简论机要文书档案管理工作的优化策略

黄蓓

摘要：机要文书档案是机关单位档案管理的基础性工作，也是机关单位重要的信息资源，因此为了发挥机要文书档案的功能作用，本文阐述了机要文书档案管理的基本原则，对机要文书档案管理存在的主要问题及其优化策略进行了探讨分析。

关键词：机要文书档案;管理工作;原则;问题;优化策略

机要文书档案管理对于提升机关单位管理能力具有重要作用，但是由于各种原因的影响，导致其存在诸多问题，因此为了保障机要文书档案管理的有效性，以下机要文书档案管理工作的优化策略进行了探讨分析。

一、机要文书档案管理工作的基本原则

机关单位是国家机构的组成部分，其档案是机关单位所有信息的汇聚地，其中机要文书档案管理工作非常重要，因此必须在一定的标准与原则下进行管理：一是规范、灵活相统一原则，即机要文书档案管理方法应该规范、灵活，在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案进行灵活管理，以此保证档案管理方法的实用性;二是职责、权益兼顾原则，即机要文书档案管理制度中，相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定，当出现档案管理的纰漏问题，能公平处理和责任到人;三是静态、动态相结合原則，即机要文书档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进，与国际接轨，在时代发展的大背景下创新档案管理体制与方法，提高档案管理的科学化水平。

二、机要文书档案管理工作存在的主要问题分析

1.管理质量问题。由于机关单位管理者和决策者存在对档案管理认识的不足，特别在机要文书档案队伍建设上和档案管理体系完善上还存在显著的问题，这既不能确保机要文书档案工作的有序进行，也制约了机要文书档案管理质量。并且在档案管理工作中还存在考核不严、考评不系统、管理链条缺乏等一系列问题，导致机要文书档案管理工作失去质量体系的评价，难以实现机要文书档案管理工作的质量目标。

2.安全性问题。机要文书档案存在大量的涉密信息，在国家档案法和信息安全法上都有着对档案安全的严格规范和准确定义，但是由于机要文书档案管理上的疏失，机要文书档案工作存在安全性问题。一方面在机要文书档案信息涉密环节没有系统地检查、分类和判定，导致机要文书档案涉密信息的泄露;另一方面在机要文书档案管理总没有规范进行解密工作，不能全面地发挥出机要文书档案资料的资源和优势进而产生档案工作的迟滞、低效和延误。

3.利用问题。传统机要文书档案管理工作只讲求工作的规范、环节和要求，并没有实现对机要文书档案资源的深度开发和系统利用，出现了机要文书档案资料划分粗略、信息分类模糊、管理工作落后、数字资料和信息安全性不足等一系列问题，不能形成新时期机要文书档案管理的新基础和新平台，严重影响机要文书档案工作基础性地位的体现，甚至可能在资源开发和利用中形成了阻碍和迟滞作用。

三、机要文书档案管理工作的优化策略

1.提高机要文书档案管理质量水平。从质量生成、评价和监督方面上看，新时期机关单位要强化档案管理的质量意识和质量水平。要在组织层面进行机要文书档案管理结构的调整，真正协调相关部门和相关资源将建设高质量机要文书档案管理工作体系落实在实实在在的工作至上。同时要以质量管理作为前提，以提升机要文书档案管理品质为目标建立起管理质量体系，覆盖机要文书档案管理的方方面面，为管理质量的提升提供组织和管理基础。在管理工作中要形成质量控制体系，从考核与考评、反馈与激励等主要环节入手，全方位确保机要文书档案管理实现其自身的价值、质量目标。

2.保障机要文书档案管理的安全性。机要文书档案管理首先要从保密法、档案法、信息安全法的层面入手，准确而全面地理解机要文书档案安全的定义、范围和要求，要立足于机要文书档案管理的实际进行安全教育和普及工作，现实性地提升机要文书档案管理的安全性。一方面，要强化机要文书档案资料的审查工作，严格实施档案信息的判定、分类、控制和使用，形成更大范围和更多维度的机要文书档案安全保证机制和优化途径，确保机要文书档案资料和信息的安全。另一方面，要妥善做好机要文书档案资料和信息的解密工作，以保密法和档案法的相关规定为前提，遵从机要文书档案资料保密的时限要求，在合理合法的前提下准确地将过涉密期的机要文书档案信息予以公开，进而利用好机要文书档案资料的价值和功能。

3.做好机要文书档案的利用工作。新时期机要文书档案管理工作必须要重点强调资源的开发和利用，要立足于机要文书档案管理传统工作模式和组织体系进行变革，从档案信息分类、组卷形式划分、编目系统调整等方面入手，开发出机要文书档案管理的新时期新方法和新优化途径，做到对机要文书档案资源的有效开发，形成机要文书档案资料新的功能和作用。此外，在加工和利用档案资源的过程中要借用数字化技术，根据网络安全和实质安全的需要实现对档案资源的归类、存储和加工在提升机要文书档案安全性的前提下进一步增加机要文书档案资源的利用效率。

4.合理运用信息化管理手段。机要文书档案管理要立足于方式、手段、体系的创新，要以现代科学技术的全面应用作为平台，通过信息化建设不断提升机要文书档案管理的工作效率和强化机要文书档案管理的工作质量。机关单位要建立数字化的档案信息收集和整理管理平台，通过现代网络和技术提升机要文书档案资料的全面性、系统性和实效性。机要文书档案工作和管理环节中应该广泛引入计算机、网络等高新科技信息设备，力争早日实现机要文书档案的数字化，进而建立起高效率的机要文书档案管理平台和载体。机关单位还应该着眼数字社会和信息社会建设的大目标在档案管理工作中应不断提升资料和信息的共享性，推进机要文书档案管理实现更全面、更系统、更有效的目标。

四、结束语

综上所述，机要档案管理作为机关单位管理工作的重要内容，其不仅与机关单位内部高效运行之间有着密切联系，同时还直接决定了机关单位的高效发展，因此对机要文书档案管理工作的优化策略进行分析具有重要意义。

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