做好中学档案管理工作的几点看法

徐丹青

摘 要：学校是一个教书育人的地方，它为国家提供了大量的人才，其具有相当严密的组织结构和制度，而管理制度就是其中之一。在学校管理工作中，档案管理发挥着巨大的作用，它能判断一个學校的管理水平是否达到标准，充分折射出学校处于不同阶段的工作情况。因此，作为一名档案管理人员需要正确认识到档案管理工作的重要性，还必须要给予其高度的重视，针对当前中学档案管理工作中存在的问题去进行改革创新以保障其正常运行。

关键词：中学;档案管理，问题及策略

中学是促进学生各方面发展的基础阶段，同样也是开展教育工作的一个重要阶段。在学校的整体运行中，档案管理工作通过对学校不同阶段的事物进行分析、记录以及保存，成为了整个学校成立、发展和变迁的见证者。档案管理是对真实事物的记录，是学校不可缺少的信息资源。它对于各个部门都很重要，对学校今后教育事业的发展、教育质量的提高都有重大意义。所以如何最大限度地发挥中学档案管理工作的有效性是值得我们探讨。

一、当前中学档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理队伍整体素质有待提高

由于受各种因素制约，大部分中学的档案管理人员都是兼职的，从未接触过相关专业学习和实践培训。学校档案管理工作经常采取有经验者带无经验者的形式。刚开始接手的新手经常是一边学习一边工作，所以不可避免地造成了档案管理人员专业知识欠缺，工作效率低下。相应的，档案管理人员们大部分没有具备较高程度的综合素质，例如学历、知识体系等没有达标。

（二）学校重视程度不够

因为家长在选择学校时，最重要的是考察学校的教学资源、师资力量等。所以，目前中学领导为扩展生源和提高学生升学率往往会将工作的侧重点放在教学和学生成绩上，从而对学校的档案管理有所忽视，难以认识到其重要性。因此，学校就不会对中学档案管理工作投入足够的资金和人力，档案保管也马虎处理，进而在一定程度上影响了档案的保存和利用。

（三）档案利用率低

如今已是二十一世纪，一个网络主导的时代，但是部分中学存放于档案室里的资料还是老式的纸质版，并没有最大限度利用计算机的便捷，因此导致学校档案管理工作水平低下。有些中学虽然实现了档案电子化，但不得不说其仍然存在着许多问题，做不到电子档案资料实行学校内部联网，所以就不能突破目前的局限以实现真正的数字化管理。此外，因为纸质档案容易破损、丢失等，老师们就会更加忽略对档案资源的利用。

二、做好中学档案管理工作的相关看法

（一）树立起正确的档案观

只有当人们树立起正确的观念，才能不断创新工作思路，改进工作方法，提升工作能力。那何为正确的档案观呢？具体而言就是指档案人员要对档案事物有一个正确的看法，它要求我们每一名档案管理人员都要以科学、严谨、负责的姿态去完成档案工作。在实际的档案管理过程中，有部分的档案管理人员缺乏正确的档案观从而导致中学档案管理工作做不到位。所以，校领导们应当加强对档案管理人员的培训，提升其工作素质，促使其形成正确的档案观。与此同时，还应该让我们众多档案管理人员明白档案管理不是单纯的管理，而是要以学校的发展为起始点，努力帮助学校实现求生存、谋发展的总体目标。

（二）做好宣传引起学校领导的重视

认知反作用于实践，对实践具有指导作用，一个科学的认知能够推动实践甚至取得成功。所以，档案管理人员必须通过一定的途径去进行宣传和普及。我们可以发放档案管理手册、开展档案专题讲座等，在广大教师群体之间进行宣传，让教师了解学校档案管理的作用以及如何应用学校档案。另外，作为学校档案管理部门里的一份子还应当积极参与到学校的各类活动当中去。这样我们不仅能对不同资料进行收集归档，还能查漏补缺，敏锐地察觉到还有哪些档案是有保存价值却漏收集的。同时，在活动过程中还能扩大全校教师对档案管理工作的认知范围，从而促进档案室工作有所进步，跟上学校发展的整体步伐。相信经过这些努力一定能引起领导们的关注，提升领导们对档案管理的重视程度。

（三）建立健全档案管理制度

众所周知，管理制度的建设在中学里是有着重要作用的，其是一个学校落实各项工作的基本保障。它约束以及规范着档案管理的负责人员和相关师生，所以只有建立一个完整的档案管理制度才能有效地将存放于室内的档案信息资源利用起来。学校若是想要建立健全档案管理制度应从以下两方面着手：一方面，学校应当重视档案管理工作的具体实施，把责任具体落实到每一个档案管理人员。另一方面，校领导们还可以制定严格的考核制度，要求档案管理人员都要考取市档案局组织考核的上岗证，做到持证上岗，并要求每年都要参加几次市档案局组织的档案管理讲座培训。通过一系列的措施，推动我们档案管理人员做到范围性归档、标准性立卷同规范性借阅，从而在不同层次、各个细节上保障档案管理工作的顺利开展。

（四）大力推进档案管理工作的现代化建设

在新时代的驱动下，构建一个科学、信息化的档案管理工作机制已是大势所趋。因此在实际工作中，为了能最大限度地发挥出档案管理信息化的快捷检索、便于管理、利于整合等优势，档案管理人员必须学会克服档案管理信息化带来的各种问题，诸如思想僵化还未转变、缺乏计算机方面的知识和技能等。所以这就不得不需要学校完善硬件设备，给其划分充足的资金去采购所需的各种仪器，还要提高档案管理人员信息化的建设和管理水平。只有采取相应的措施将之有效解决才能保障档案完成一体化管理，避免各个部门之间材料衔接不到位的状况出现。

综上所述，中学档案管理工作是学校开展其它工作的基础，也是学校制定其它规章制度的根据，能为他人提供真实、有效的资料，对整个校园的运作有着重要作用。所以，我们必须要建立一个高效的中学档案管理部门，努力完成好我们所负责的档案管理工作。

参考文献

[1] 王原平.论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径[J].报刊荟萃.2018（05）

[2]黎莹.信息化背景下中学档案管理的发展路径研究[J].办公室业务.2018（03）