如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

燕丽

摘要：面对我国事业单位不断进行体制改革的时代背景，加强事业单位的档案管理工作成为重要的工作内容。当前我国机关事业单位在进行档案管理的过程中仍存在许多弊端，针对存在的问题不断进行完善创新，实现我国机关事业单位档案管理工作水平的快速发展与完善。

关键词：机关事业单位;档案管理;规范化;标准化

一、机关事业单位档案管理的重要性

很多党和国家领导人明确强调了档案工作的重要性，比如，毛泽东同志指出，无论在任何时候都需要保护档案文件，这关系到人民的命运以及前途;邓小平同志提到开发信息资源，服务四化建设;习近平同志提出档案工作是一项很重要的工作，同时是一项基础性工作，在各个方面都具有重要意义，在全面建设小康社会中，档案工作的重要性也不断凸显。可见，档案就是真实的历史记J忆，是确保群众合法权益的凭据，为相关者奠定了基础。各级各类档案部門需要对档案进行完整的收集、规范整理、科学安全保管、便捷高效利用。然而一直以来，因为存在很多问题，使得档案的相关工作效果也受到了限制，这就需要加强档案管理工作。

二、机关事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）管理方法落伍

大部分机关事业单位，在进行档案管理时，采取的都还是传统的保存方式，通常单位会以一周或是半个月为周期，将这期间的所有档案先按时间或内容分类，然后再放到规定的档案管理室，这中间需要员工专门腾出半天甚至是一天的时间来做这项工作，艰难的完成档案分类摆放之后，工作还没有结束，档案管理的重要目的之一，就是要方便后期对档案的查询以及使用，传统的档案整理之后，只是大体上看着非常整齐，当真正要用到某一个文件时，我们却发现并不是很好寻找，因为每一个档案袋的外观都是一样的，虽然已经做好了分类，但是在真正的查询过程中，想要快速准确的找到某个档案，还是需要耗费很多的时间。

（二）档案管理体系尚未得到完善

我国机关事业单位在档案管理工作方面尚未制定完善的管理体系，给档案管理工作带来负面影响，致使信息传输进度无法得到提升，甚至会给机关事业单位相关部门带来一定的经济损失。

（三）管理工作的重视程度不够，致使管理水平过低

由于事业单位工作管理程度不断完善，间接降低了工作发展程度，一方面，职员缺乏对管理工作的重视程度，导致机关事业单位档案管理工作不能持续发展，另一方面，职员缺乏对档案管理工作的基本内涵与工作意识，工作的认知程度不够完善。机关单位的领导应该对出现的问题及时解决，坚持档案管理工作对机关事业单位的重要意义，在档案管理工作上投入工作新模式，不能受机关单位传统工作管理的影响，如果管理工作的重视程度不够，就会直接影响机关事业单位档案发展水平。

三、如何实现档案管理工作规范化与标准化

（一）进一步创新档案管理工作的形式

我国当前国民经济的发展水平在不断提高，同时逐渐提高事业单位工作的压力，而在实际开展的各项管理工作中，会涉及到相关信息和数据，但如果采取先进化的档案管理形式，就需要将传统数据进行调整和更新，从而保证能够提高档案管理工作的效率和水平。另外，在实际开展档案管理工作的过程中，会涉及到大量数据，所以，在这样的情况下，就需要采取科学合理的措施，保证能够对管理形式进行优化和创新，确保档案管理工作能够逐渐实现信息化的目标，还能够提高整体工作的效率，从而保证档案管理工作的顺利开展。

（二）完善档案管理制度和培训机制

机关事业单位要想充分发挥出档案管理工作的重要性，就要结合自身发展情况，得到相关部门的配合，不断完善档案管理制度。对于档案管理部门来说，内部的人员要有明确的分工，做到各司其职，并且严格按照档案管理制度开展工作。同时，机关事业单位其他部门的领导和员工也要重视档案管理工作的开展，学习、贯彻和遵守档案管理制度。档案管理人员要具备良好的专业素质和责任意识，对新进员工进行岗位培训，同时档案管理部门内部也要进行定期的业务培训，实现档案管理的规范化和标准化。

（三）构建管理队伍

管理人员的业务能力和专业素质与档案管理的效率和质量具有密切关系，因此，事业单位需要通过各种措施和途径，构建一支高素质、能力强、复合型的现代档案管理队伍。首先，事亚单位要结合自身具体情况，积极从高校和社会中吸纳具有专业背景的管理人才，其不仅要具备档案管理知识，同时还可以熟练操作各种信息化设备;其次，事业单位要对现有的管理人员开展专业技能培训，培新内容要涉及信息技术操作、信息素养、档案知识和管理学知识，实现管理人员综合素质与业务能力的全面提升;最后，事业单位领导需要给予档案管理以高度重视，提升管理人员的工薪待遇，优化管理队伍的年龄结构，调动其工作热情和积极性，主动在动作中开展实践创新，为档案管理注入活力与生机。

（四）全面普查案卷，取其精华，去其糟粕

在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值档案，这是档案管理标准化的第一步工作。综合性的档案管理部门，要对管理的档案进行清查，分门别类，销毁些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。

四、结语

综上所述，档案管理作为机关事业单位的重要工作内容之一，在机关事业单位中占据着重要地位。只有机关事业单位认清档案管理规范化的重要性，加快规范化、标准化档案管理进程，才能提高资源的有效利用率，推动机关事业单位健康稳定发展。

参考文献：

[1]苏侠.机关事业单位档案规范化管理探讨[J].办公室业务，2017（23）：97.

[2]陈俏丽.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略探讨[J].科技展望，2016，26（15）：241.