企业单位人事档案管理初探

摘要：企业人事档案管理是针对企业的工作人员，对其工作信息的采集，包括工作经历，职业证书，专业特征等，对企业人员进行人事档案管理有利于全面了解企业工作人员的工作水平，对于企业的长远发展也有引导性作用。大数据时代下，要加强对企业人事档案管理，抓住机遇，迎接挑战。

关键词：企业单位;信息化管理;档案;人事

企业人事档案主要记录着企业员工的个人经历、参与活动以及综合表现，人事档案的准确性和完整性，可以更加全面的记录员工的经历、思想品质、业务能力以及工作表现等信息内容。随着市场经济体制的改革和完善，电力企业人事档案管理工作需要紧跟时代发展特点，促进入事档案管理工作不断创新，提高企业人员档案管理质量，推动电力企业的进一步发展。

一、企业人事档案管理与人力资源的问题研究

（一）企业人事档案管理和人力资源管理效率低下

企业人事档案管理是由两方面共同组成，其一是对企业员工的基本信息统计，其次是对于企业人力资源的管理，但是因为企业的员工不太稳定，所以无论是人事档案管理和人力资源管理，都可能会出现问题，一些人员的流动，可能其档案在调整上也不太及时，这就是目前导致企业中人事档案管理工作和人力资源管理工作效率低下的一大部分原因，在档案中不难发现，有些档案已经作废，更是有一部分反复更改，这也是目前企业中人事档案管理和对人员分配时经常出现的情况。因为目前档案系统还不够信息化，所以会导致一些人事信息不够全面和准确，因此企业人事档案和人力资源的工作效率可想而知。

（二）企业人事档案管理和人力资源管理机制不够完善

就目前的形势来看，企业中用人的机制越来越灵活，因此必须要改变传统的用人模式，很多企业在招聘员工时只考虑应聘者的学历，不注重应聘人员的内在潜力，因此可能会流失很多的人才。当确定接收应聘人员时，部分企业的约束力度还是不够的，仅仅是对员工的人事档案进行扣押，这就导致部分员工离职以后从原单位拿不到自己的档案，到了新单位以后，出现了人事档案脱节的问题。除此之外，很多大型的企业中会涉及部门，专管档案，但是却没有按照員工类型进行分类，其中少不了管理设备落后的原因，且企业在收集员工档案的过程中，也可能会出现不健全的行为，所以长此以往必然会导致档案的信息不再准确，从而影响了人事档案管理工作和人力资源分配工作的顺利进行。

二、企业人事档案管理和人力资源创新的建议和要求

（一）优化整合人事档案信息管理资源

新时期背景下，信息技术和互联网技术快速发展，人们逐渐进入信息化时代，人们生活和工作发生着巨大的变化。电力企业人事档案管理工作中，需要有效利用现代化科学技术，有效优化和整合认识档案管理资源，保证档案资源的有效利用，充分发挥电力企业人事档案的价值和作用，推动电力企业的进步和发展。如OA系统的引入，OA系统主要是借助现代化科学技术和设备，实现办公工作的自动化，将电子信息技术和现代办公设备有效的结合，形成的一种人机信息处理系统。借助OA系统实现业务操作、业务流程、业务管理和业务决策的智能化。电力企业人事档案管理中，有效利用OA系统，实现电力企业人事档案管理系统和OA系统的有效结合，加强档案管理网络化建设。在实际的工作中，借助OA系统形成各种类型的电力企业信息，结合人事档案管理系统，促使文档信息管理流程更加简化，加强电子文件档案的分类、整理和归档工作，形成覆盖更加全面、管理控制更加有效的档案信息资源体系。在具体的人事档案管理中，促进档案管理系统和OA系统的融合，实现企业文化建设，加强企业各个部门之间沟通和交流，提高电力企业整体工作效率，不断丰富人事档案管理知识，促进入事档案管理工作不断创新。同时借助OA系统的分析，可以根据企业不同的发展阶段，完成人事档案信息的整理和分析。电力企业需要深入考虑时代发展特点，结合企业人事档案管理实际情况，坚持相应的管理原则，促进管理理念和管理模式的创新，对档案管理工作开展全面的规划工作。

（二）加大信息化技术研发和利用力度

新时代背景下，信息技术和科学技术快速发展，通信技术、计算机技术和互联网技术逐渐出现在人们的生活和工作中，成为新时期发展的重要标志。在各种信息内容处理中，现代化信息技术有着非常强的实用性，保证各项信息管理有效性。因此，企业人事档案管理工作中，应当科学合理的利用现代化信息技术，充分发挥其在人事档案管理中的作用，促进入事档案管理工作有效开展。企业需要加大新技术的开发力度，有效利用新技术，实现档案管理信息化发展。同时，可以借鉴其他相关专业的研究成果，促进研发人员研发思路的扩展，促使信息化档案管理技术不断发展，保证其更加的先进、安全，为企业人事档案管理创新做好准备。企业人事档案管理过程中，引入ERP信息系统，按照相应的要求和方法完成材料和档案的加工处理，完成档案信息的分类，保证每个档案内容更加完整，具有条理性，实现企业人事档案的动态化管理，促进现代化信息技术的不断创新，为企业人事档案管理创新奠定基础。

（三）加强企业人事档案安全管理力度

人事档案管理工作具有保密性强的特点，在实际的档案管理中，应当有效贯彻党和国家的保密方针，保证人事档案的安全性和保密性。企业作为我国经济发展的重要支柱产业，其人事档案资料有着非常重要的作用和价值，需要加强各项档案资料的保密工作，采取有效的保密措施。加强人事档案管理系统账号权限设置，定期开展系统账号审查工作，做好运行维护账号的备案工作，及时清理临时账号，保证档案信息系统业务授权学科更加的科学合理，实现档案管理信息的安全性和共享性。加强人事档案信息资源存储的安全性，制定完善的档案安全备份策略，借助有效的档案方案恢复措施，开展档案数据的备份和恢复工作，实现企业人事档案管理的创新。

三、结束语

大数据时代给企业人事档案管理带来了诸多挑战，企业要重视人事档案管理工作，宣传该工作的重要性，同时，也要优化员工选拔体系，优化人事档案管理系统，完善相关的管理制度，降低人事档案信息泄露风险，为员工创造更加安全的工作环境。善于运用大数据以及其他管理技术，提高档案管理效率。

参考文献：

[1]宋平.事业单位人事档案管理的必要性及策略[J].办公室业务，2020（24）：175.

[2]杨华盛.事业单位档案室的数字化建设[J].住宅与房地产，2019（25）：250.

[3]宋平.事业单位人事档案管理必要性及策略[J].管理观察，2019（33）：95-96.

作者简介：

殷逍（1987-）女，汉族，吉林省，本科，助理馆员，国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司、档案专业，