基于信息化视角的会计档案管理研究

龙梅

摘要：企业财务是企业进行自我发展的基础，为此会计档案管理研究成为企业最为关注的话题。信息化时代的到来，为企业会计档案管理提供了良好的发展机遇，企业能够通过充分运用信息技术实现会计档案管理的现代化建设。本文从信息化条件下的会计档案管理研究人手，对当前企业会计档案管理形势进行了分析，并指出了会计档案信息化过程中的缺陷，最终提出了相应的有效对策以供参考。

关键词：信息化;会计档案管理;形势分析;缺陷;对策

引言

会计档案管理是企业档案管理工作的重要组成部分，其中记载着企业财务发展的历程、财务发展的情况、财务报表、资金流转情况等内容。这些资料都属于企业内部的机密性材料，能够为企业的信息决策提供过依据，对企业未来良好的发展具有重要的意义。为此，企业必须将会计档案管理作为企业管理的重点工作，充分利用信息化的特点，实现会计档案管理的现代化建设。

1.当前会计档案管理形势分析

社会信息化条件下，为会计档案管理带来了一些新形势和新变化，主要表现在以下三个方面：

第一，与电子档案及电子安全相关法律法规的出台为应用电子会计档案提供了基础。近些年来，国家颁布的有关信息与网络技术的相关法律法规相继出台使得电子档案管理在法律上也得到了相应的肯定。如，2012年8月出台的《电子档案移交与接收办法》，对电子档案移交与接收工作进行了规范，并且明确了电子档案载体的标注内容和存储结构。类似上述这类法律文件的出台，为电子会计档案管理提供了法律保障，使电子会计档案管理具有可实施性[1]。

第二，电子商务、网络银行等的发展使得原始凭证以电子数据的形式存在。原始凭证是会计档案管理的重要组成部分，也是经济业务发生或完成的证明，并且传统的原始证明均已书面和纸质的形式存在。然而，随着电子商务和网上银行的发展，原始凭证开始以电子数据的形式存在，越来越多的经济业务证明不再以纸质的形式产生，原始凭证形态的变化定会使得会计档案管理的形式发生相应的变化。

第三，会计档案的信息源作用将会逐渐受到人们的重视。会计管理信息化的主要目标就是实现会计职能由传统财务会计向现代管理会计理念转变。在这一转变过程中，传统的财务会计系统加工处理形成的财务固化信息已经难以满足企业内部管理者的信息需求，因此会计人员将会更加注重档案信息源的作用，并且通过各种数据处理工具来满足企业科学的管理对经济信息的需求。

2.当前会计档案信息化中存在的缺陷

2.1宏观管理存在缺陷

现存的有关会计档案管理的法律规范体系主要1984年颁布的《会计档案管理办法》，该办法在1998年获得第一次修订，在2011年7月又再次提出修改意见。尽管修改意见已经提出，然而最终的定稿仍未正式确定和发文，并且在修改的内容上也是部分的修订与补充，并未发生实质性的改变，对电子档案管理的具体内容以及形成过程规范也没有涉及，使得会计档案管理信息化的宏观管理存在明显的缺陷[2]。

2.2电子档案管理未得到重视

在我国，会计管理工作主要由各级的财政管理部门负责，与此同时行业部门对其所属单位的会计工作肩负着指导、管理和监督的责任。然而，在实际工作中，由于受到人力、物力和财力的限制，各级财会部门的管理人员并没有对单位具体的会计工作实施有效的管理，行业主管部门在会计管理中发挥的作用也逐渐衰弱，管理机制落实不够到位，电子档案管理处于一种无人问津的状态，严重缺乏重视。

2.3会计软件存在问题

傳统的会计档案管理，在会计电算化阶段需要从纸质的凭证中选取部分的信息手工输入到电算化系统之中，通过部分软件的扫描能够将纸质转化为电子图片存放于系统的数据库中，这一做法比较适合纸质原始凭证。但是，随着电子发票等的出现，许多大量的原始凭证开始以电子数据的形式存在，而现有的软件不能直接对电子数据源进行转换，从而导致会计信息与原始业务数据源之前的联系被割断。

3.完善会计档案信息化的有效对策

3.1对相关法律法规进行完善

信息化背景下，会讨档案最大的变化就是反应经济业务的原始凭证以及反应会计业务处理过程的记账凭证、报表等的电子数据化，这就对会计档案管理相关的法律法规提出了更高的要求[3]。会计档案管理相关的法律法规不能仅停留于对原始法规的修改和补充上，而应该进行不断地创新与突破，依据电子数据化所带来的变化，并结合现有的《档案法》、《会计法》等内容，对电子档案管理的法律法规的概念、内容、传递和保管等进行不断的补充和完善。

3.2重视宏观管理

依据目前我国会计档案管理信息化的现状，单位会计档案管理工作的质量和成效不佳，这主要与部门宏观管理的不善和缺失有关部分省份已经初步建立起了会计人员工作考核机制，并且通过税务部门的信息反馈对会计人员的工作水平和工作表现等进行考核与评分。虽说这一做法在某种程度上有利于税务部门征税工作的顺利进行和开展，但是其在目的和程序上依旧比较片面。因此，要全面加强单位会计档案管理的工作，首先还是要加强会计档案工作的宏观管理，将管理的主体由会计人员转向企业，并依据会计法的相关规定来规范会计档案管理工作的各项内容。同时，会计管理部门应该将会计档案管理的各项条例纳入企业会计基础工作的内容之中，并结合各方信息对企业会计工作进行年度考察，并且将这种考察与单位的税收检查与优惠以及信用评级等进行相互的关联，在此基础之上来不断完善单位会计人员的考核机制，以此来实现对企业单位会计档案管理工作的宏观管理。

3.3对平台建设给予重视并加强标准化建设

加强会计档案信息化管理平台的标准化建设，主要从两个方面人手：其一，要重视原始凭证标准化和交换平台的建设，不断提高会计软件对电子原始凭证的处理能力。在会计电算化时代，账务系统的唯一人口就是记账凭证，各业务系统的外部数据主要依靠手工输入。而在会计信息化时代，电子数据逐渐增多，需要通过标准接口完成原始凭证的导入。而要实现这一过程，就必须建立电子原始凭证的元数据标准，形成电子原始凭证数据交换平台，从而为会计软件自动处理原始凭证打下坚实的基础。其二，要重视会计档案归档的标准化建设。信息化条件下，会计档案归档的保管可以采用纸质形式，但这种形式不利于数据的二次利用，为了能够有提高数据的二次利用，可以采用电子文件的形式，通过运用XBRL技术实现平台与软件的无关性，从而不断完善电子档案的生成和归档工作。

4.结语

信息化时代的到来为企业的会计档案管理带来了机遇，通过计算机技术与互联网平台实现电子档案资料的管理，大大提高了档案管理的质量和效率。当然，在会计档案信息化管理的过程中也存在着一定的缺陷，需要通过各项措施的实施加以有效解决。

参考文献

[1]刘锦萍，王雪.浅谈信息化环境下中小企业会计档案管理问题[J].中国管理信息化，2014（i7）

[2]汤志星.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新[J].办公室业务，2013（05）.

[3]李业巍.网络信息化环境下会计档案管理[J].办公自动化，2015（04）.