互联网时代办公室行政工作的优化路径

摘要：互联网时代，打造智能化的办公平台，提升办文、办会、办事的效率和质量，既是单位转型发展的要求，也是适应时代发展的题中应有之义。故此，文章就互联网技术与办公室行政工作的融合意义进行分析，指出当下办公室行政工作中存在的问题，结合相关理论提出建议，旨在进一步提升行政人员责任意识以及规范意识，搭建科学化和精细化的行政管理体系。

关键词：优化路径;互联网;办公室;会议;问题

一、互联网技术与办公室行政工作的融合意义

一方面，有利于更好地协调组织内部关系。办公室是单位各项工作的中枢，是协调组织内部关系的重要部门[1]。从内部关系来看，打造“互联网+行政”工作模式，可以更好地落实单位领导部署的相关任务，可以协调好单位内部各个部门之间的关系，真正起到“承上启下”的衔接作用。另一方面，有利于提升办公室各项工作效能。实践中回办公室通常肩负着文件管理、会议管理、后勤管理、卫生管理、制度修编以及其他任务，事项多且杂。为此，将互联网技术应用其中，可以进一步减少人力资源成本，减轻工作负担，更好地提升办公效能。

二、互联网时代办公室行政工作中存在的问题

（一）缺乏互联网思维，没有建立信息化的办文模式

当下，单位所产生的文书信息资源、公文信息资源不断增多，办公室办文压力随之增加。然而，部分单位尚未建立信息化的办文模式，文件的流转、传阅、存档、加密效率不高，难以适应新形势办公室办文工作的形势。一是网络文件流转制度缺失。一方面，部分单位尚未出台相关的制度，导致办文流程、职责分工、期限、内容不明，难以提升办文质量。另一方面，对于涉密文件和普通文件没有进行区分化管理，存在一定安全隐患。二是办公室办文系统与档案管理系统无法实现数据共享、数据传输，难以打造相互配置、相互协调的文书归档机制，不利于单位档案管理[2]。三是网络文件加密滞后，没有充分利用区块链技术、云备份技术、数字加密技术，容易产生安全漏洞。

（二）互联网技术尚未融入办会各个环节

当下，部分单位办公室办会工作欠缺科学性，难以进一步提升办会工作的实效性和时效性。一是办公基础设施不完善，缺乏可供使用的硬件和软件。一方面，部分办公室仍然采取人工登记、人工通知、电话沟通等比较陈旧的方式，没有引入信息化的办公软件，无法实现会议组织、会议审批、会议信息公开共享、会议登记、会议反馈的全过程管理。另一方面，部分办公室尚未引进可供联网、远程操作的摄影设备、录音设备、投影设备、会话设备，难以打造智能化的办公环境。二是办公前期准备工作不充分，没有充分利用微信公众号、单位内网联络系统、单位内网系统或者其他通信系统通知会议时间、会议场所、会议议程、会议内容，难以事前收集相关的建议。三是督办催办工作不科学，会议中布置的相关工作的任务没有同步到单位OA办公系统中，办会系统与OA办公系统处于相互独立的状态，不利于落实单位会议精神和工作任务，无法充分发挥会议的作用。

（三）互联网与业务工作的融合度不高

当下，部分单位办公室缺乏整体规划，尚未对OA办公系统进行优化，系统中的许多功能难以满足办公室行政人员的具体需求。一方面，尚未开发移动办公、数据共享、在线及时沟通、流程审批、知识管理、后勤管理、邮件收发、工作日志、公告告知等功能，難以提升办公室整体工作效能[3]。另一方面，部分单位OA办公系统缺乏“人性化”设计，许多板块使用繁琐，难以实现互联网办公精细化的目标。

