基于内部控制的高校合同管理优化对策探讨

2020-09-10陈诗岚

财富生活·下半月 2020年4期

摘要：经济合同规范管理是高校规范管理、依法治校的重要内容，在高校内部控制建设中重要性凸显。本文基于内部控制视角，归纳合同管理在准备、订立、执行、后续等阶段的存在问题，探讨在合同管理意识、合同控制、履行监督、信息系统等管理方面的一系列优化措施对策。从而有利于高校防范合同风险，促进教学、科研等各项事业的健康发展。

关键词：高校;内部控制;合同管理

一、引言

高校作为公益性事业单位，为更好地履行教学、科研和社会服务等职能，需要广泛参与社会经济活动，高校的重要经济活动、业务往来包括政府采购、工程建设、合作办学、技术转让、大型学术会议、业务培训等，高校参与各类活动都会涉及合同，合同是高校各类活动中明确双方权利义务的主要载体。随着高校经济活动的拓展，合同管理也成为高校管理的重要内容，加强高校经济合同管理变得尤为迫切和必要，需要从内控的角度来规范合同管理，防范风险，保护学校经济权益，保障学校教学科研事业健康、可持续发展。

二、高校合同管理存在的问题

目前高校在制订制度、执行和监督管理等方面规范了合同管理，但在实际工作中尚存信息共享不足、进度控制困难、执行缺乏监督、登记管理缺失等问题，随着高校日益发展壮大，合同的数量、类别日益增多，使得合同管理和风险控制难度加大，仅靠以往人工管理的方式难以有效满足高校合同管理需求。在不同合同管理阶段存在以下一些具体问题。

（一）合同准备阶段

首先，未充分了解拟签约对方的主体资格、资质信用、生产能力等状况，未充分掌握拟签约对方的经营范围、履约能力等，将资质或能力不符的主体确定为准合同对象。

其次，未明确合同订立的范围和条件，对应当订立合同的经济业务未订立合同，或违规签订担保等合同，导致高校经济利益受损。

最后，合同谈判前准备不充分，谈判人员胜任能力不够，做出不当让步或泄露谈判策略，导致学校在谈判中处于不利地位。

（二）合同订立阶段

首先，未统一规范合同范本的制定、更新、使用等管理。可能使得部分合同文本内容缺乏完整性，条款缺乏合法性或存在欺诈，缺项漏项，对关键条款不做规定或约定简单，加大了合同审核难度，降低审核工作效率，增加了后续合同签订、合同履行的难度。

其次，人为拆分重大金额合同，故意规避合同管理的相关规定。

再次，合同审核人员能力欠缺，不能准确识别合同文本的不当内容和条款，使得合同存在风险隐患。

最后，未经授权或超越权限签署合同，容易诱发舞弊行为。

（三）合同执行阶段

首先，合同归口管理部门管理职责有待进一步明确。校长办公室作为高校合同的归口管理部门，在实际业务中，仅参与合同形式审核、登记备案及合同专用章及学校公章的审核与用印工作，尚未实现对合同实施统一指导及全过程监督管理，合同管理职能分散至各合同执行部门，不利于合同传递、登记、统计分析以及合同风险的总体把控。

其次，合同执行部门合同管理范围有待明确。合同执行部门只片面重视合同签订审批管理，而疏于对合同履约的监督监控，可能会产生严重的合同纠纷隐患，导致高校的合法权益得不到保护。

第三，合同履行过程中，合同执行部门未能及时发现并报告对方有显失公平等欺诈行为，或市场变化等的客观因素，未能立即采取相应措施将合同损失降到最低。

第四，未建立有效合同纠纷处理机制，可能导致纠纷发生时高校的合法权益得不到保护，造成经济损失。

最后，未建立合同管理信息系统，使得高校合同监督执行较为困難，难以动态准确地掌握合同管理的签订、执行及付款情况，对于合同违约、合同欺诈等行为只能进行事后管理，无法事前控制。

（四）合同后续阶段

首先，未建立合同管理台账，未定期对合同进行统计、分类和归档，没有记录合同签订、履行、付款等状态，无法及时掌握和了解合同履约情况。

其次，未建立合同文本科学分类和统一编号制度，合同归口管理部门及合同执行部门分别对合同进行编号，不利于对合同进行统一识别及管理，合同及相关资料未能及时归档和保管不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。

再次，对于合同签订中的合同保密条款制定尚未明确规定，可能导致合同保密管理工作无据可依，影响合同保密管理的规范性及有效性。

最后，尚未开展合同履行情况后评估工作，缺乏科学合理的合同后评估机制，可能影响高校合同管理工作的持续优化，存在合同风险隐患。

三、高校合同管理的优化对策

（一）强化合同管理的法律、风险意识

首先，积极开展经济合同法和相关法律知识的教育培训，提高合同管理人员的专业水平和责任意识，进行合同调查时能做出恰当的判断，确保签约对方具备合同履约能力。

其次，明确合同订立的范围和条件，严禁签订担保、借贷和投资合同。

最后，明确合同订立原则，组织有谈判经验丰富的专业人员参与合同谈判，影响重大、涉及专业技术的合同，应组织相关领域专家参与谈判，决策记录妥善保管。

（二）严格合同控制，建立合同范本库

首先，建立较为完备的合同范本库，进一步将风险管控工作前移，以加强合同范本管理工作，提升合同审核效率，防范法律风险。例如：对于经常发生的经济业务，如建设工程总包合同、仪器设备采购合同、科技项目合同等，根据国家相关法律法规以及高校的实际管理要求，制定相应的分类合同范本。

