文书档案管理信息的电子化应用

范玉兰

摘要：随着信息技术的发展和不断进步，自动化办公在各级单位和社会组织中逐渐普及应用。信息化时代，数据的存储，处理，传递和利用都通过计算机和网络完成。档案是对各类信息和活动的重要记录，近年来，随着档案信息化的进一步应用，档案的收集和管理都需要利用信息技术来高效的完成。该文通过对文书档案管理信息电子化应用的意义进行分析，研究了应用中存在的主要问题，探讨了一些解决对策，希望能够提高文书档案管理的工作效率，为档案管理工作贡献一份力量。

关键词：文书档案;管理;信息电子化;应用

文书档案管理是档案管理中的重要环节，随着科技信息的发展，文书档案管理也迈入了信息电子化进程。信息电子化给文书档案管理带来了突破和创新，使文书档案管理更便捷，更高效，更准确，节省了人力物力和时间。文书档案管理信息电子化进程中也存在一些问题，例如档案信息的真实性，安全性，以及对档案管理人员提出了更高的要求。下文对电子化档案的优点和问题进行了分析，总结了一些改进的措施，希望能够使文书档案信息电子化管理得到更好的发展，也希望能够更好的推动文书档案管理信息电子化进程。

1.文书档案管理信息的电子化应用的意义

文书档案是客观记录单位历程，决策，研究成果等的文件。文书档案的管理工作非常重要。传统文书档案管理中存在诸多弊端，记录和整理工作较为繁琐，查询也相对不方便，纸质档案也相对不安全。随着信息化的深入发展，电子化在文书档案管理中的应用大大的提高了文书档案管理的效率，满足了档案管理工作的发展需求。

1.1存储便捷，易于保管

档案电子化之后可以使用光盘，网盘，硬盘等保存，保存载体多样化。相对于传统纸质档案，更环保，纸质档案容易受环境影响，例如潮湿环境会是纸质档案受潮，字迹变模糊，影响档案的使用。其次传统档案可能会由于认为原因缺失或者出现其他问题。档案信息电子化克服了这些问题，让档案的存储变得更加便捷安全。

1.2检索快速，节省时间

文书档案电子化管理之后，给查阅检索档案带来了便捷，通过计算机就可以处理各种档案信息数据，节省了检索时间，使我们在调取档案信息时能够更快，更准确。文书档案电子化提升了行政工作的效率，优化了档案管理工作。

1.3传输和共享方便

文书档案信息电子化应用之后突破了时间和地域的限制，文书档案信息在网络资料库中可以随时随地的传输和共享。要调取档案时，可以任何时间任何地方都可以进行操作。信息电子化提升了传输的安全性和便利性。

2.电子化文书档案管理中存在的问题

文书档案信息电子化给我们带来了很多便利，但是由于电子设备，网络安全等问题也有很多需要注意的地方。

2.1真实性

相对于传统的纸质档案，电子化档案信息具有可读写性，管理人员可以修改和读写，传统的纸质档案如果涂改或修改都会留下明显的痕迹，而电子化档案一版很难看出修改的痕迹，因此文书档案电子化的真实性会遭到质疑。其次，传统纸质档案中书写字迹，签名和盖章等信息都可以进行辨认真伪，而电子化档案的字体都是电子化的，不具备字迹特点，无法辨认信息真伪。

2.2安全性

文书档案信息电子化管理主要是通过计算机和网络完成，而木马病毒和黑客在互联网中非常多，也成为威胁档案电子化的主要问题。电子化档案在传输和存储过程中会收到一定的威胁，导致档案信息的泄露或者信息被篡改删除，甚至是整个信息系统瘫痪，这些都严重威胁了信息电子化档案的安全性。

2.3对档案管理人员要求更高

电子化文书档案要求档案管理人员需要很高的业务素质，要求档案管理人员不仅要熟悉纸质文书档案的管理，还有掌握计算机的使用，信息系统的运用。因此档案管理人员需要不断的学习新理念，新技术，更好的适应文书档案管理的信息电子化应用。

3.提升文书档案信息电子化应用的措施

3.1加强文书档案的审核，构建完善的管理机制

对于电子化文书档案应该加强审核，仔细辨别文书档案信息的真实性，对错误的或者不真实的信息要求及时的更正，并重新上传。其次，构建完善的管理系统，明确分工和职责，在信息系统中明确划分权限，限制信息修改的权限，保证档案信息的真实性。

3.2提升网络安全，建立安全系统

文书档案系统中可以设立隔离带，划分传播区域，防止文书档案信息受到外网威胁。设置使用权限，保证档案信息安全。其次，使用先进的安全系统，设置防火墙和杀毒软件等措施，防止病毒和黑客的破坏。设置拦截和过滤，对不安全的网络信息及时拦截。

3.3加强档案管理人员的学习

企业需要加强对档案管理人员的培训，定期培训计算机以及信息系统的使用与操作。提高档案管理人员的在综合素质。同时还有提升档案管理人员的保密意识和安全意识，提升档案管理人员的管理意识。实现档案管理电子化对档案管理人员提出了更高要求，管理人员需要掌握先进的技术水平，还要有较高的知识水平。

4.结语

随着信息化时代的发展，信息技术，网络技术不断更新，实现文书档案信息电子化管理是信息时代的必然趋势，文书档案管理的电子化应用可以明显提高档案管理工作的效率，对档案管理工作具有重大意义。电子档案不同于传统的纸质档案，它具备很多新的特性，管理方法也需要不断的完善和更新。因此，我们应该顺应时代的发展要求，对文书档案管理工作进行不断的发展和创新，加快推动文书档案管理的电子化进程。

参考文献：

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