三、互联网时代办公室行政工作的优化路径

（一）树立互联网思维，建立信息化的办文模式

作为单位的行政中枢，办公室必须要做好文件管理工作，加强与单位其他部门的配合，为单位整体发展作出自己的共享，全面提升单位运行效率。一是出台与网络办文相关的规章制度，明确职责分工，理清办公内容、办文程序、办文事项，进一步提升办文实效，确保信息资源能够及时流通。一方面，要严格按照相关的程序流转文件，确保相关部门、相关人员能够阅读。另一方面，对涉密文件和普通文件进行区分化管理，遵守“严格程序，灵活处理”的基本原则，明确涉密文件的保管标准、归档标准、清退标准以及销毁标准。二是要关联办公室办文系统与档案管理系统，为档案部门归档提供良好的条件，相互协作，最大限度地整合人力资源。三是要充分利用区块链技术、数字加密技术对重要文件进行加密，增强办文工作的规范性。

（二）打造“互联网+办会”模式，推动办会各个环节标准化

会务工作会办公室行政工作的重要组成，其好坏不仅直接影响会议效果和质量，而且关系单位的形象。当下，为了进一步推动办公室办会工作标准化，有必要将互联网技术充分融入办会的各个环节。一是基础管理信息化，夯实办会基础。一方面，单位要进一步引进办会智能系统，进一步实现会议组织、会议审批、会议信息公开共享、会议登记、会议反馈的全过程管理，确保会议工作的规范性、高效性和科学性。在会议过程中，要及时将相关的会议信息录入到系统中。尤其是重大会议、重要会议，必须安排专人记录，编制相关的网络会议纪要，便于领导后期查看。另一方面，单位要引进可以联网的摄影设备、录音设备、投影设备、会话设备。确保行政人员可以远程进行操控，提升办会质量，增强单位领导和其他员工对会议工作的满意度。二是要做好办会前期准备工作，制定合理科学的会议方案，明确会议时间、会议场所、会议议程、会议内容，并及时通过相关的通讯软件告知参会人员。对于事前参会人员反映的各种状况要予以记录，并征求组织会议部门、领导的建议，视情况作出调整，避免事前准备不充分的情况发生。三是要完善督办催办工作，避免会议工作形式化，充分发挥会议工作的功能。一方面，单位要探索将办会系统与OA办公系统关联起来，确保信息同步，及时生成相应的督办台账、督办清单，并通过互联网发送至相关部门。另一方面，单位要过建立督办催办的信息化平台，设置滞留提醒、期限提醒功能，真正做到“会而有议、议而有决、决而有行”，推动办会工作高效化。

（三）深化互联网与业务工作的融合，为行政工作提速增效

各个单位要进一步以用户为中心、以创新为驱动，进一步强化报告能够是在信息管理、文秘管理、后勤管理以及其他综合管理职能。一方面，结合单位具体需求和实际，将办公室线下的部分工作转移到线上，进一步改进办公室各项工作的质量，提升办公室的服务效率，真正发挥办公室在单位发展中的作用。另一方面，要完善OA办公系统的各项功能，听取行政人员的意见，加强与软件供应商的联系，为单位办公室行政工作提供强有力支撑。

四、结束语

办公室行政工作是单位各项工作的重心，行政工作的科学化以及精细化与否将直接影响到单位行政活动的效能，也决定了单位整体运行效率。实践中，要做好这一复杂而又高度综合的工作，需要办公室行政人员转变思维和创新工作方式。尤其是在互联网时代，更是需要借助相关的网络信息技术进行优化。具体而言，一是要树立互联网思维，建立信息化的办文模式;二是要打造“互联网+办会”模式，推动办会各个环节标准化;三是要深化互联网与业务工作的融合，为行政工作提速增效

参考文献：

[1]孟凡顺，仇逸.“互联网+手机”  办公室工作更优化[J].秘书工作，2017（08）：46-47.

[2]陆一.运用互联网思维多维度提升办公室工作水平[J].办公室业务，2017（13）：158.

[3]胡敏强.运用互联网思维  多维度提升办公室工作水平[J].全国商情，2016（13）：16-17.

作者简介：

秦艺君，女，籍贯：广东东莞，学历：本科，毕业于东莞城市理工学院;现有职称：无。