谈ERP系统环境下民营企业的内部控制

摘要：随着计算机的普及，信息化、大数据、云技术等新产业的兴起，ERP系统已成为实现企业经营战略不可缺少的重要工具。民营企业大部分都实施了ERP系统或者正在开展ERP系统建设，但很多民营企业只应用了整个ERP系统的部分模块，如销售系统模块、成品库管理模块、原材料仓库管理模块、工资管理模块、财务记账模块等;其他如工资管理模块、原材料仓库模块、生产制造系统模块、人事管理模块、研发管理模块等均未上线，严重影响了ERP系统的使用效果。本文阐述了民营企业实施ERP系统的前提条件，分析了实施ERP系统对内部控制的重要意义，探讨了实施ERP系统加强内部控制过程中存在的问题，并给出了解决对策。

关键词：民营企业;ERP系统;内部控制

一、概述

（一）内部控制的概念

现代企业管理中的内部控制是由内部牵引发展而来，其在对企业内外部环境进行评估的基础上制定规章制度，并采取相关措施保证规章制度执行，以保证企业合法健康发展和资产安全，促进企业发展战略目标实现，是企业管理的重要工具之一。

（二）ERP系统的概念

ERP系统建立在信息技术基础上，以企业的相关内部控制制度为基础，是一种集销售、采购、制造、成本、财务、服务和质量等管理功能为一体，以市场需求为导向，各业务流程为纽带进行搭建的管理系统，该系统在建设过程中，能够健全企业内部控制制度，优化企业各项信息流、业务流、资金流等，最终为企业发展服务。

（三）实施ERP系统的前提条件

我国大部分民营企业带有家族企业的特点，随着企业的不断发展，其缺点也日益突出，有些甚至成为企业发展的瓶颈。民营企业不重视企业的内部管理制度建设，内部的控制监督制度更不健全，有的民营企业虽然请专家制订了相关的内部管理制度及内部控制制度，但没有强化落实，形同虚设。在这种背景下盲目实施ERP系统，只能停留在操作层面，无法真正使ERP系统为内部管理控制服务。

管理规范是实施ERP系统的必要条件，也是企业管理改革的重要内容。民营企业在实施ERP系统之前，需要全面调研企业经营管理的真实情况，以计划与控制为主线，以系统化的管理思想为核心，结合本行业市场环境以及企业产品经营特点，消除生产经营管理中人为的无效的劳动和资源，重點筛选出适合本企业经营管理、和内部控制的模型，重新梳理设计企业的信息流、物流、资金流、内部控制点，构建出适合本企业发展的ERP系统模型。只有这样再付诸实施的ERP系统才能真正起到优化流程，快速反应风险警示的作用，才能服务于提高企业竞争力的目标。

二、实施ERP系统对完善民营企业内部控制制度的重要意义

在实施ERP系统的过程中可以重新整理企业的组织结构，使企业的组织结构趋于扁平化、标准化、固定化，原有的手工作业流程被高度自动化取代，相应冗余的手工内控环节被删减，随之也杜绝了人为的主观因素对内控制度的影响，限制了民营企业家族式管理控制的主要弊端。

ERP系统将企业的整个生产经营管理活动分解为若干管理功能模块，全面贯穿企业供应链、信息链和价值链等;ERP管理系统建立在信息技术上，具有信息共享功能，且能够多途径查询，这样使企业数据传递便捷高效;具有大数据批量统计、分析功能，能为快速准确地为高级管理层的决策提供有价值的数据支持;专业人员能够从ERP系统及时提供的各种复杂的、大量的数字中挖掘企业潜在的风险点控制点，就内部控制中存在的问题，开展风险评估，实现科学监督，制定防控措施，有效规避风险，进而修整完善内部控制制度。ERP系统能真正将企业财务处理与业务处理有机结合起来，成为内部管理及控制制度与人交流的界面。

ERP系统实施过程中，可以依据内部控制找出生产经营管理各个环节的控制点、设置好控制方法，通过对业务流程的关键控制点的权限授权，实现了不相容职务相分离等内部控制制度，所以说ERP系统是企业内部管理、控制制度实现的载体;逐步成熟的ERP系统会不断地融入企业内部管理控制度中，从而实现内部控制的作用与价值。

ERP系统的成功实施，有利于对企业整个业务流程的所有环节进行有效管理，实现对企业动态控制和各种资源的集成，能更加完善优化管理，同时也为电子商务奠定了基础，只有信息化的管理才能实现真正意义上的决策科学化。

