醒。信访稳定档案管理，有着巨大的健全完善空间和可开发利用的领域，因此，信访稳定档案工作人员既肩负着保护的责任，也肩负着推动信访稳定工作发展的使命，对有效应对处置各类信访问题，确保社会大局稳定具有积极的作用和深远的意义。