探讨办公室业务管理结构优化的有效路径

张利

摘要：近年来，伴随着我国经济的快速发展，很多企业以及事业单位都面临着激烈的市场竞争问题，因此这些单位如果想要在激烈的市场竞争中稳固自身所具有的地位，那么就需要对于其内部的管理进行优化和完善，提高自身的管理效率，为单位管理工作打下一个良好的基础。因此，优化完善办公室的业务管理结构是非常重要的，同时也能够切实的提高每一位工作人员的实际工作情况，解决其在工作中所出现的问题，更新办公室管理理念，优化办公室管理模式。进一步推进办公室业务管理能够取得一个良好的提升，推动事业单位取得长久发展与进步，在激烈的市场竞争中能够具有一个良好的位置。

关键词：办公室业务管理;结构优化;有效路径分析

一、办公室业务管理结构中的常见问题分析：

（一）办公室内部管理理念滞后：

办公室是企事业单位中一个非常重要的执行部门，影响着整个单位的工作效能和工作质量。如今，一些企事业单位在开展办公室管理工作之时，仍然存在着一些较为明显的问题，首先就是存在着管理理念较为落后，对优化办公室业务管理结构的认识不到位。很多企事业单位开展实际管理工作的时候，办公室的管理工作者没有树立起创新意识，仍然采用以往的管理模式，严重阻碍了办公室管理部门的发展。降低办公室工作人员的工作积极性，同时也可能会阻碍同事之间友好关系的建立，极易与现如今发展起来的时代出现脱节现象，使得办公室的管理工作不能够在短时间内得到转型，降低了办公室管理工作开展的质量与效率。

（二）办公室内部管理机制不够健全完善：

办公室部门的管理机制决定着企事业自身长久发展的质量和进度，因此在办公室开展管理工作之时，必须拥有完善的管理机制，这样才会对于办公室工作人员的管理工作进行约束和规范，同时也能够端正办公室工作人员的工作态度，营造一个良好的管理工作氛围，确保管理工作可以得以良好落实与实施，在其企事业中可以贯彻一个良好的管理目的，及时的落实管理工作。但是现如今我国有一些企事业单位，在开展办公室管理工作的过程中，并没有建立健全完善的管理机制，从而导致有很多的办公室管理工作人员在实际开展工作的时候不能及时的落实管理工作，同时也没有认识到工作的重要性，在开展工作的时候趋于表面化，并没有将具体工作落实到实处。还有就是由于办公室开展管理工作的机制没有得以足够的完善，导致企事业单位在发展运行的时候可能会有很多工作的疏忽以及漏洞，同时也使得很多的管理工作人员无法保证自身工作的规范性与合理性。久而久之使得企事业单位的工作氛围得不到良好的创造，从而可能会影响企事业自身运行效率与发展质量。

（三）精细化管理工作不够细致：

办公室工作在事业单位发展中起着较为重要的作用，因此其采用的管理方式应采用精细化管理方式，避免出现一些问题。但是仍然有一些是单位中的办公室工作，存在着一些粗放型管理方式，在做很多工作上都没有实行精细化的管理方式，有一些领导就是简单的发号施令，然后办公室中的人员充当“传话筒”的作用，并没有真正发挥出办公室人员应该尽的责任。还有就是，有一些办公室人员在做服务领导工作之时，其参谋作用发挥不够，自身工作做的不够细致，在服务基层、服务员工方面考虑的不周到，有很多有关于员工工作以及生活方面的问题都没有考虑到，致使最终工作做得不到位，影响领导的决策方案制定。

二、办公室业务管理结构优化的有效路径分析：

（一）更新单位内部管理理念：

我国市场经济不断发展和改革创新步伐加快的新形势，企事业单位内部的办公室管理工作及时跟上时代的发展浪潮，及时的创新与改革，满足现当今社会经济时代发展的改革创新要求。更新办公室工作人员自身的管理理念，养成适应新时代新形势的管理思维，优化办公室内部的管理结构和管理体系，从而更好的做好办公室管理工作。此外，企事业单位也要把办公室管理工作纳入长久发展之计的范围，从人员、经费、时间上给予足够的支持，调动工作人员的工作积极性，从而不断促进办公室管理工作，能够得以良好的发展与运行。

（二）完善健全管理制度。

一是针对企事业单位在开展办公室管理工作的过程存在的制度不健全的薄弱环节，进一步健全管理制度体系，完善办公运转机制，使办公室工作更趋科学化、规范性。二是強化对办公室工作人员的行为约束，使得每一位工作人员都能够明确自身的工作职责，在开展日常业务管理中有所为有所不为。三是结合自身发展的实际需求，学习借鉴先进单位的办公室管理制度和管理经验，通过实地考察、交流，取人之长补己之短，保证办公室管理工作不断迈上新台阶。

（三）倡导精细化管理制度：

一是强化办公室的管理制度，由于办公室工作无小事，主要是围绕办公室日常业务开展的关键环节，进一步分立健全工作流程，实现全程可预见、可控制、无缝隙、无空档的精细化管理。二是确立以人为本的管理观念。千方百计使办公室日常工作尽可能贴近单位员工的实际生活和工作需求，让员工们感受到亲切感，凸显出人性化的管理理念。三是坚持自我改进。本着精益求精的原则，对办公室精细化管理过程中出现的不足，第一时间查找原因，剖析根源，及时加以改进，在自我提升中树立办公室“创新高效、优质服务”的窗口形象。

结束语

综上所述，办公室是单位中一个重要的组成部分，则办公室工作人员是每一个事业单位开展行政工作的直接载体，在企事业运行各项事务中都具有着非常重要的作用。所以在办公室开展管理工作的优化路径分析具有非常重要的意义与价值，也能够给予新时代下的企事业管理者对于办公室管理工作能够高度重视，并结合其所出现的问题，科学有效的拓展出管理工作的路径。采用一些新颖的管理方法，从而做到在激烈的市场竞争中立于不败之地，创设办公室内良好的管理工作氛围，全方位的提高办公室管理工作的质量，推进事业单位现代化进程的发展。

参考文献：

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作者单位：山东省农药科学研究院