浅谈高校二级学院会务工作的精细化管理

[摘 要]高校二级学院是学校管理的基层单位，也是学校管理工作的核心。会务工作是学院办公室的主要工作之一，每一个会议的召开都展示了办公室的工作水平。文章就如何提升高校二级学院办公室的会务工作水平进行了探究，在会务工作中引进精细化管理思想，以提高会务管理的专业性和服务性。

[关键词]精细化管理;会务工作;高校二级学院;办公室

[作者简介]李家玉（1993—），女，河北张家口人，硕士，中国政法大学国际法学院综合办公室科员（管理八级），主要从事行政管理研究。

[中图分类号] G642[文献标识码] A[文章编号] 1674-9324（2020）32-0035-02[收稿日期] 2020-03-12

随着高校办学规模的扩大，高校二级学院与国内外其他院校的合作逐渐增多，肩负的社会责任也越来越大。近年来，二级学院需要承办的会议种类和数量持续增加，对办会工作的要求也更加严格。二级学院会务工作的管理水平在一定程度上反映着整个学校的办学水平和人才培养质量。学院办公室作为学院会务工作的执行部门，要不断探索工作方法，提高办会水平，提供更优质、周到的会议服务，为学院与学校的学科建设、对外交流和学生培养工作添砖加瓦。

一、精细化管理的含义

精细化管理思想起源于被誉为“科学管理之父”的泰勒，最初被泰勒运用于科学精益工业的生产当中。之后这个理念在20世纪50年代的日本制造企业里被广泛应用，一定程度上推动了日本工业时代经济的崛起。精细化管理，建立在常规管理的基础上，用更加精准、细致的标准严格控制生产中的每一个环节，将各个环节的规则程序化、系统化、标准化，使组织管理井井有条，使生产服务精确、高效、持续地运行。

二、会务工作引入精细化管理的必要性

会务工作是会议的组织协调与服务工作的统称，会议作为议事、沟通交流和优化决策的一种普遍形式，为高校二级学院的各项工作的梳理和开展奠定了基石。会务工作具有工作任务重、变數大等特点。有些会议还需要各科室相互协调与配合，如果管理不善，配合不佳，会出现工作疏漏，造成不可逆的后果。将精细化管理引入办公室的会务工作，将成为新形势下学院办公室加强会务工作、提升管理水平的必然选择。而如何实现会务工作的精细化管理，如何对各项资源进行优化配置与科学协调，是摆在办公室会务工作人员面前的重要课题。

会务工作精细化管理体现了“会务工作无小事”的思想，有利于提高会务工作效率和服务水平，减少工作成本支出，节省人力和经济资源，使没有温度的会务工作拥有了合理的人文关怀和温度感。

三、会务工作中存在的问题

学院办公室是会议组织和服务的窗口部门，办公室工作看似简单且常规，但实际上繁杂且琐碎。近年来，学院办公室承办的各类会议越来越多，例如主办或承办学院二级教代会、年终总结大会、学科研讨会和学术协会年会等。因会议内容、参会人员和会议性质的不同，会议各个环节的安排和管理方式也不尽相同。当前，会务工作普遍存在的问题是由现代会务工作烦冗琐碎的客观性质和会务人员业务水平不高这两个因素形成的。

（一）会务工作的客观性质

会务工作的实质是做好各项基础性的工作，为会议的顺利召开服务。当会议数量增多，会务管理工作上遇到的问题和矛盾也随之而来，引入精细化管理思想进行精细化的会前准备、会中安排和会后总结，使会务服务更加规范化、科学化，能够在控制会议成本的基础上最大限度地提高办会效率。

（二）会务人员业务水平有待提高

高校二级学院办公室负责统筹协调学院的教学科研、学生工作、人事工作和固定资产管理等各项工作的正常运行，办公室工作人员在完成这些日常工作的同时，还要为学院会务工作提供优质的服务，这对会务人员的业务水平和管理能力有着较高要求。需要会务工作人员不断摸索更加高效的工作方法，学习培养精细化管理的意识，做到事事见管理、处处有管理。

四、实现会务工作精细化管理的建议

会议是人们对经济、政治、生活等进行交流和交往的一种形式，是一种集会，有相应的组织和领导，让与会人员在规定的时间、地点、程序等进行集会的一种方式。[1]实现会务工作精细化管理，需要会务工作人员立足于广泛的调研和工作实践，结合本院的实际情况，明确办会目标，对工作流程进行细化和量化。

