档案信息资源的整合与利用策略分析

魏殿巍

[摘  要：随着技术的不断发展，档案信息资源的整合和利用成为了当前阶段档案资源管理的重点和难点，本文概述了现阶段档案信息资源在整合利用的过程之中存在的问题并针对性的论述了解决的方法。

关键词：档案;整合;利用]

当前社会已经进入到互联网环境之中，对档案资料进行有效的整合和利用对于推动社会发展有着非常积极的意义，但是现阶段在推动档案信息资料进行整合利用的过程之中存在以下几个方面的问题：

一、档案信息资源整合利用存在的问题

1.档案信息资源自身的矛盾性

档案信息资源整合和利用的根本目的是满足用户在现实实践之中存在的需求，为达到这一效果需要尽可能的为客户提供足够多的信息资料并尽可能的减少信息之中存在的诸多干扰性因素。实现档案信息整合的根本目的在于在统一的平台上对信息资源进行有效的管理，但是现阶段我国在进行档案信息存储时，存储结构较为单一，无法有效的满足用户多角度选择的需要。此外档案信息的一大特点是保密性，在对档案信息进行整合利用的过程之中如何尽可能的将档案信息展示出来，同时又避免档案信息在使用的过程之中出现泄密的情况。这两个由档案信息自身的特点所导致的矛盾性问题对档案信息的整合和利用产生了极大的困难。

2.信息资源标准不统一

档案信息资源整合和利用的基础是能够为每一个用户构建一整套完善的虚拟信息体系，借助这一体系信息的需求方和提供方能够及时的进行沟通和交流。构建这一系统就意味着将我国各个省市独立的档案系统整合为一个整体，但是各个省市的档案系统在建设时间、建设过程之中采用的技术标准等各个方面都存在一定的差异，这直接导致了在进行档案信息整合的过程之中无法有效的将相关的信息整合为一个整体。

3.共享体系建设不完善

档案共享体系建设需要采用当前阶段最为先进的软件技术和硬件技术，因此，需要大量的投入，前期资金如何投入以及如何在系统建设完成之后收回相关的投入成为了阻挠档案共享信息系统建设的主要原因。面对这一现象我国要推动档案产业的发展，使建设完成的档案共享体系在发挥一定的社会公益属性的同时能够得到一定的收益，此收益可以用于档案信息系统的长期维护和管理。

4.档案管理机制问题

档案信息在开发和利用的过程之中涉及了多个主体。现阶段档案管理部门对于档案的管理存在一定的滞后性。档案在转移和移交的过程之中都需要借助相关单位出具的凭证，极大的限制了档案信息资料的传递和流通。深入的研究现阶段的档案管理机制，实质上现阶段我国档案管理体制存在的问题是未将档案的管理工作和档案的查看权限进行有效的区分，进而导致了无法对相关的档案信息资料进行有效的应用。

5.档案信息资料利用效率低

尽管档案信息资料在我国社会之中存在的历史较长，但是大众对档案资料的认知仍然存在严重的不足。大部分群众、社会群体和各界人士对档案信息资料的认识缺乏足够的认识，无法充分的发挥档案信息的资料。此外现阶段社会各界对档案信息资料的价值缺乏充分的认识，无法将档案信息资料的潜力充分地发挥出来。因此，在档案信息资料研究的过程之中要逐步的引导大众如何全面有效的认识档案信息资料的价值，并规划出适宜的发挥档案信息价值的方法，提升档案信息的利用效率。

二、档案信息整合利用的策略

针对当前阶段我国档案信息资源的整合和利用现状，需要采取本文论述的以下策略来有效的提升当前阶段档案信息的整合利用水平。

1.加强管理，促进各个部门的合作共建

档案信息资源的整合实质上是社会信息系统建设的一个有机组成部分。在建设档案信息系统的过程之中要将社会信息系统有机的整合为一个整体。从一定程度上讲档案信息化整合的关键在于将这一项工作加入到我国整个社会信息化建设的过程之中。具体的落实方式为将档案信息化建设落实为电子政务转变的一个部分，档案管理部门在进行信息化建设的过程之中要同其他的政府管理部门的信息化系统采用统一的标准进而确保档案信息能够在政府之中的其他單位之中进行流通。其次档案馆在建设的过程之中要同其他的公共服务机构进行深入的合作，例如同图书馆、人才服务中心、就业市场中心等多个部门进行深入的合作进而塑造区域性的信息交流中心，使一定区域的信息能够在这样的一个区域流通信息中心进行传播，提升对档案信息资料的利用效率。

2.统筹规划，分步实施标准化体系建设

档案信息整合的过程之中涉及了标准化建设，但是实质上档案信息管理系统的标准化建设是一个漫长的过程，需要经过认真全面的规划，制定详细的执行策略，才能够完成最终的建设并达到预期的使用效果。依据相关单位在建设其他类型的信息系统之中取得的经验，档案信息系统标准化建设可以化为以下四个步骤：第一步是联合档案管理学和互联网技术方面的专家学者制定档案信息管理的整体标准，这一标准涵盖了档案信息系统在建设过程之中采用的技术术语，以及在建设的过程之中采用的整体框架结构;第二步是档案信息网络系统之中采用的基本的技术标准，例如：基本的网络设施建设标准，系统内部采用的通信标准等;第三步是确定档案信息体系在构建完成之后的管理标准;第四步是制定同档案信息系统进行交流和共享时采用的服务标准。在建设完成这一系列的标准体系之后，档案信息资源将得到有效的整合，为进一步的利用档案信息资源奠定了坚实的基础。

3.提升对档案信息资源管理和利用认识

随着我国社会的快速发展，人口流动速度更加的迅速，人才在不同的企业之间的流动速度迅速的增加，社会各界传统上对档案管理工作的认识在一定的程度上已经限制了对档案信息资料的整合和利用。现阶段我国相关的政府机构对于档案信息资料所持有的一种态度是重管理轻利用。在全新的历史发展阶段，这样的一种理念一定要进行深入的改变，政府部门在强化档案信息管理的同时也应该积极的思考如何有效的利用相关的档案信息资料。

随着互联网技术的快速发展，其对各个行业都带来了巨大的变革。电子存储设备的发展，从根本上改变了档案信息资料的存储方式，也为更有效的利用档案信息资料奠定了基础，为更有效的利用各种类型的档案信息创造了可能。针对技术的发展现状，档案管理行业应该深入的分析自身在进行档案信息资料整合的过程之中遇到的诸多的问题，采用有效的手段解决档案信息整合过程之中遇到的问题，实现档案信息资料的整合并采取有效的策略加强对档案信息资料的利用。

参考文献

[1]张瑞梅，李艳.科技档案利用模式的变化及档案室的应对之策[J].陕西档案，2016，28（02）：54-55.