基层人民法院档案信息化的建设与完善措施研究

陈恳 张俊

摘要：文章介绍基层人民法院中开展档案信息化建设的作用和意义，总结此信息化建设工作中存在的问题和难点，提出了加强此信息化建设的有效策略，以供参考。

关键词：基层人民法院;档案信息化建设;问题;策略

一、引言

基层人民法院在开展各类审判活动和自身内部的行政管理过程中形成的历史记录等内容就是基层法院档案内容，主要包括文书档案、诉讼档案、纪检档案、会计档案以及声像档案等。其可以作为基层人民法院开展审判业务、监督以及维护当事人合法权益的重要依据。对于目前内容丰富且数量急剧增加的法院档案来说，为了科学管理这些档案并发挥其应有作用，在目前的信息化社会下，就需要合理应用信息化技术开展法院档案的信息化建设工作，更好地帮助法院充分利用更加优质的档案资料，实现司法审判工作效率和质量的提升。

二、基层人民法院档案信息化建设的作用和意义

所谓的法院档案信息化建设，就是在档案管理工作中利用计算机和网络技术来构建档案管理系统和档案信息资源数据库，用于扫描和储存数字化的档案资料，并且通过此管理系统来加工与处理各种档案信息资源，实现此种电子档案信息的网络化共享和利用。通过上述信息化建设工作，首先可以节约档案储存空间。在此信息化建设中，可以充分利用扫描技术和存储技术，可以在硬盘中存储各种数字化的档案资料，并且可以利用网盘等云存储技术来整理和储存档案资料，解决目前急剧增加的档案数量与传统档案库房容量不足之间的矛盾问题。其次可以减少档案管理人员的工作量。通过数字化档案资源在数据库服务器中的存储，可以通过网上共享的方式来检索和查阅所需要的档案信息，便于对数字化档案资源进行复制、转移，提高了档案资料的查阅效率，并减轻了档案管理人员的工作压力，提升了档案管理工作效率。最后可以有效保护档案原件。将档案原件通过扫描之后在数据库中存储，在查阅时可以利用完备的管理系统和检索系统进行电子档案信息的利用，避免对档案原件进行翻阅或者对原件进行复印等，减少了对档案原件的破坏，有利于对档案原件进行有效保护。

三、基层人民法院档案信息化建设的问题和难点

（一）认识不全面和重视不足的问题

在基层人民法院中，通常将日常工作重点放在案件办理等业务工作方面，只是在业余时间才开展档案原件整理和电子档案审核归档等工作，没有形成主动归档的意识，影响了档案资料归档的及时性，不利于信息化建设工作的开展。此外，在基层人民法院中存在数量较多的年龄较大且工作时间较长的干警，其传统的工作模式已经根深蒂固，不熟悉也不习惯利用信息管理系统来查阅和整理档案资料，对档案信息化管理方式存在一定的接收难度。

（二）硬件基础设施薄弱的问题

此档案信息化建设工作需要一定的硬件基础设施作为基础支撑，比如需要使用专用服务器等存储设备，还需要构建数据机房以及网络信息安全硬件设备等，用于存储海量的档案资料并保证电子档案信息安全。在开展无纸化办公的过程中，还需要提供必要的数字化场所、使用专用扫描仪来录入纸质档案中的信息，通过专用计算机设备来统计、分析和处理各种数字化档案资料等。同时随着上述硬件基础设施的构建和使用，在法院中的数字化档案信息资源不断增多的同时，还要容量更大以及安全性更高的硬件设备。但是由于基层法院中对此工作的重视程度不足，所投入的财力和物力也不足，阻碍了其信息化建设的开展。

（三）软件系统功能方面的不足

在目前基层人民法院中逐渐开展信息化建设的过程中，也逐渐引进了专业的档案管理软件。但是由于档案管理软件在选择和开发时存在前期顶层设计不足的问题，容易导致上下级法院之间出现管理软件上数据鸿沟，还会出现所用管理软件的系统功能不配套的问题，造成了业务系统软件与档案管理软件之间不兼容而导致无法有效衔接，也会由于增量电子文件在线归档时的技术壁垒而阻碍了信息化建设。此外，由于此类档案中的电子诉讼档案由多个业务系统产生，需要通过统一的管理软件对来自不同业务系统或办公管理系统的电子数据进行统一加工处理，但是这又增加了档案信息化工作量，容易在此过程中由于人为误差而影响档案信息的准确性问题。

四、加强基层人民法院档案信息化建设的策略

（一）提高档案信息化建设意识

在目前的信息化和大数据背景下，为了建设现代化法院，需要意识到开展法院档案信息化建设在其中的重要性，结合此背景下的信息化建设要求，转变法院领导和档案管理人员的传统观念，做好开展档案信息化建设工作的宣传工作，让所有工作人员意识到开展信息化建设工作的重要性。此外，在法院的整体信息化建设中，要将档案管理信息化建设工作纳入其中，并在年度工作计划中明确指出，基于工作计划要求来制定档案信息化管理制度，加强对此信息化建设过程的监督与管理，解决其中的问题，推动法院档案管理模式的积极转变。

（二）加大资金投入

在正确认识档案管理信息化建设重要作用的基础上，需要法院投入足够的经费用于档案信息化建设工作。一是保证有充足的资金采购开展信息化建设所需要的先进硬件设备，比如：档案数据存储设备、档案数字化加工设备、档案机房安防设备、网络信息安全巡检设备和档案数据备份设备等。而且还要投入足够的资金要结果与引进先进的网络安全巡检技术、电子数据灾难备份技术、信息审计技术、物理网闸隔离技术等技术，为法院档案信息化建设工作提供强有力的设施设备基础和信息安全技术保障。同时为了保证档案信息的安全，还要应用专业的数据备份设备做好异质备份、异源备份和异地备份等工作，防止由于不可抗力以及人为因素等对档案信息造成破坏。

（三）开发和完善档案管理软件系统

对基层人民法院的基本情况和工作实际情况进行调研并开展顶层设计，对其电子档案的形成、保管和利用规律、特点等进行深入分析，结合国家相关的电子文件管理方法来制定相关规范和标准。基于上述标准要求在开发管理软件时，要保证档案管理系统和不同业务系统之间的有效衔接，打破相互之间的技術壁垒。还要重点完善软件系统中的数据整合、处理、检索、导航以及借阅权限管理等功能。如果由外包单位开展上述信息化建设，需要重点监督和检查数字化扫描的质量，保证电子档案数据的准确性。此外，还要通过法院档案信息利用统一平台的构建，便于全省法官对各个法院的电子案卷金相在线查阅，实现资源共享。

此外，针对目前基层发言中档案管理人员配置不合理、人员数量不足、专业性较差等问题，尤其是信息化技术人才的缺乏，需要大力引进和接收档案专业技术人才，还要加强对档案管理人员的技术培训，努力培养符合档案信息化建设要求的复合型人才。

五、结语

基层人民法院中的档案资源是开展审判业务等工作的关键，通过档案信息化建设可以节省档案存储空间、减轻管理人员工作量并有利于保护档案原件。但是针对目前基层人民法院中开展信息化建设时表现出的认识和重视不足、硬件设施投入不足以及软件系统功能开发设计不足等问题，针对性地提出了加强基层人民法院开展档案信息化建设的有效策略，有助于推进法院整体的信息化建设，提升法院审判工作的效率和质量。

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作者单位：江苏省淮安市金湖县人民法院