浅析档案规范管理可行措施

肖亮

【摘要】随着我国城镇化进程不断加快及经济快速发展，各地人才政策的变化，我国各地区人才流动日趋频繁，人事档案信息的多样性、复杂性、变化性不断增强，给人事档案的规范化管理提出了严峻的挑战。作为对一项系统性要求高、特殊性强的工作，人事档案管理已经超越了传统的收集、保管、利用等职能，人才兴国战略的实施对于人事档案规范化管理机制建设提出了更高的要求。本文从人事档案管理规范化的必要性出发，探索加强人事档案规范化管理的有效对策。

【关键词】档案;规范管理;人事;可行措施

前言：近年来，随着我国人才兴国战略的深入实施，以及各层级、领域人才流动的日益频繁，我国人事档案管理改革的必要性日趋凸显。目前，我国人事档案管理还存在着机制落后、规范化程度、质量差等问题，随着社会经济发展及公众思想观念的变化，人事档案管理工作重要性更加突出。尤其是信息大爆炸的时代背景下，如何更好地保护、使用人事档案信息，成为社会广泛关注的课题。

一、人事档案规范化管理的必要性

人事档案的规范化管理必要性主要表现在以下几个方面。

一是对于公民个体而言，人事档案信息包含了其个人自身的成长、学习、教育、工作、奖惩、劳动信息，同时，也记录了其与社会发展之间的关系，人事档案信息能够较为客观地对个体进行分析、评价，通过规范化的管理，才能更加全面地、系统地展现人才特征，保护个体信息与隐私权。

二是对于社会发展而言，人才的档案信息不仅是考察、使用人才的重要参考，同时为国家制定相关政策、制度提供了必不可少的依据，通过人事档案规范化管理，才能保障相关信息的有效性、真实性，为社会人才的充分应用奠定坚实的基础。

二、人事档案管理规范化机制建设策略

1.建立健全规范化管理制度

目前，我国关于人事档案规范化管理的相关法律法规虽然陆续出台，但是存在重宏观规划轻细化指导，在规范化管理的具体操作性上较弱，为此，国家及各地应针对人事档案规范化管理的主体、职责、队伍、环境建设等，形成更加细致、全面的标准，通过标准化、规范化的制度，为人事档案的规范化管理提供充分依据。同时，人事档案管理部门，也应结合自身实际，建立更加全面、科学的管理制度，包括职责范围、人员配置、奖惩制度等，在人事档案的收集、保护、利用、信息化、数字化等各个环节完善相关制度，使各个层面都能有相应的制度依据，保障规范化管理机制有序运行。

2.充分利用现代化信息技术

一是结合当前移动互联网的迅猛发展，建立更加高效的移动服务平台，包括移动阅读、推送、检索、导航、应用等服务，使用户能够突破时空地界限，及時地检索应获得相关的数字人事档案资源，同时，建立与个体、单位用户的联系，形成更加精准、智能化的推送服务，增强用户与人事档案信息资源的黏性，进而为用户认识并利用相关人事档案提供便捷的通道。

二是利用大数据及时将公共的人事档案信息资源与公共服务与发展形成更加紧密的联系，充分挖掘公共人事档案信息资源的价值，人事档案管理部门在提升相关数据信息的开放度的同时，也应该针对人事档案信息资源的类型，为政府制定相关政策、构建公共服务体系提供更加全面、准确的数据支持。如在建设公共服务设施时，可引入相关的历史数据及公共调查结果，建立相关模型，为政府公共服务设施选址、模式构建以及服务效果评价等提供依据，确保公共资源能够得到最大程度的应用。

三是充分利用“互联网 + 人事档案”的创新模式，为用户提供更具个性化的人事档案信息服务。人事档案管理部门应结合自身的馆藏实际，明确自身服务对象的特点及需求，并提供层次化、个性化的检索及应用服务，包括人事档案的类型、展现方式、推送内容、引导策略等，使不同需求的用户能够在最短的时间里找到自己需要的人事档案信息，“互联网+人事档案”促进了“以用户为中心”的服务理念的形成，通过个性化的服务，使人事档案信息资源类型更加细化、专业，在推动人事档案信息高效传输的同时，也能够进一步优化用户体验。

3.加强人事档案管理资源整合

一方面，人事档案管理部门应在遵循工作准则、纪律的基础上，加强相关的人事档案组织之间的联系，促进人事档案信息的共享。我国目前的人事档案管理采取分级制，但是由于不同地区的人事档案管理差异较大，公众在检索自身人事档案时，可能存在查阅受阻的问题，为此，“互联网 + 人事档案”环境下，人事档案管理部门可以利用互联网，增强不同地区、人事档案管理部门之间的联系，促进异地、馆际之间人事档案资源的共享，进而为公众提供更加高效、全面的人事档案查阅及利用服务。

另一方面，现代社会不同类型、形式的人事档案信息层出不穷，仅仅凭借人事档案管理部门自身的力量，不可能完成人事档案信息资源建设。在此情形下，人事档案管理部门可以充分引入互联网思维及运作模式，主动引入社会的人事档案信息资源，如与行管的行政部门合作，或者增强与公众的联系，使人事档案管理部门更加积极地引入社会中更多的人事档案资源力量，拓宽自身的信息资源整合渠道，不断充实自身的信息资源库 ， 在此基础上，进一步创新人事档案管理服务运作模式，包括加强与不同部门之间的合作、推进个性化服务、增强移动服务等。

三、结语

综上所述，人事档案规范化管理是现代社会实现人才发展需求、推动人才兴国战略实施的重要基础，目前，我国人事档案管理还存在着过于随意、制度建设落后等问题，严重影响了人事档案信息的充分利用。本文认为，国家及相关部门应尽快完善相关制度，使人事档案规范化管理有法可依，同时人事档案管理部门应充分利用互联网信息技术，加大对硬软件的投入，强化认识档案信息的利用价值。

参考文献：

[1]任春霞.大数据时代人事档案规范化建设研究[J].兰台内外，2021（17）：1-3.

[2]骆小砚.新时代事业单位人事档案规范化管理建设[J].行政事业资产与财务，2021（06）：115-116.