新形势下铁路企业档案管理工作的现状及对策

刘庆文

摘要：在铁路企业中档案管理是其中一项必要工作，要求记录铁路企业中方方面面信息，可以给企业发展和有序运行提供依据。本文在分析铁路企业档案管理现状的基础上，探讨了如何做好档案管理工作。

关键词：铁路企业;档案管理;现状;对策

铁路企业的会计档案是反映铁路企业在以往经济上进行业务往来的过程中，对其活动过程进行有效记录，以此来作为日后核查的重要历史资料和相关证据。文书档案是铁路企业运营过程中形成的文件资料、会议记录、工作计划、工作报告等，对企业的可持续发展有较高的参考价值，是反映铁路企业发展的真实材料，可以为企业的决策等提供数据支持。

一、新形势下铁路企业档案管理工作的现状

（一）档案管理专业技术人员缺失

从现阶段铁路单位档案管理人员的整体综合素质分析，专业化、复合型档案管理人才的缺失，成为了阻滞铁路单位档案管理创新工作的关键因素。一方面，部分档案管理人员尚不能够对档案管理工作形成正确认知。在铁路单位档案管理具体实践中，少数铁路单位档案管理人员对于档案管理工作往往倾向于前者，即简单地将档案资料堆砌与存放，缺乏责任意识与先进档案管理理念，导致档案信息外泄、档案管理低效等现象出现。另一方面，部分档案管理人员的业务能力无法达到要求。铁路单位档案管理需要技术性强和专业性高的优秀人才支撑，然而由于受到铁路单位人事制度、培养机制等深刻影响，现阶段下铁路单位档案管理人员的整体专业素质较为薄弱，特别是在档案信息化管理方面，缺乏兼具先进现代技术与丰富管理经验的复合型档案管理专业人才。

（二）档案消防安全管理缺乏

现有档案库房设施设备不齐全，不符合档案安全保管要求。一是库房布局未满足流程便捷等要求，实现库房、业务用房、办公用房相分隔。二是消防设施、器材和消防安全标志未满足完好有效的要求，安全出口、疏散通道、消防车通道未保持通畅。安防设施设备配备不齐全。三是未设库房入侵报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统，重点部位未安装视频监控装置。

（三）电子档案管理不到位

档案数字化建设是一项全新的工作，技术含量较高，涉及因素繁多。在档案数字化管理过程中，一些档案管理人员未将案卷标题填写完整，对一些档案没有进行序号编写，组卷不统一，更为严重的是一些文件档案没有编制卷内目录，或者编过的卷内目录遗失、不完整。在管理过程中没有明确的技术性与管理性标准，数字化建设的硬件设施比较匮乏，相关的数字化设备不健全，不能满足档案数字化建设的需要，多数地方的档案管理仍以纸质化档案为主，电子档案的建设不完整。

（四）设备设施方面不完善

在档案实体安全管理上，首先是保护技术应用不合规，防虫、防潮、防尘、防强光等技术。比较难支持企业档案工作的长远发展;舍内设施陈旧，库房的各类除湿除菌设备较为落后，现代、高效、无害的档案保管专业设备普及程度低，不能实现档案的无害化管理，同时对档案工作人员造成职业伤害的风险依然存在。二是发生受损，抢救和保护工作规范不科学、不具体。总体上档案管理专业场所保障不足，馆内各类设施设备更新缓慢、配置较低，档案专业化保管水平有待提高。

二、铁路企业档案管理的对策

（一）配备档案消防

具体可细分为两类：一类是灭火类档案消防设备。具体又可细分为三种：一是灭火器具，包括七氟丙烷灭火装置、二氧化碳灭火器、干粉灭火器、机械泡沫灭火器、水型灭火器以及其他灭火器具等;二是消火栓，包括室内消火栓系统和室外消火栓系统，室内消火栓系统包括室内消火栓、水带、水枪，室外消火栓包括地上和地下两大类;三是破拆工具类，包括消防斧、切割工具等。另一类是报警类档案消防设备。具体又可细分为四种：一是火灾探测器，具体包括感温火灾探测器、感烟火灾探测器、复合式感烟感温火灾探测器、紫外火焰火灾探测器、可燃气体火灾探测器、红外对射火灾探测器;二是报警按钮，包括手动火灾报警按钮、消火栓按钮;三是报警器，包括火灾声报警器、火灾光报警器、火灾声光报警器;四是火灾报警控制器，包括报警主机、CRT显示器、直接控制盘、总线制操作盘、电源盘和消防电话总机、消防应急广播系统。

（二）进行档案管理规范化

首先，对文书档案进行梳理和检查。档案管理工作人员要对归档的文书档案进行细致检查，了解文书档案的使用时间和期限，对过期档案进行清理。在归档过程中要对卷宗进行检查，以避免重复归档，以提高档案检索的便利性。检查和梳理是规范文书档案的首要步骤。其次，档案库房布局应内外相互联系又有所分隔，不得毗邻锅炉房、变配电室、车库、食堂等可能危及档案安全的用房。应防火、防盗、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠、防有害气体。可安装自动火灾自动报警系统。再次，做好档案的提名工作。文书档案提名主要是对档案进行编号和分类，以保證档案管理的有序性。对档案收集过程中部门的简称要进行规范，不能随意使用，以免造成混淆，增加档案检索的难度。

（三）要加快档案管理现代化进程

档案现代化管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案规范化管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。逐步搭建档案信息资源共享平台，把档案的目录及全文上传到这个平台上，真正实现档案信息共享，建立以服务为主导的档案现代化管理体系。

三、结语

铁路企业对于国家交通有着重要的作用，因此应当加强对档案资料的管理。首先要确保基层单位的领导重视该项工作，从制度、人员、考核等方面加强档案资料的管理。另外还要加强对档案管理人员的技能培训，提升他们的业务水平，使管理工作系统、有序地进行，从而确保铁路各项工作过程中形成的档案质量。

参考文献：

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