试析如何做好文书档案收集与归档工作

韩翠香

摘要：文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。收集工作是文书档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

关键词：文书档案;收集与整理;重要性

无论是机关还是企事业单位，其文书档案都是对过去单位历史情境的再现，记录着单位发展过程中的各种经验教训、研究成果、优秀事迹，对于分析本单位整体发展水平、制定未来发展策略都有极其重要的作用。同时，文书档案具有准确性和真实性的特点，单位领导在制定相关政策和规划时，文书档案中的记录能够帮助其提高决策结果的科学性与合理性，因此，做好文书档案管理工作，对于机关企事业单位的发展运行意义重大。

一、文书档案收集工作的重要性

（一）文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础

文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门形成的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。

（二）文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量

收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。相反，如果档案收集得少，或者只收集了一些残损零乱和使用价值不大的档案材料，不仅会给整理、编目、鉴定、保管、统计等各环节工作在很大程度上造成無效劳动，而且也不能为社会各项工作提供有效服务。

二、文书档案收集工作的要求

（一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求

保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作的始终的基本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点。为此，各单位必须将文件材料的形成、积累、立卷和归档工作纳入有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建立，保证归档文件的齐全和完整。

归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。因此，在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。

（二）归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

每个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原财和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

（三）档案部门要加强收集工作的调查和指导

档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件的分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。

在实际工作中，由于种种原因，档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，导致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。长期如此，这不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系。此外，对于单位举办的某些重大活动或发生的重大事件，档案部门也要积极参与，全面了解情况，并指导有关人员做好文件的归档工作。

三、结语

在各单位实际工作的开展当中，文书档案整理归档都是不可缺少的重要环节。目前，我国社会整体发展进入了一个新阶段，信息化技术的应用也十分广泛，这也给文书档案整理归档工作提出了新的要求与挑战。相关单位的管理人员需要切实认识到该项工作的重要价值，为文书档案整理归档的开展提供有力支持，从事该项工作的人员则需要把握好文书档案整理归档的基本原则，并且对该项工作暴露出的问题进行总结分析，在此基础上选择科学的处理方案，实现文书档案整理归档的深入革新。

参考文献：

[1]陈晓霞，李嘉.国土资源文书档案整理归档流程与方法[J].办公室业务，2019（12）：78-79.

[2]张桂玲.不断规范文书管理确保档案信息完整[J].黑龙江史志，2014（01）：91.