三、实施ERP系统加强内部控制过程中存在的问题

（一）企业工作流程尚未规范，员工的岗位权限设计不完善

企业实施ERP系统时，企业的组织架构与人工操作时期会略有变化，但很多企业事先未重视对组织架构进行系统化地调整，使得企业实施ERP时的工作流程及工作方式与组织架构不匹配，导致部分员工产生不适应心理，甚至是抵触情绪;工作流程未按组织机构做标准化的调整，使得某些相同数据产生多重来源，需浪费更多的时间核对数据。由于工作流程的变化引起内控需求也会发生变化，但内控相关人员的操作权限未进行科学严谨地重授权，出现不相容职务未分离的问题，甚至给不具有数据修改、删除权限的人员赋予了修改、删除的权限，让不具有访问数据权利的人员可以进行数据访问，导致公司数据外泄，且容易滋生企业员工舞弊现象。

（二）企业缺乏防范意识，内部控制风险增加

ERP系统环境下信息技术的运用虽然大大提高了工作的时效性和准确性，但企业仍不能在内部管理上放松对ERP系统会产生新风险的警惕，不能诸事依赖于ERP系统。虽然ERP系统是建立在信息系统基础上的先进的管理控制平台，其最终还是要通过企业管理者来规划、操控，需企业员工操作而完成的;ERP系统并不能自动地识别出系统以外的虚假信息，所以如果防范意识减弱，会让企业面临经营风险。

（三）网络系统的固有风险引发了新的信息安全问题

由于ERP系统是通过软件和互联网技术来实现的，而互联网、计算机软件都存在可能遭受黑客攻击、病毒的侵害、非法的访问等网络风险，容易造成信息资料泄露。且网络偶尔会出现瞬间的故障，如果没有纸质的凭证可能会造成数据的丢失，即使有纸质的凭证，如果数据丢失，也会使相关人员承担重新补录的繁重工作。以上任何一种情况的发生都会给企业造成严重损失。

四、ERP环境下民营企业加强内部控制的对策

（一）规范业务流程，明确权限责任

在实施ERP系统前，应遵循企业内控制度，针对企业内部业务的真实情况，按照ERP系统信息技术的特点对业务流程进行必要的合理的标准化调整，只有规范化的业务流程才能确保科学地划分各个部门的工作岗位，分清每个岗位的主体责任人、执行人等，明确主体责任人、执行人的义务、权利及其安全风险防控;避免业务重叠，保证不相容职位相分离。企业还应把每个岗位的工作职责和权限整理成小册子，并落实到每位员工的操作过程中，最后在日常的人机交流中不断完善企业业务流程和岗位权限责任。

用户的权限设置的科学与否直接关系到整个系统能否高速严謹地运，因此，岗位职责明确后，应根据各个控制点的要求，在ERP系统里合理地设置每个用户的操作权限。首先要设置每个用户的操作范围，在一定的操作范围内再设置录入、查询、修改权限及审核、删除等权限。应规定所有的单据都要审核才能转到下道流程，审核过的单据不能修改，已经生成凭证的原始单据不能撤销审核等。只有科学严谨的权限设置才能杜绝企业信息的泄露和人为的舞弊行为。

（二）提高ERP风险意识，制定风险的应对措施

首先，通过学习与培训，提高操作人员专业知识，使人为信息采集错误降到最低，使审核人员对数据信息的核实更专业更精准，保证初始资料的真实性、唯一性，以免出现信息漏洞，给企业造成不必要的损失。

其次，通过多渠道的讲座、交流培训，提高关键岗位人员的综合业务素质及专业水平，提高员工风险防范意识，通过专业手段监督保证账实相符、账账相符、账表相符，保证数据正确、完整、合理、合法，为内部控制制度的执行提供坚实的基础。

最后，企业管理者要树立与时俱进的概念，ERP系统、内部控制制度都是不断发展完善的，要不断地发现问题、解决问题，以发挥ERP系统在内部控制中的作用。

（三）健全网络风险控制制度

通过设置有效物理防火墙、安装杀毒软件，起到拦截源头病毒入侵，严格保护初始数据录入电脑安全的作用，如果需要可以对操作员电脑进行内、外网隔离，以有效的控制病毒入侵。每天做好数据的备份留存，每月再进行硬盘数据备份。定时、不定时地对服务器系统及系统数据库进行检测、查询，以便及时发现问题并解决问题，杜绝网络风险的发生。

五、结束语

企业内部控制管理制度是ERP系统开发建设的基础，ERP系统是内部管理控制的具体表现形式。两者密切联系，具有相互协同、相辅相成的关系。ERP系统提高了内部管理控制数字化程度，优化了企业内部控制环境，同时ERP系统作为计算机软件也有自身固有的风险。企业应该在遵守企业内部控制制度前提下充分发挥ERP系统在企业发展过程中的作用，以实现企业的价值最大化。

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作者简介：

王赛琴，乐清一线会计代理有限公司。