如何加强学校档案管理工作

张莉

【摘    要】档案管理是学校非常重要的管理工作之一，因为档案记录了学校教学的历史以及学校在教学的过程当中相关的改革和获得的荣誉，而学生也可以通过相关管理的档案来查询自己的学习经历，因此加强学校的档案管理工作是非常重要的。本文主要探讨的是如何加强学校的档案管理工作，从而使档案管理工作变得更加的规范、高效。

【关键词】学校  档案管理  管理工作

中图分类号：G4     文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.03.201

由于许多学校发展历史非常悠久，从建立之初到现在发生了许多大大小小值得记录的事情，如管理的档案当中可能涉及到每一届学生的学籍以及一些基本的情况、学生参加比赛获得相关荣誉的情况、还有一些优秀教师评级的资料等等。这些资料通常非常的杂乱，一旦有学生和教师来提取相关的档案，往往需要耗费非常久的时间才能找到这些档案，甚至其中有些档案可能因为保管人员管理不当出现了缺失的现象。因此在学校档案管理的过程当中，應加强对于档案管理制度的建立以及逐步的完善这些制度，不断地解决档案管理工作中存在的问题。

一、档案管理者要有良好的专业素养

随着社会的不断发展，对于人才的需要越来越倾向于专业化。要求各行各业的工作人员都必须具有较高的专业素养，能够在掌握专业知识基础上进行不断地学习和提升，并通过考取相关的证件来获得相关机构的认可。在大家的视野当中觉得档案管理工作是一项非常简单的工作，管理人员不需要具备专业的管理知识，只需要拥有一些生活中整理的常识，对于档案进行合理的分类和归纳。这也就导致了学校对于档案管理人才的轻视，而学校的档案管理工作也进行得十分混乱，许多按照档案管理者个人习惯所整理的文件经常无法及时的找到。因此对于学校的档案管理工作，需要有专业的档案管理工作的人才来进行管理，不能在学校里面随便找一些没有经验、不具备专业素养的管理人员来对这些档案进行管理。而这些专业的档案管理者也需要在平时空闲时间进行自主的学习，学习更多关于档案管理的知识，从而不断地获得自身的提高，满足学校档案管理的需要。

二、完善档案管理的相应制度

对于一个管理者来说，要想管理的作用最大化就必须要制定一整套管理的制度，通过严格的管理制度来规范所管理人员的一些行为规范，使得被管理的人员各司其职，部门的工作能够顺利的进行下去。而档案管理也是如此，需要制定相应的制度来规范档案管理人员以及相关人员的工作行为。而档案管理制度主要体现在档案的收取、档案的整理、档案的存放、档案的使用这几个方面，只有在这几方面进行层层的把关、严格地进行相应的控制，档案管理工作才能井然有序地进行下去。在档案收取方面，相关的档案管理者应该严格的规定档案收取的时间以及收取的具体内容，并把相关的时间准确的通知到需要上交相关档案的单位和个人，在档案收取的后期阶段对于尚未上交档案的单位或个人需要进行及时的通知和督促;在档案整理方面，相关的档案管理工作人员应该根据自身所学习的专业知识进行合理的分类，并把这些分类用相应的小标签标注出来，方便档案查询和档案的使用;在档案的存放方面，由于学校的档案非常的多、种类复杂，因此档案管理者需要把具体的档案进行分类，把无关紧要的档案和重要的档案进行分开存放。同时档案管理者需要向上级请示不同级别档案存放的时间，对于到了存放期限的档案进行相应的销毁，对于一些重要的档案进行备份留存，从而使得学校重要的档案能够完整地被保存下来;在档案的使用方面，由于档案涉及到相关单位和个人的信息和一些学术资料，因此使用相关的档案和资料的时候需要经过相应的审核，相关人员若想使用学校所保存的档案，需要向上级进行书面报告申请和网上申请，只有线下和线上申请同时通过，档案管理人员才能把相关的档案移交给提取档案的人员。档案管理者只有在这几方面进行严格的把控，才能保证档案的管理有序地开展，档案的查找变得更加的便利。

三、加强相关人员的定期专业培训

在学校的档案管理当中，除了招聘专业的人员进行相关档案管理工作的开展，还需要对这些人员进行定期的培训。因为随着社会大众对于教育的重视不断加强，要求专业人才必须要具备更加全面的知识，除了在学校里和课本上学习的知识外，还需要相关人才进行广泛的涉猎，汲取更多的专业知识。因此学校应该定期培训档案管理者，邀请一些具有权威的档案管理专家进行现场培训。通过档案管理专家对于现在社会上的一些先进的管理知识和管理经验的传授，学校的档案管理者才能在原有的基础上进行逐步的提升，从而使得学校的档案管理工作水平更上一层楼。同时在培训的过程当中，档案管理者也能够通过不断地学习来解决在档案管理工作当中出现的相关问题。

四、建立档案管理者的定期审核制度

除了对于相关的档案管理者进行定期的培训以外，学校还需要建立档案管理者的定期审核制度。因为所有的工作人员在工作的前期通常会对工作表现出极大的热情，但是随着时间的推移，在工作中后期相关的人员就会出现懈怠的现象。因此为了学校的档案管理工作质量得到保证，学校需要对相关人员进行定期的监督和审核。只有通过定期的监督和审核，学校的档案管理工作质量才能得到稳步的提升，而相关档案管理者的业务水平才能得到有所保证。学校在进行审核的时候应该制定一个严密的审核制度，不仅对于相关人员的业务水平进行审核，还需要对相关的管理人员起到一个警示和监督的作用，使得他们在工作中始终保持严谨的态度和高昂的工作热情。

五、完善相应的档案管理设施

除了档案管理者自身的一些专业素养和平时的监督，要想提高学校的档案管理质量和档案管理秩序，还需要学校完善相应的档案管理设施来配合档案管理者进行档案的管理工作。学校应该给档案管理工作室配备相关管理的设备，除了设备上的供应以外学校还需要设立专门的档案管理室，安排相应的人员进行定期的清理和打扫，从而保证档案管理者拥有一个良好的工作环境，同时也能够保证档案有足够的储存空间进行储存。

总之，对于学校的档案管理工作来说，需要学校聘请专业的档案管理人才，并对这些人才进行定期的培训，通过培训不断地提高他们的专业素养，从而保证学校的档案管理工作有序地开展。同时学校也应该协同档案管理者共同制定学校的档案管理制度，确保档案管理人员的工作严格的按照规章制度有序进行。同时学校还应该完善相应的档案管理设施，对于档案管理人员进行定期的审核和监督，进一步地促进档案管理工作高质量地展开。

参考文献

[1]孙桂星.如何加强学校档案管理工作[J].科技信息，2013（17）：315.

[2]王明卿.如何加强学校档案管理工作[J].山东档案，2007（4）：38-39.