加强高职院校电子档案管理的探索

[摘  要：本文分析了高职院校实施电子档案管理的必要性、重要性以及电子档案管理的优势，进一步探讨了加强高职院校电子档案管理的相关措施，以便为其他高职院校的电子档案管理提供参考。

关键词：高职院校;电子档案;管理措施]

随着互联网及计算机技术的不断发展，电子档案已成为高职院校档案内容的重要组成部分，因此，电子档案的管理工作也成为了高职院校档案管理工作的重要内容之一。但是，由于主客观原因，有些院校的电子档案仍处于分散的状态，并未对其进行归档分类，有些院校虽然对电子档案进行了归档，但在实际工作中仍出现了很多问题。本文分析了高职院校实施电子档案的管理的必要性和重要性以及電子档案管理工作的现状和存在的问题，提出了加强电子档案管理的相关措施，以期为高职院校电子档案管理工作提供思路。

一、高职院校实施电子档案管理的必要性和重要性

（一）必要性

基于当前的信息化互联网时代，随着各项信息技术、互联网通信技术的快速发展以及各类新型办公方式的利用，以电子文件、电子数据为重要形态的电子档案应运而生。电子档案已经成为时代要求和主流趋势，它是信息化、数字化档案建设的基础，作为高职院校，档案管理工作更应该与时俱进，顺应时代的发展，做好电子档案的归档管理工作，为今后的数字化和信息化打好坚实的基础。

（二）重要性

随着现代化不断发展，传统档案管理已不能满足社会需求，因此，加强电子档案管理已成为时代发展必然，是当前和今后档案管理工作的重要内容之一。和传统纸质档案相比，电子档案的优势在于它能减少人力、物力，减轻档案管理者的工作负担和节省存储空间，并且，通过互联网将档案传输到数据库，可以实现资源共享，建设档案信息化。因此，高职院校应当充分认知电子档案管理的重要性，努力做好电子档案的收集、归档、保管和利用工作。

二、加强高职院校电子档案管理的相关措施

（一）提高认识，完善电子档案管理的规章制度

高职院校档案管理部门和分管档案工作的相关领导应转变观念，提高认识，充分认识电子档案的重要性，加强宣传教育，加强电子收集、归档、保管和利用工作。另外，档案管理部门应结合院校实际情况完善相关的规章制度和电子档案分类方案，应把电子档案的归档工作纳入到学校的日常管理工作，以规范电子档案的管理。另外，还可以建立合适的激励机制，以激发档案工作者的工作积极性，提高电子档案管理工作的效率和质量。

（二）加强培训，提高档案工作者的专业素养和业务能力

电子档案管理对档案工作者提出了更高的要求，管理人员必须熟练掌握计算机相关专业知识。因此，高职院应加强对档案工作者的技能培训，档案管理者自身也应与时俱进，加强学习，熟练掌握计算机操作技术，不断提高自身的专业素养和业务能力。高职院校还可以通过公招方式录用不仅精通档案管理业务，还熟练掌握计算机相关专业的复合型人才，为档案管理队伍注入新鲜血液。

（三）建立健全规章制度，维护电子档案的真实性和安全性

由于电子文件具有容易删改、不留痕迹的特性，因此，电子档案所具有的真实性难以确认，其权威性也因此受到影响。此外，互联网技术发展进程中电脑病毒的存在及黑客技术等，也使电子档案在其形成、处置、归档、保管以及运用等诸多环节上面临着信息被篡改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，高职院校很有必要健全相关规章制度，维护信息安全，保障电子档案的安全性、真实性、权威性和原始性。

（四）实行纸质、电子文档双轨运行

在实际的档案管理工作中，单纯的传统纸质档案已不能满足新时期高职院校档案工作的需要，为了更便利、更高效的利用档案，可以运用纸质、电子文档双轨运行的方式。比如部分较为重要的信息资料或是需要长期、永久保存的资料，可以在存储独立电子备份并设置好相关密码的同时，辅之以纸质档案进行二次保存等。同时，这对于确保电子档案的真实性、权威性和原始性也是非常有效的。

三、结语

综上所述，电子档案是新时代科学技术发展的必然产物，加强高职院校的电子档案管理有助于高职院校实现档案数字化和信息化建设，并在档案管理方面朝着现代化进程迈进。

参考文献

[1]耿哲.档案管理中电子档案管理建议[J].办公室业务，2020（10）：182+190.

[2]刘子倩.浅谈电子档案管理系统的维护方法[J].财经界，2020（14）：249.

[3]刘娟.电子档案在档案管理中的重要性[J].中国管理信息化，2015（18）：175.

作者简介

汪敬（1989.01—），性别：女;籍贯：四川邻水;民族：汉族;学历：本科;职称：助理馆员;研究方向：档案管理。