其次，严格合同控制，防止化整为零等方式故意规避招标的做法。

再次，提高审核人员的专业素质，制定审核流程，明确审核人员的职责，建立审核工作底稿，实施合同责任追究制度。

最后，强化合同签署授权机制，合同授权可按一年一授权办理。重大合同应由高校法定代表人签署，一般合同由各部门负责人代表高校签署。

（三）建立合同履行监督制度，加强合同执行控制

首先，制定合同履行监督制度，增加合同归口管理部门的统一指导及全过程监督管理职能，使其对合同履行进度、付款、变更、解除等各个环节进行有效监督，对合同执行情况开展评价。

其次，明确合同执行部门的合同管理范围，具体包括合同的前期指导、论证、内容的全面审查及履行过程的监督检查等，不定期对合同执行情况进行监督，主要关注是否按照合同规定执行以及合同执行进度，必要时出具整改意见;在合同履行过程中发现可能导致高校经济利益受损的情况，应当及时采取相应有效措施，办理合同补充、变更或解除事宜，将损失降至最小。

再次，应建立合同纠纷处理的有效机制，规范纠纷处理程序。纠纷发生时，及时采取有效措施积极协商解决，并按合同约定追究违约方的责任。

最后，建立合同管理信息系统，实现合同全过程的动态管理，促进合同数据在合同管理部门与财务部门的信息共享;同时，合同管理信息化可提高数据准确度，使得相关部门能够精确掌握合同付款情况，降低了财务风险，从整体上使得高校合同管理工作质量和效率取得突破性进展与实质性的提升。

（四）运用信息化手段，完善合同管理

首先，合同归口管理部门应加强合同登记管理，建立统一的合同管理台账。归口管理部门建立总的合同台账，执行部门负责建立分账，以实现校内合同信息共享。合同总台账是全校合同签订、履行情况一览表，以便高校全面掌握校内合同履行情况，发现问题并及时妥善处理。同时，充分利用信息化手段，对合同进行统计、分类和归档，详细记录合同的订立、履行和变更情况，实现合同的全过程精细化管理。

其次，制定统一合同编号规则。合同归口管理部门应制定合同编号的指导性文件，规范合同科学分类和统一编号规则，以加强合同的标准化管理，所有的已签订合同都应按统一标准进行分类并连续编号，未经合同归口管理部门统一编号的合同，印章管理部门不得用印。再次，增加合同保密管理相关规定，对合同模板中保密条款进行重新审核，保证涉密合同的信息安全管理合规性及有效性，降低合同涉密信息外泄风险。

最后，建立合同后评估制度，合同归口管理部门应每年年底组织各执行部门对学校全年合同签订的数量、金额、类型、合同审查周期、合同履行进度等进行统计、分析，对合同管理中存在的问题进行总结分析，形成评价报告，提交至高校领导阅示。对评价中发现的问题，合同归口管理部门应组织相关执行部门及时加以改进，并监督、跟踪整改效果。

（五）建立合同管理信息系统，优化合同管理

建立合同管理信息系统，实现合同管理系统与各业务系统合同管理模块的对接，优化合同管理工作，合同信息管理系统可包括合同录入、合同查询、合同跟踪、数据输出等功能模块。

首先，推进合同信息管理，建立合同分类管理，为合同范本的管理提供基础的同时，实现高校各项业务活动能够及时快速定位其适用的合同类型。

其次，推进合同信息管理，建立合同范本库，健全合同范本的新建、审核、发布、查看等机制，实现减少合同起草与审核过程的流程冗余与未来可能存在的合同纠纷。

第三，推进合同信息管理，实现合同定稿打印并生成二维码防伪标识功能，规避合同签订过程中的合同篡改风险和归口管理风险。

第四，推进合同信息管理，合同签订后，依据合同编号，登记合同信息，合同管理部门人员之间实现合同信息的共享与传递，也为合同的履行监督提供工具。

第五，推进合同信息管理，建立合同履行功能，可以及时更新合同履行进度，实现对合同履行的过程进行监控与评价。

第六，推进合同信息管理，建立合同档案功能，可随时查看合同台账，对合同收付款状况进行灵活、整体把控，为管理合同、辅助分析决策提供强大的技术支撑。

最后，通过合同信息管理的精细化建设，实现高校合同“统一授权，归口管理，分工负责”的规范化合同管理体系，通过明确工作程序和管理权限，结合目前采用的OA信息化工具，逐步实现合同的全寿命周期管理，提高合同管理的效率与效果。

参考文献：

[1]张庆龙.高校内部控制建设实施操作指南[M].北京：中国经济出版社，2018.

[2]许宁宁.内审视角下行政单位合同管理风险防控探讨[J].审计监督，2018（12）：33-36.