优化计量信息管理系统的功能设置①

庄淳轶

摘要：近年来，随着国家经济转型升级以及质量提升的战略部署，企业不断追求高质量发展，产品质量在企业竞争中的作用非常突出，计量业务需求呈现出不断多样化、专业化的趋势，检定机构的业务量逐年递增，为降低客户的时间成本，减少业务人员的工作量，提高检定人员工作效率，为客户提供更好的服务体验，必须合理优化系统的功能设置。

关键词：计量;效率;设置;管理

计量检定业务是一项细致而复杂的工作，是法定计量检定机构计量管理的重要组成部分，直接体现了计量检定机构的业务能力和服务水平。近年来，随着国家经济转型升级以及质量提升的战略部署，企业不断追求高质量发展，产品质量在企业竞争中的作用非常突出，这样的背景下，计量业务需求呈现出不断多样化、专业化的趋势，检定机构的业务量逐年递增，就笔者所在中部省份的地级城市漯河市来说，2018年，漯河市检测中心共检定各类计量器具6万余台件，出具各类检定、校准、检测证书28500份，庞大的工作量对管理规范化提出了更高的要求，为降低客户的时间成本，减少业务人员的工作量，提高检定人员工作效率，为客户提供更好的服务体验，必须合理优化系统的功能设置，现从三个主要方面介绍下计量信息管理系统的优化方法。

一、业务接待管理方面

业务接待处于整个计量检定工作流程的起点，良好的开端是成功的一半，同样，规范高效的样品接收流转给整个检定工作的顺利完成奠定了基础，业务收发部门接到客户送检的样品后，要根据客户提供的样品信息录入系统，分配检测部门、打印流转卡、样品标识和正式的委托单，还要核对样品信息是否有误，粘贴样品标识，程序繁琐又缺一不可，在人员紧缺的基层计量检定机构，势必会占用过多时间，造成效率低下，客户满意度不高的情况发生，这里重点分析下耗时较长的信息录入环节，如果根据情况适当简化录入程序，减少不必要的输入信息，就会大大提高接待效率，可以根据信息的重要程度和证书的格式要求，设置录入信息菜单为不同的颜色，把“委托单位”、“器具名称”、“证书类型”“委托人电话”等必填选项设置为红色菜单，不输入或输入有误无法进行下一步操作，样品接收人员一定要认真仔细核对，确保录入信息准确无误。把“规格型号”、“出厂编号”、“准确度等级”“附件”等选项设置为黄色菜单，作为一般状态下的必填项，如果遇到大批量的样品送检，时间比较紧张或排隊等待的客户较多，可以在征求承检科室的意见后，适当减少或灵活把握此类信息的输入，由检定科室在检定过程中详细记录。剩下的信息不设置颜色，诸如“受理日期”、“完成时限”、“检定科室”、“邮编”等信息，可以设置为自动生成或者默认，也可以根据客户要求自由选择，使用这种根据信息的重要程度设置不同颜色菜单的方法，极大的提高了样品受理环节的效率，为整个检定工作腾出更多时间。

二、检定工作管理方面

样品检定完毕，检定人员开始编辑检定证书，因为检定原始记录的信息更全面，证书内容来源于原始记录，检定员怎么才能快速准确地编辑证书并提交审核就与系统的设置有很大关系了。由于绝大部分信息已经在样品接收时录入了系统，检定员只需要输入“检定类型”、“检定依据”、“有效期至”、“检定所用标准器”等信息，如果每次检定都要逐项输入，势必会带来较大的工作量，由于此类信息内容短时期内不会变化，截止有效期也可以根据有效期长短自动显示，此时可以设置一个“授权器具名称”选项，提前在这个选项里设置好以上信息内容，编辑过程中，检定员只需要选中对应的“授权器具名称”，以上的信息就会自动显示在输入栏，这样就缩短了信息输入时间，提高了证书编辑效率，值得注意的是，如果标准器或者规程有变更，一定要及时更新对应信息，防止出现批量证书错误。

三、模板和权限管理方面设置

“证书模板设置”，证书模板决定了证书内容页的内容和格式，最能体现证书格式内容的规范程度。通过参观其他计量检定机构的信息管理系统，发现有些地方的信息管理系统用的是系统自带的编辑软件，软件的操作界面和主流的办公软件差别较大，功能菜单设置过于简单。对于检定项目较少、证书内容格式不复杂的检定机构，这样的设置完全可以满足工作要求，而且，在熟练掌握操作界面后，由于是自带系统，模板内容的编辑还会更稳定流畅，但在业务量较大、项目较多的检定机构，这样系统设置的弊端就很明显了，因为在模板内容里需要插入不同类型的表格、特殊符号、公式等，系统自带的编辑功能往往无法满足需要，只有使用办公软件来辅助输入，首先在MicrosoftOffice或者wps文档里编辑好内容，然后复制到系统模板设置里，再做一些细节方面的调整即可，这里建议在信息管理系统里加入一些常用办公软件的兼容包，实现系统编辑页面和办公软件的完全兼容。系统设置功能可以细分为“权限管理”、“用户管理”和“密码修改”3个模块。比较关键的是“权限管理”的功能设置，机构可以根据人员的管理职责和权限设置相应角色，包括但不限于机构负责人、系统管理员、质量负责人、技术负责人、检定员、证书签发人、计量标准负责人、设备管理员、监督员、内审员、资料管理员等角色。系统管理员根据机构管理体系的运行情况，为各角色分配相应的权限。

四、结语

综上所述，计量信息管理系统在整个计量检定过程中起着举足轻重的作用，决定了计量检定机构的工作效率和质量，而系统功能的合理设置为检定工作的准确高效开展提供了必备条件。现实中，各地计量检定机构还有很多不同的设置方法，希望本文能引起更多专家学者对计量业务管理系统的研究和关注。

参考文献：

[1]蔺昕，麻勇.轨道衡分站计量业务信息化管理系统设计[J].铁道技术监督，47（9）.

[2]李娜，胡敏，周熹丽，吴德林.计量自助业务平台设计[J].轻工标准与质量，2019，（03）：70-71.