（一）优化工作流程

1.将工作任务细化分解。本着简洁、高效的原则，根据工作任务的具体情况，将工作任务划分给具体的工作人员，责任到人，实行专人专责;对预算做合理地把控，节约资源，节俭开支;简化不必要的工作流程，精简会议场次和环节，避免重复性工作。

2.探索工作方法的创新。不依赖传统的办会经验，学习探索新型管理模式，积极实践创新的工作方法。利用网络会务软件管理会务工作，如制作电子会议邀请函和电子会务方案，更高效地分配工作任务，把控会议进度，及时并便捷地共享会议信息，从而使会务工作实现自上而下、由内向外的统筹。同时，可借助互联网、大数据、二维码转换器、微信应用程序等新型服务平台，实现会务工作的智能化推进。

（二）推进制度规范的精细化

会务工作的精细化管理中最基础的部分就是将制度规范精细化。在常规会务工作管理的基础上，建立更加完整详尽的工作机制，制定更加具体的工作标准，强化责任分配，树立规则意识，使工作有章可循。具体需要从以下三个环节进行把控。

1.会前的精细规划。会前准备是会务工作的重点。包含制定经费预算，联系并接待参会人员，准备会议材料，场地的布置等工作，这些工作事无巨细，特别是筹备大型会议，会前准备更是一项复杂而系统的工程。首先，制定一套详细的会议方案，按照程序最简、效率最高、服务最优的原则，[2]对与会嘉宾的联络、议程安排、会场选择、预算控制等各个工作环节制定出全面和优化的设计，并在工作开展之后及时反馈进度，关注各项工作环节之间的关联性和相互影响，准备应对特殊情况的应急预案。其次，严格落实会议方案，根据会议规模成立会务工作组，进行工作任务分配和传达，做好环节之间的协调，保障无缝衔接。最后，进行检查确认，切实把控具体工作的落实情况，及时找到疏漏，做到会前准备工作的万无一失。

2.会中的精细服务。如果说会前准备是会务工作的重点，那么会中的精细服务就是会务工作的全面展示。会中是最紧张、最容易出现混乱的阶段，任何疏漏都会被一定程度地放大。首先，做好会务接待，高效、有序地安排与会嘉宾的入座和相关会议材料的发放。其次，做好影像设备的调试、发言嘉宾的资料拷贝、会议记录及摄影摄像、茶歇和用餐准备等工作。最后，妥善处理会议中的应急事件，如发言嘉宾更换、议题内容调整和其他特殊情况。

3.会后的精细化总结。大部分的会务工作在会议结束之后就随之而结束，缺乏经验总结的环节。会后的总结诚如下棋后复盘的过程，是会议的延伸部分。對经验教训进行梳理，建立问题清单，寻找差距，探索解决问题的更好途径，才能提高工作的创新性和业务水平。

（三）提升会务人员素质

会议的成功举办离不开每一位会务人员的努力。会议人员的管理协调能力、办会经验、个体素质水平等因素直接决定了会务工作的质量。具体来说，可从如下三方面开展工作：

1.加强会务人员的精细化管理意识。在日常工作中，逐渐渗透精细化管理的观念，结合办公室各项工作的特点和学院的实际情况，对日常工作内容做精确分解，注重细节处理，定期做梳理和总结，摒弃传统低效的工作方式，培养精细化的工作习惯。

2.培养会务人员的服务意识和团队协作意识。调动主观能动性，促进会务人员把相关制度落实到位并内化为自觉的行动。服务意识和团队协作意识的逐步建立，都源自对所在学院的归属感，由此及彼，环环相扣，通过建立对本职工作的荣誉感，才能焕发无比的工作热情，提供全面周到的会议服务。

3.制定考核标准，实行激励机制。在会务工作制度精细化的同时，也要设立一套健全、合理的岗位责任体系，[3]完善考核办法，以此激励和约束会务工作人员。根据不同的岗位职责设置不同的考核指标，采用年度考核评价机制，根据每次会议工作的考核结果进行年终绩效奖金的发放。

综上所述，提升办会工作水平，进行精细化管理不能追求一蹴而就，要在不断探索的道路上勇于创新，总结经验教训。要结合学院的实际情况，抓住主要矛盾，循序渐进地推进高校二级学院会务工作的精细化管理。

参考文献

[1]杨阳.“精细化管理”提升会务管理效率[J].销售与管理， 2019（9）：94-95.

[2]潘江虹.精细办会是提高会议效率和质量的保障[J].管理观察，2019（26）：49-50+54.

[3]张鸿.精细化管理在煤炭企业会务组织工作中的应用探讨[J].现代经济信息，2016（11）：132+134.