行政单位档案管理的现代化和电子化

王俭奎

摘要：档案管理工作对于传统的行政单位来讲是相当重要的工作之一，档案管理工作虽是普通的日常工作，但却具备一定的特殊意义及较为普及的工作任务，档案管理工作的顺利开展对行政单位能否稳妥发展起到了重要的决定作用，档案管理工作就是妥善保管单位的各类资料以及一些囊括方针政策的文书资料。档案部门是档案管理工作的所属部门，随着时代的不断发展，行政单位的档案管理部分也在对自身工作进行一定意义上的发展与前进，为档案管理工作融入现代化与电子科技的元素，实现了档案管理工作的转型。

关键词：行政单位;档案管理;现代化

就目前而言，行政单位对档案管理工作进行电子化及现代化的革新，从一定程度上提升了相关工作的完成效率。并且对档案相关开发工作及充分利用起到了一定的提升作用，推动了行政单位工作的进一步发展，科技技术与现代化技术为行政单位的档案管理工作注入了新的血液，档案管理部门作为行政单位顺应时代发展的“先行者”，其进一步的发展也为单位其他部门的发展提供了进一步的指引，并为其夯实基础，为其他部门的工作方式革新提供了很好的示范作用。

一、现代化与电子化在行政单位档案管理工作中的具体要求

（一）确保相关档案的“无纸化”保存

对于行政单位档案管理部门的进一步发展而言，确保相关档案的“无纸化”保存是最重要的硬性要求之一，何为“无纸化”保存，用言简意赅的话来解释就是将文件不以纸张记录的方式予以保存，而是利用现代科技数字化技术进行妥善保存。伴随着我国科技技术的进一步发展，“无纸化”保存己在众多单位及企业中普及发展，“无纸化”己经成为单位及企业文书档案管理工作改革的一大趋势，数字化的进一步发展在推动时代进行的同时也为诸多行业带来了便利，在传统档案管理工作中，常常需要诸多的纸张进行记录，而现如今只需要软件记录及文档整理就可以将档案妥善保管，从本质上便捷了繁琐档案的归纳与整理，为档案管理人员提供了便利，同时对档案进行网上整理与保存，也便捷了调取与查询流程，更加有利于日常的档案管理工作。

（二）对档案的电子化实行进一步的强化

对档案管理工作而言，内容及信息显示方式的压缩是现代化及数字化的显著展现。此压缩并不是指对档案内容进行压缩，而是对档案内容存储空间进行压缩，解放空间。在传统的档案管理工作中，记录档案内容往往是厚厚一叠的纸张，在无形之中也对工作人员的管理工作造成了一定意义上的困扰，由于纸张记录存在容易遗漏及丢失的风险，若想要妥善记录并保存，工作人员就必须耗费大量的时长与精力，给工作人员帶来了诸多压力，而现如今的档案管理工作，利用现代化设备与现代化技术，以网络及计算机为载体，将档案转化为数字化内容予以保存，保存的空间为虚拟空间，节省了许多不必要的空间，由于数字化保存具备灵活性与安全性具备的特点，在保存过程中也降低了许多不必要的风险。对档案信息存储进行进一步的压缩，从而保证档案信息的妥善保存，利用现代化电子技术对档案进行整理保存，不仅提高了保存效率，而且从一定意义上降低了档案存储过程中可能会遇到的诸多风险，并且有利于日后的查找与整理工作，不需要再像之前翻阅大量文书资料，只需要在计算机上输入相关信息便可进行查找，方便了工作的开展。

二、提升行政单位档案管理电子化与数字化的具体举措

（一）完善相关管理制度

行政单位作为有体系、人员完善的基层组织，作为国家下属工作单位，在诸多日常工作中都具备“党性”原则，在行政单位工作的人员大多都具备完备的专业素养以及良好的个人素质，在工作中具备专业性及管控力，但针对部分情况来讲，行政单位的相关管理制度还需要进行进一步的完善，针对档案管理工作来讲，行政单位还需要完善与其相关的管理制度，一个完善的工作制度，可以使工作人员在日常工作中予以参考，完善其档案管理制度可以使管理工作更加具备条例，一项完备的管理制度需要行政单位参考自身单位发展情况以及顺应当下社会发展方向，要顺应时代的发展予以及时更新，做到完美契合自身发展目标以及适应自身发展形势。

（二）提升相关工作人员的管理水平

就当下的档案管理工作而言，行政单位的档案管理工作已实现由纸张记录到数字化整理的飞跃，但无论是纸张记录还是数字化整理都离不开工作人员的记录与操控，工作人员的管理水平也是决定档案管理工作是否顺利进行的一大重点要素。拥有过硬的管理水平对于档案管理工作的工作人员来讲是十分重要的，因此，行政单位在进行档案管理工作的数字化及现代化革新时，也要注重对工作人员的工作水平进行进一步的拔高，例如可以在日常工作中对工作人员进行基础管理技术的培训，将任务分配到个人，确保人人有任务，人人皆完成。呼吁工作人员将自身专业修养与数字化操控技术相结合，提高自己的工作标准，从严要求自己的工作过程。

（三）将现代化与电子化实施于档案整理与查找工作

若想要实现档案整理与查找工作的现代化与电子化，从两个方面进行叙述，第一个方面，在工作人员进行任务交接时，下任的工作人员要对上任工作人员的工作遗留内容进行逐一的校对，然后将全部档案内容进行整理与入库。第二个方面，在全部档案信息进行校对入库后，工作人员要采用科学合理的存储方法，以不同档案的不同属性进行逐一排序与整理，从而方便今后的档案查找工作。

三、结束语

就目前而言，行政单位的档案管理工作己逐步实现电子化与现代化的转变，顺应了时代发展的大趋势，告别了传统意义上的纸张记录与人工整理，取而代之的是计算机录入与数字化整理，从本质上改变了档案整理工作，大大提升了管理效率与记录水准，传统的记录工作已不能完美契合高速发展的时代。在数字化发展的大浪潮下，行政单位也要及时对自身管理工作中仍存在的不足加以更新，从而保证自身的高速发展。

参考文献：

[1]张海洋.城管单位档案管理现代化和电子化发展探索[J].纳税，2018，12（21）：123.

[2]楚天舒.浅谈事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].才智，2017（16）：244.

[3]韩伟.事业单位档案管理的现代化和电子化[J].黑龙江科技信息，2017（13）：252.

[4]姜奇林.城管单位档案管理现代化和电子化发展探索[J].现代商贸工业，2016，37（25）：66-67.