对智慧档案馆构建的分析与探究

孙滨

摘要：本文的核心论点是智慧档案馆探究，通过对智慧档案馆的内涵与概念的解读，智慧档案馆构成要素及特征的介绍，探究智慧档案馆与实体档案及数字档案馆的关系，展望智慧档案馆的研究与发展方向，最后从理论层面，结合档案馆未来发展角度，提出智慧档案馆今后的研究方向，最后为档案研究工作的智能化发展提供新思路。

关键词：智慧档案馆;分析;探究

“智慧地球”概念的提出，使得城市与社会从数字时代向智慧时代迈进。2013年以来，我国首批193个智慧城市试点启动，标志着智慧城市建设工作的全面启动。此背景之下，档案富有人类智慧的支撑作用逐渐凸显，如何保存与管理智慧城市中形成的动态、全新、大量的数字档案，确保智慧城市发展与社会活动以数字档案形式被记载与保存，成为了档案研究发展的新方向。

一、智慧档案馆构成要素

（一）关键角色要素

智慧档案馆中的关键角色是“人员”。人员不但要熟悉档案研究与管理的基本原理，而且应懂得如何采取先进技术方法提高工作效率和工作水平，这是对档案工作者提出的较高要求。因此，作为智慧档案馆构成要素的关键角色，智慧档案馆的管理人员必须做到分工更细，职责更明，业务更专，更具创新能力，目标更明确。例如：专门从事应用系统开发的人员，应时刻关注信息技术前沿科技，关注发展的方向与发展需要，结合档案工作实际，研究如何将现代信息技术与档案工作紧密结合，专心研究档案工作的管理创新、服务创新，让档案馆变得更智能。

（二）核心内容要素

智慧档案馆核心内容是“档案”应该更具价值。不仅仅要将馆藏中的资源进行数字化加工、挖掘分析和提供利用以体现价值，还要将信息社会中正在形成的各类值得保存的信息资源进行收集、整理、使得能为社会和各行业利用。其馆藏资源将打破传统档案馆中档案信息资源与实体资源被各档案馆之间的边界与壁垒分割的状况，资源组织方式由零散方式转变为统一的、区域性的资源体系，区域内各个档案馆不再是资源孤岛，从而使各个环节协调作业，各类资源统一调配发挥其最大价值，达到最佳状态。

（三）基础设施要素

作为智慧档案馆的基础设施“馆舍”，应该更智能。不仅仅能将档案资源安全保存，更重要是能辅助档案管理人员有效管理与保护档案。通过智能樓宇技术对包括环境温度、湿度、安防监控、消防系统、灯光照明等实行自动控制与调节，对设备运行、保养、日常维护、实现智能化管理，为档案实体保存与研究，营造安全的生态环境。

（四）信息管理系统要素

管理系统的应用，应该更全面、有效，不仅仅能支持管理人员开展工作，而且能帮助管理决策人员及时了解档案管理业务的进展和问题，从而及时调整工作思路与管理方式，激发管理人员工作热情，提升档案管理人员管理水平。通过IT体系搭建档案馆的技术系统，实现档案管理由流程式管理到无缝连接的一体管理转变，达到对纸质与电子档案的完整生命周期的自动控制，通过自动感知档案状态，实现档案安全、档案销毁等自动控制与提醒，以及对档案知识产权的全面保护。

（五）服务体系要素

智能档案馆服务体系即“档案使用者”。档案使用者将可以更便捷、更受益、不仅仅能方便查找档案信息，而且能及时得到可能会用的档案信息。档案馆通过服务方式的改变、服务内容的丰富、服务工作的主动与服务模式多元化，为用户提供更主动、更深入、更精确细化的服务，全面提升服务质量，改变传统单项的串行服务模式为并发、多项、互动的服务新模式，为社会提供全面、专业、及时、精准的档案信息与服务。

（六）管理运营要素

智能档案馆的管理运营环境要素，即“档案业务活动”更精确化与人性化。新一代信息技术、网络技术应用，由于其赋予了物的智能化，智慧档案馆在数字档案馆基础上，其管理能效得到质的飞跃，实现了对于构成档案馆所有因素的智能化管理与控制，为档案工作者与社会提供更人性、灵活的服务，形成以档案资源为核心的，提供档案信息增值服务的智慧档案生态系统。

二、智慧档案馆建设存在问题

（一）组织层面

在组织层面，目前智慧档案馆的构建依然缺少来自国家、城市数字化发展的整体规划与安排，缺少数字资源档案的整合性服务，缺少城市层面档案管理组织构架与工作体系的全面部署。仅仅依附于个别实体档案馆而构建的智能档案馆系统，依然难以实现城市，甚至全国范围的档案资源系统化的整合、统筹管理、高效利用。

（二）理论层面

在理论层面，智慧档案馆的研究多局限于档案管理的模式、运营机制、资源整合的宏观构想、系统功能的中观要求。然而，智慧档案馆的构建需要在有创新技术的环境下应用的制度安排、业务模式和运营机制的一套完整的体系支撑，才能高起点、高标准地引领智慧档案馆发展，指导其工作实践和发展方向。

（三）实践层面

在实践层面，智慧档案馆建设依然缺少深入的，系统功能的实现、文件对象的控制、档案资源整合与组织管理的运营等等各个层面的完整的实施方案与操作规程。然而，当前指南性的功能要求与宏观描述，很难支撑智慧档案馆的实现。

三、解决问题的对策

（一）生态特征与理论研究

根据档案学理论构建与档案馆未来的发展方向来看，智慧档案馆的重点研究方向应从生态特征与基础理论方向入手。智慧档案馆基础理论是建设的具体统领与实施指南，要在理解智慧城市新生态环境特征及其对信息资源管理与信息消费整体要求的基础上，分析档案馆发展的趋势与生态特征，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态、工作体系，研究智慧档案馆的内涵、特征、要素、组织结构、职能分工、定位、作用等等理论，并在此基础之上进一步探索我国档案馆的结构优化与组织变革。

（二）技术系统的框架结构

智慧档案馆技术系统是其核心的要素，是档案资源安全与利用的平台工具。构建智慧档案馆技术系统的框架，应从制度、工作、资源、技术、服务、人员等几个方面研究智慧档案馆的基础体系结构及工作机制;从档案工作的全面控制性、档案制度的遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的多元性、工作人员技能的综合性、管理实现的技术支撑性等各个角度全面设计智慧档案馆的体系构造，以及几个维度间的相互关联和制约协作机制。

（三）构建的实施方法

智慧档案馆整体的构建实施方法是理论与系统得以落实的重要保障。要探索与研究智慧档案馆整体构建实施方法，从智慧人、智慧系统、智慧管理、智慧服务等等各个层面研究分析智慧档案馆对智慧城市的基础要求与资源依赖;从管理制度建设、电子档案汇聚、工作流程优化、工作人员能力提高、系统集成构架与IT服务管理等几方面研究智慧档案馆的实现原理与实施方法，结合智慧城市生态环境与档案资源管理的具体要求，提出能指导智慧档案馆建设和实施的解决方案，并结合实际环境中的智慧档案馆建设工程进行改进和验证。

四、结语

综述，智慧档案馆的研究是一个全面性、开拓性、动态性、持续性的课题，智慧档案馆研究的内容涉及方法、理论、业务、工程、系统构建等各个层面，因此，应在我国档案事业统筹规划发展和整体布局的基础上，将学术界、行业专家、信息技术领域、技术应用领域方面的研究人员与工程人员的积极性充分调动起来，这样才能逐渐实现智慧档案馆的建设，从而达到预期愿景。

参考文献：

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