企业档案管理数字化建设思考

肖静媛

【摘要】随着信息技术的不断发展，企业档案正朝着数字化的方向发展，最终成为企业档案管理的主要发展趋势。通过数字化的方式来实施企业档案管理，可以满足企业档案管理水平的提高，让档案能够发挥其作用。本文在分析企业档案数字化优势的基础上，探讨企业档案管理数字化建设的有效途径，希望对今后档案数字化建设起到借鉴作用。

【关键词】企业;档案;数字化

目前，企业档案工作对于数字化建设的重视度越来越高，档案数字化建设主要是将纸质档案实现数字信息化的转换，利用计算机保存，这样可以通过计算机操作来完成对档案的管理。这一种数字化档案，在满足共享需求的同时，可以提高企业管理水平，奠定改革发展的基础。

一、企业档案数字化的优势

（一）有利于提升经济效益。档案数字化，实际上就是基于计算机存储纸质档案和实物档案来加以保存，首先可以满足实体空间的节约，同时也可以满足减少印刷设备、用纸、耗材等方面的支出，這样不仅可以降低成本，同时能够提升相应的经济效益。

（二）有利于档案原件的保护。企业档案的价值在于开发与利用，在安全生产、经营管理、法律诉讼等方面都需要档案资料的支持。但是因为传统载体或多或少会产生限制，一旦反复借阅，就可能会引起老化与损坏的现象。为了保持实体档案的长期稳定使用，企业需要耗费大量的维护资金。在实施档案数字化管理之后，不但能够规避传统载体的缺陷，同时也能够保护档案的安全性。

（三）有利于档案资源的开发利用。科学化的检索，可以实现档案信息资源的开发与利用，检索的快慢，对于开发资源以及后续的有效利用会产生较大的影响，让原本的纸质档案和实物档案能够实现数字化的处理，并且在档案管理系统之中加以存储，这样就可以通过智能检索的基本优势，实现快速、充分、合理、有效的利用。档案数字化，也能够提高档案信息资源利用的实际效率，让办公室人员能够更加便捷地查阅资料。同时，实现档案数字化处理，能够将原本的档案管理部门转化为数据存储管理中心，最终转变单一的馆藏结构模式，找准企业改革发展的基本方向，提升档案信息资源开发的层次与质量，最终利用丰富的档案内容，满足企业改革发展利用档案的实际需求。

二、企业档案管理数字化建设的有效途径

在当前的企业档案管理数字化建设进程中，需要注重档案数字化制度的落实，注重数据库建设、保密性建设、数字加工处理等方面的分析，这样才能迎合企业对于档案管理数字化建设的思考，最终推动企业档案管理持续实施，服务企业的可持续发展。

（一）建立档案数字化建设制度。开展任何一项工作，都需要制度的支持。同样，企业档案数字化建设也是如此，还需要科学、完善的保障制度的支持，这样才可以实现企业档案数字化建设。第一，基于企业的实际情况分析，制定合理的日期，并且采取提前归档的模式，针对没有按时进行归档的人员，需要针对性处理。第二，在年终的绩效考核中纳入企业各个部门的档案管理工作。第三，落实档案管理责任制，要求在初始档案的建立阶段，就能够细分工作，落实相关资料的整理、收集、上交以及保存，这样才能够完善其保障措施，并且在相互之间，可以将监督与提醒的基本作用完全发挥出来，最终形成良好的档案管理习惯。另外，在保管档案的环节，也需要落实收集、加工、标引、检索等相应的环节，需要通过系统性的工作秩序建设来进行针对性的改善。

（二）注重数字化档案信息数据库建设力度。在开展企业档案数字化建设的进程之中，最为核心的部分是档案数据库建设，其直接关系到数字档案管理的有序实施。所以，需要增强档案信息资源数据库建设力度，具体来说，还需要考虑到：第一，检索型的档案信息数据库，主要是对于开放性的档案，提供相应的目录、范围以及检索。第二，文件型档案信息数据库，主要通过档案文件的顺利载入，提供网络方面的档案信息服务，并且最为关键的在于广泛的档案信息数据库类型的有效使用。另外，对于电子文档系统建设力度的加大。一直以来，电子文档管理系统都是基于数字化的模式存在。对于各种电子文档，其本身都会拥有录入、修改、归档、查询等配套的功能，这一系统，其本身拥有相应的数码摄像与扫描功能，并且还能够将原本的纸质信息内容实现数字化方面的转化，然后针对转化之后的电子文件，可以开展相应的科学化管理，其包含了签发、起草、归档、审核等诸多事项，最终才能够实现对存储情况和使用情况的监控。

（三）完善档案数字化的保密性建设。针对企业而言，需要格外关注档案信息的重要性，基于这一点的探讨，在数字化建设的实施过程中，应该完善相关人员的档案保护意识，能够履行自身职责，落实保密规定。确保档案本身的完整性，尽可能避免损坏、泄露、丢失等情况出现。企业的档案信息数字化处理，方便其后续的存储，并且具有较高的调用灵活度，但是这一系列的操作之后，就可能会引发信息盗取的问题，其关键点在于在毫无察觉的情况下，就可能引发档案信息被盗的问题。所以，在保密性的建设中，需要相应配套设施的支持，能够实现档案数字化的同步建设实施。同时，在数字化档案管理中，档案管理人员还需要时刻保持高度警惕，能够将保密工作落实。在当前的信息化时代，从某一种程度来分析，市场竞争，实际上就是信息的竞争，档案管理本身和企业的信息是无法分割的。因此，需要获取有利的市场竞争地位，就需要加快数字化建设，能够完善其保密性建设，这才是关键所在。

（四）加强档案数字化的加工处理。针对企业数字化档案的加工处理原则，还应该考虑到纸质档案数字化加工的基本原则，能够确定数字化处理范围，从理论上来分析，需要将档案数字化建设目标彻底实现，并且需要满足纸质档案的数字化处理。但是在实际的应用环节，这一种加工处理模式还需要耗费较长的时间，针对部分不重要的档案信息，没有必要实施数字化的处理。所以，在相关要求制定环节，需要考虑到档案整理、档案扫描、档案备份、档案存储等，这样就会导致加工处理难度进一步加大。所以，在实际的加工处理中，需要对应的支持，才能够将其实现。

三、结语

总而言之，档案的数字化建设一直是各个行业无法回避的问题，其涉及跨专业的融合，也关系到企业在当前大数据背景下的生产经营。所以，得到企业管理者、信息技术人员和档案专业人员的重视。随着数字化时代的不断发展，信息技术为档案管理带来极大的便利条件，数字化档案建设已经成为必然，并且也是当前各个企业都需要面临的挑战。针对数字化的档案建设与管理，需要通过不断的努力，才能够在实践之中去探索，才能够实现数字化档案的安全、高质量、有效管理，最终促进档案管理的创新与可持续发展。

【参考文献】

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