如何激发国企兼职档案员工作积极性

石磬

摘要：兼职档案员在国企档案管理工作中发挥着重要作用，如何激发兼职档案员的工作积极性，既是档案部门必须面对的现实问题，又涉及人们各類需求的深层次因素。本文从企业档案管理的实际情况出发，以需求层次理论为分析工具，研究兼职档案员工作积极性与需求之间的关系，为企业通过有效调动兼职档案员热情推动档案事业发展提供些许思路。

关键词：档案管理;兼职档案员;激励;工作积极性

一、兼职档案员的重要作用

在国有企业中，由于各方面工作的复杂性与多样性，很多企业无法具备充足的专职档案人员从事档案管理的各项工作。在档案工作任务艰巨与人力资源不充分的现实矛盾之下，兼职档案员应运而生，他们负责企业各部门档案的收集、整理、打印、填写移交目录等基础性工作，并按照档案部门的相关要求，将各部门档案移交给档案部门。

兼职档案员是企业档案管理工作在企业各部门得以实现的重要人力保障，在企业档案管理的整体工作中发挥着重要作用。如果没有兼职档案员，企业的档案将无法顺利移交给档案部门，企业的各项档案管理工作将难以开展。

由于兼职档案员并非正式岗位，档案的收集整理等工作量又特别艰巨，因此，兼职档案员的工作积极性、主观能动性容易受到影响，而这又直接决定了企业档案管理工作的成败与质量。企业不可避免的要面对与解决提高兼职档案员工作积极性的课题。

二、需求层次理论与兼职档案员激励

激励是人类活动的一种心理状态，一切内心要争取的条件，如希望、需要、欲求、动力等都构成对人的激励。美国著名社会心理学家马斯洛认为，人类的需求如阶梯一样从低到高按层次分为五种，分别是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求（见图）。

需求层次理论与激励方式对应图

要想提升企业兼职档案员的工作积极性，就要从反映人类本性的需求层次理论出发，结合企业档案工作的实际情况，在各项档案工作的各个环节，不断对兼职档案员施以物质奖励、工作环境、培训提升、精神鼓励、职业发展等各种形式的激励。

三、运用各要素激发兼职档案员工作积极性

生理需求、安全需求和社交需求，更多的在于防止兼职档案员对档案工作失去兴趣，对在其本职工作之外所承担的繁重档案工作产生抵触情绪。例如：付出与回报的失衡、没有时间和精力做档案工作、档案工作的复杂性与难度。

尊重需求和自我实现需求，更多的能够激励员工的工作热情。例如：在企业和部门中的价值、在企业中的认可与赏识、工作能力的提升、工作的成就感、职业发展。

激发兼职档案员工作积极性可以与从需求层次理论的五个层次着手分析与实现。

（一）第一层次：生理需求与物质激励

人们通过劳动获得经济报酬，从而解决最初级的生理需求。兼职档案员与企业所有员工一样，通过自身劳动获得薪酬。如果能为兼职档案员在薪酬体系（主要包括工资、奖金、福利、奖励）之外，设定一定的物质奖励，将对激发兼职档案员的工作积极性至关重要。

（二）第二层次：安全需求与工作稳定

考核制度不仅是薪酬体系的制定基础，而且是员工判断自己工作内容的重要标准。作为企业档案部门，应积极制定兼职档案人员的相关管理制度，将档案工作列入各部门负责人及兼职档案员的考核评价范围之内，用制度强化企业档案管理。

同时，企业档案部门还需要为各部门兼职档案员积极争取各部门负责人对于档案工作量与兼职档案员本职工作的合理融合，让他们有时间和精力去完成各项档案工作。例如，档案的年度归档工作，需要兼职档案员精心组织部门内各位文件形成人的归档工作，并完成对照接收、逐条审核、返回修改、汇总编号、填写目录、电子版文件整合、按要求移交办公室等一系列归档工作，使归档文件减少误差、保证质量，这些工作可否顺利完成，与兼职档案员其他工作安排具有此消彼长的直接关联。

（三）第三层次：社交需求与培训提升

社会在不断进步，企业与员工的关系不再是简单的劳动力买卖关系。面对档案工作的专业性、复杂性与高难度，企业档案部门应当加强档案培训的人性化管理，使兼职档案员感受到企业对自身所兼职的档案工作的重视，通过培训拓宽员工的工作视野和社交范围，达到与系统内同行们在专业领域深度交流的目的，满足员工在专业业务领域的社交需求，从而提升他们对档案工作的积极性和热情。

和谐的人际关系对工作者尤为重要，档案部门与兼职档案员之间的人际氛围是否友好，也会直接影响到兼职档案员的工作情绪。加强档案部门与各部门兼职档案员关系的建设，可以增强兼职档案员对档案工作的认同感，增加档案事业的凝聚力。

（四）第四层次：尊重需求与精神激励

精神激励能够让兼职档案员获得企业和部门对自己的认同与尊重，鼓励兼职档案员充满激情地为档案工作奉献才智，因此，档案部门应在如何让兼职档案员在尊重需求方面获得满足而多加努力。

领导的表扬与认可、授予兼职档案员档案工作方面的各种荣誉、积极对评优颁奖进行宣传等工作，对于兼职档案员在受到尊重与认可方面具有积极作用。

（五）第五层次：自我实现需求与职业发展

自我实现是马斯洛需求层次理论中的最高层次，是人们在实现自身价值、发挥潜能方面的需求，获得职业发展的员工会更加热情的投入工作。兼职档案员为档案工作的额外付出，应当给予他们不仅仅是完成领导交办工作的肯定，更需要在职业发展方面赋予兼职档案员一片属于自己的事业天空。

帮助兼职档案员规划职业生涯，为优秀的兼职档案员设计向专职档案员转变资格、给予优秀的兼职档案员企业正式编制等合理多样的职业发展通道，让兼职档案员的职业生涯更加精彩。

进修也是企业帮助兼职档案员实现自我的重要途径。企业档案部门积极争取与协调，向兼职档案员提供外派培训与进修的机会，可以将兼职档案员的职业兴趣与工作内容进一步丰富化，对于提升兼职档案员的工作积极性具有重要意义。

研究兼职档案员工作积极性与需求之间的关系，通过多钟方式主动激励兼职档案员的工作积极性，不仅能够达成兼职档案员在档案工作方面的加倍努力，更能为企业的档案事业带来更快更好的发展。