浅谈如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

胡娟

摘要：事业单位是我国经济和社会发展中不可或缺的组成部分，其工作内容涉及到多个领域，在众多的工作内容中，人力资源档案管理占据着非常重要的地位。且随着知识经济时代的发展，人逐渐成为各行各业发展的核心，也正是因为如此，人力资源档案的管理水平直接影响到事业单位的发展。因此，本文将探讨如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平，希望能够对事业单位人力资源档案管理工作的进步提供建议。

关键词：事业单位;人力资源档案管理;管理水平;提升

随着管理理念以及技术水平的进步，人力资源档案管理工作也应当要随之改善和进步。近些年，受到市场经济体制改革的影响人才流动越来越倾向于“双向选择”，部分单位人员流动性较大，事业单位传统意义上对人才的“禁锢”也逐渐被打破。基于此，怎样将人力资源档案管理与时代发展的步调保持一致并发挥其应有的效用，已经成为事业单位发展过程中的首要任務。

一、事业单位人力资源档案管理现状

事业单位人力资源档案具有明显的多样性特点，其不仅包括员工的学历认证材料、履历、奖惩记录、工作业绩等，还包括员工应有的各种福利待遇资料、保险缴纳资料等，且载体较为多元化，包括纸张形式、数字化形式等。但是在对这些档案资料进行管理的过程中，由于其多样性较强且载体多元化，导致管理过程中出现了一定的问题，如：由于部分档案管理制度存在漏洞，导致员工的档案资料存在不完整的现象;信息化手段使用效果较差;部分人力资源档案管理者的综台能力偏低，管理水平低下。

二、事业单位人力资源档案管理水平提升的意义

事业单位人力资源档案管理水平的提升对事业单位人力资源管理工作的进步有着重要的促进性作用，且对整个事业单位的发展来说有着重要的意义。人力资源档案管理工作不仅仅是对员工的各种资料进行管理并保证其绝对真实，同时也是为了更好地挖掘员工潜在的价值和能力，人力资源管理部门需要根据档案所记录的情况对员工的工作进行合理调配，将人才的利用率达到最优，并将人才中价值较大的潜力股调动到合适的岗位中，基于员工更好的发展空间，同时也为事业单位的发展打好坚实的人力基础。此外，事业单位的发展依靠的是人才的能力，事业单位竞争力的提升也是通过人才发挥自身的优势来实现，因此，对人力资源档案进行有效管理，能够做到人尽其才、物尽其用，同时也能够为内部各项考核制度、奖惩制度、激励制度的建立提供参考和依据。从整体角度来看，人力资源档案管理工作对事业单位各项发展有着举足轻重的作用。

三、提升事业单位人力资源档案管理水平的几点建议

基于上述内容可知，事业单位人力资源档案管理水平的高低直接关系到事业单位的发展情况、人才的发展情况等，因此，需要采取适当的措施来提升事业单位人力资源档案管理水平。

（一）保证人力资源档案内容的完整性

保证人力资源档案内容的完整性是非常重要的。在实际情况中，人力资源档案管理必须要包括档案建立过程、档案内容补充过程以及档案内容更新等，将每一个档案可能变更的环节都囊括到其中，形成一个完整的链条，保证档案的完整性。如：人力资源档案管理部门在员工入职稳定后开始收集完整的资料建立档案，各项活动记录如期装订存档，岗位变动及时登记统计反映出来等等。

（二）健全档案管理相关制度

在对人力资源档案进行管理的过程中，需要有健全的档案管理制度来作为保障。因此，事业单位应当要不断完善和健全人力资源档案管理相关制度，坚持科学合理的原则、以人为本的原则、严谨认真的原则，对制度内容进行适当的改革。如：对于档案的销毁制度中，可以适当增加这样的制度条款一一对离职超过两年和面试未录取人员超过半年的资料进行集中销毁，需先经领导批准审定，完备审批手续后，进行严格保密销毁，并派专人监销，同时对数据库中相应的资料信息进行删除，更新。

（三）档案管理方式多元化

随着信息技术的发展，事业单位各项管理工作也逐渐开始实现信息化。基于信息化的优势，管理人员可以适当打破传统的管理模式，可以从分类管理角度来看，针对不同的档案类型，可以采取不同的管理方式。如：针对数据型的档案，诸如各项凭证、物料盘点表格等，由于纸质凭证较多，数量较大，且各项数据很难规范统计，因此，可以将其转化为电子文档，然后将纸质凭证分类归档。针对信息型的档案，诸如调查报告、重要事件记录等，可将其纸质文档扫描成数字图片或生成电子文字，并可将其作为知识资源进行管理。针对知识型档案，诸如中长期规划、部门工作总结、科研报告等，由于这些内容是知识资源管理的主要内容，因此，需要极重视纸质材料与电子文档的安全存储，并进行加密处理。

（四）提高管理人员的综合水平

为了让管理人员能够更好地掌握信息技术实现高效化的档案管理，应当要通过多种方式来提高管理人员的综合水平和能力。第一，培训。培训的内容主要包括计算机操作能力、大数据理解能力、数据安全保护能力、职业道德等，相关部门需要定期展开培训讲座，邀请专家来进行能力培训，全面提升管理人员的综合管理能力。此外，也可以派遣管理人员外出进修，去到先进的单位去学习，并将所学知识和技能应用于本单位的档案管理工作中。第二，考核。单位需要定期对管理人员的综合能力进行考核，特别是其计算机操作能力、档案管理要点技能等，为档案管理水平的提升奠定良好基础。如：以“6S”管理为基础的考核，该管理体系包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全等6个项目，能够将档案管理划分为战略业务单元，将管理工作从多元化管理转到各自专业化管理上，这样，能够方便对管理人员进行专项考核。

四、结束语

总之，在事业单位发展的过程中，人力资源档案管理水平直接影响到事业单位的发展水平。因此，面对人力资源档案管理的多样化特点，单位应当要从多个角度来提升档案管理的综合水平，包括档案的真实性方面、制度建设方面、信息化水平方面以及管理人员综合能力方面等，通过适当的措施来提升管理水平。

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