以信息化技术提高档案管理应用价值

杨晓丽

摘要：随着信息化技术的不断发展，信息化档案管理已经成为档案管理事业发展的支柱力量，而档案管理职能也已过度到了档案服务之上。档案管理的信息化转型实现了档案从被动管理到主动管理的路径，提升技术档案等有价值信息的利用水平和效率，是信息时代对技术档案管理的必然要求，其应用价值也显而易见。

关键词：信息化技术;档案管理;应用价值

信息化技术具有容量大、多样性、速度快、真实性四个特征，每个特征都是档案管理工作的必需点，尤其是对于现代化档案管理工作而言。档案管理具有工作量巨大、涵蓋多个方位的特性，而涵盖的方位又决定了管理工作的多样性，因此容量大、多样性是现代化档案管理工作的常态。另外，速度快与真实性与现代化档案管理工作相辅相成，速度快主要以档案检索与入档及提取为主，真实性则是档案管理的有效性，每一点对于现代化档案管理而言都是所需要的。因此基于大数据背景下的现代化档案管理工作的推进即使现实的必然需求合适卫监工作改革的现实需要。

一、信息化快速录入功能

传统档案管理中，仅仅是将档案进行管理，但是在现代这个信息化快速发展的时期，单纯的管理档案已经没有办法满足各单位对档案管理的需求，人们所需要的档案资料可利用性和便捷性越来越高。在这种大背景之下，各单位一定要结合自身情况，改变以往档案管理的思想，建立新的档案服务理念，通过信息化的手段，为使用档案的人提供更加丰富完善的档案，提供优质的档案资料服务，设立电子档案的时候注重分类的设置，方便档案管理快速录入功能。

信息化快速录入功能能够极大的摆脱档案入档的时间与空间限制，信息化快速录入功能可利用相关技术手段设置两个终端，其一是PC端，其二是手机客户端，PC端主要面向档案管理工作负责人，手机客户端主要面向档案使用者，手机客户端方面可根据相关工作条例设置工作人员客户端和普通人员客户端两个登录入口，工作人员客户端主要利用手机方便相关档案入档、提档等，普通人员客户端主要面向档案信息查询等，而每个登录入口必须要设置指纹登录和面孔登录，以防止相关信息的丢失或被盗，信息化快速录入功能是档案管理工作的重要突破口，也是最主要的管理内容之一。

二、信息化快捷查询功能

在信息化时代，人们开始提高对档案资料的要求，和以前的纸质档案相比较，更喜欢电子档案，机关事业单位想要提高管理档案的效率和质量，实现档案的多样化，就要从被动管理向主动管理转变。在管理档案的过程中，档案资料更新以后，就要主动在系统中进行展示，这样就可以给查阅者带来方便。同时还要注意延伸服务，让人们在任何时候都可以进行档案资料查询和使用，提升资料管理的快捷性。

信息化快捷查询功能是档案管理工作的重要点之一，各单位档案管理是记录个单位工作过程与相关信息资料的重要文件，其中包括数据、发票、文件等纸质档案，也包括录音、视频等电子档案，相关工作也需要两者的配合，操作起来较难。信息应用可对相关档案进行采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期管理，同时也会实现与其他部门与单位的无缝衔接，从而保障档案管理的传播和利用。信息化查询功能效率的提升能够极大的简化相关工作流程，对于各级单位档案管理工作方面能够减少不必要的人力、财力、物力，对于构建高效能档案管理工作而言具有重要意义。

三、可视化调阅功能应用

可视化调阅功能主要针对档案管理部门能够精准定位档案位置基础上，可利用相关技术对档案室进行可视化管理。档案馆可视化系统基于搭建的档案馆的库房、密集架、档案盒、库房设备等逐级可视的三维场景，集成档案管理、视频监控、门禁管理、温湿度管理等系统数据，打造智能可视的数字档案馆。不但实现了馆藏资料的有序、安全、完整及快速识别、精确定位;资料管理更加智能化、规范化、可视化，切实提升了资料管理水平与管理效率;还实现了馆藏库房更加安全有效，安防系统更加健全可视，提升了管理水平，让档案馆更好地服务于社会。

可视化档案管理调阅功能具有视频监控系统、环境监控系统、门禁管理系统和档案管理系统四点，其中视频监控系统主要针对档案室安全管理方面，对于重要档案的入档及提取进行实时监控，保障重要档案的机密性;环境监控系统则是针对档案室的安全环境进行实施监控，环境监控系统包括防火子系统、防水子系统、防电子系统能几个子系统;门禁管理系统主要杜绝除工作人员外他人恶意进出档案室的行为;档案管理系统主要对相关档案的精准化管理，如个人档案、单位档案、一级机密档案、二级机密档案等。

四、智能化借阅规划应用

档案管理智能化借阅规划应用可分为自定义创建档案管理分类框架、档案取卷管理、档案自定义、档案拆卷管理、档案扫描管理等五个部分。其中自定义创建档案管理分类框架主要以根据现实需求，实现档案管理的精准化分类;档案取卷管理为准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取，做到不丢卷，确保案卷完整;档案自定义为确定档案的最底层分类的相关属性;档案拆卷管理为需保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确;档案扫描管理为已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。

总之，实现档案管理的信息化发展是新时代发展的基本要求，相关工作人员应当立足于自身工作实际，依据党和国家先进理论思想不断创新工作思路，采取更有效的信息化管理措施，让新时代的档案管理更具有实效性。

参考文献：

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新疆木垒县人力资源和社会保障局