基层单位档案信息化建设存在的问题及策略

许加迎

【摘要】本文立足基层，根据多年的工作经验，剖析基层档案信息化建设的重要意义，针对基层档案信息化建设中存在的问题，提出了解决问题的策略。

【关键词】基层单位;档案管理;信息化建设

档案信息化，指的是档案在档案部门的统一管理下，应用现代信息技术，对档案进行处理和管理的过程。我国“十三五”规划中明确要求建立流动人员人事档案公共服务体系，有效推进人事档案标准化、信息化、数字化建设。因此，构建高效、规范的档案管理服务平台，实现档案信息共享、统计分析、异地查询成为当前档案部门工作的重点。笔者有多年的基层档案工作经验，在本单位档案信息化进程中，对档案信息化的重要性、存在的问题及解决问题的策略进行梳理，希望能够促进基层档案信息化建设的发展。

一、基层档案信息化建设的意义

（一）档案信息化，符合用户的需求。档案机构传统的服务模式是坐等用户上门，这种方式落后、被动，服务效果差、档案利用率低，目前很多档案馆都在转变工作理念和服务模式，积极探索如何满足用户的信息需求。信息化社会的到来，迫切要求档案服务利用现代化的信息技术，实现资源共享， 根据用户需求，提供高效、便捷的服务。

（二）档案信息化建设，有利于发挥档案信息的价值。传统档案部门保密性的特点，使人们对档案认识片面，档案信息化建设，凸显出档案信息的价值，特别是把有价值的档案信息开发出来，在一定领域能产生经济效益和社会效益。档案也涉及民众生活的方方面面，如教育、医疗、劳动保障等，档案服务做得好，起到利国利民的作用。我馆曾利用档案信息，多次为辖区居民解决就业、维权等实际问题。

（三）档案信息化建设，为档案管理工作人员提供便利。通过信息化建设，把信息存入电脑，避免了常规纸质档案发潮、腐烂、破损等意外情况的发生，电子档案只要数据及时备份、加密，就不容易丢失，为档案管理工作提供了方便。档案信息录入一次，即可在内部实现共享，对信息的查询、统计、汇总、打印等业务办理起来方便，更有利于档案的日常管理和查阅利用。

（四）档案信息化建设，有利于提高部门的技术水平和服务水平。档案的信息化、网络化、数字化，使档案管理趋于科学性和规范性，有效解决档案丢失和损坏的问题，也有利于管理员解放双手，更好地从事档案的收集、整理、编研工作。档案部门除了管理档案的职能，还应具有编研的社会担当，如编辑档案史料、文件汇编、编写参考资料、文献等，对保护史料、积累知识、传播地方文化作出贡献。

二、基层单位档案信息化建设存在的问题

（一）对档案信息化建设重视程度不够。一是单位领导和档案人员不够重视，工作中过分依赖于纸质档案，重视档案资料的搜集、整理和保管，但是忽视了对档案的利用。二是工作人员工作思维未能及时转变，对传统的管理方式娴熟，工作起来得心应手，但是利用信息化技术进行管理时，需要重新学习掌握技术要点，对工作方式不熟悉，管理技术没有跟上，无法推进档案信息化建設。三是管理理念前瞻性、创新性不够，档案部门长期被边缘化，工作规划中较少考虑到档案工作的发展，管理档案意识淡薄，导致档案部门建设不能满足新形势的需求，特别是机构改革后，基层档案管理人员调整频繁，档案管理工作时常被挂“空挡”。

（二）设备落后，资金投入不足。为推进档案信息化建设，大部分档案管理部门配备了计算机，但是对软件的使用水平不高，大多数局限于网上查询操作，没有真正发挥作用，甚至存在软件安装不兼容的问题。设备落后与计算机管理人员的匮乏，导致工作进展缓慢，使档案管理停留在旧模式。对档案的信息化加工，需要通过扫描等手段，将纸质文件资料转换为电子文件进行存储，需要专门的文档处理软件来进行规范化的处理，通过数字加密、文件升级等电子技术手段的配合。配备电子产品，投入较大，基层资金不足，档案信息化建设任重道远。

（三）档案管理人员水平有待提升。基层档案管理人员，大多没有受到专业训练，缺乏档案管理能力;档案管理人员学历不高，学习机会有限，知识更新慢，依赖于以往的工作经验，缺乏前沿的、最新的管理方法;档案管理者年龄结构不合理，很多人员年龄偏大，学习新知识，改变新方法的愿望不强烈，接受新事物的能力较差;专业的管理人员缺乏，基层档案管理部门工作繁杂，没有专门配备档案管理阵地和研究的人员，导致档案信息化进程缓慢。

（四）档案信息化制度不健全。1.管理机制不健全。基层也意识到档案信息化是一个必然趋势，应该作为一项长远的目标，一步一步逐渐推进，直至实现信息化，因此，单位领导对此项工作提出了要求，但是没有制定出相应的档案信息化准则，档案管理人员工作中缺乏依据和标准，人员积极性不高。2.规范体系不健全。在信息化建设中，电子档案逐步代替纸质档案成为主要信息资源，传统档案的管理制度在数字化档案中已不适用，但是目前电子档案的归档、管理的制度不规范，没有对元数据、数据存储、文件保管期限等制定标准化的政策，档案信息化建设的依据不够健全;另外，对档案信息化建设中的网络构架、通信器材维护等，也缺乏相关的制度。3.安全制度不健全。基层单位缺乏专业的计算机工作人员，信息安全是档案信息化亟待解决的问题。计算机和网络本身就容易遭到破坏，软件也会被病毒的攻击，有安全隐患，再加上没有相应的措施和安全防患制度，给信息化建设带来困扰。

三、推进基层单位档案信息化建设的对策

（一）思想上要重视。加强宣传，让领导认识到档案信息化的重要性。领导的决策，起到至关重要的作用，能带领工作人员尽快投入到工作中，领导能适应新形势，做出战略性规划，必然能推进基层档案信息化建设。档案管理工作在各单位业务发展中具有重要作用，是一项基础性工作，信息化建设是当前的一种趋势，必须把档案信息化建设提上日程，作为重要的工作任务来对待;提升档案部门工作人员的工作水平，工作人员是主力军，是任务的具体实施者，应促使他们在工作中高度重视信息化技术的应用，认真搜集、挖掘档案信息，并且注意信息的再整理和再分类，不仅要保管好档案，更要利用好档案，以信息化手段提高基层档案的利用率。

（二）提高档案管理工作人员业务素质，提升档案管理水平。档案人员要精通管理流程和方法，对档案收集、整理、统计等步骤熟练掌握，了如指掌，在此基础上掌握档案管理的方法，在当前档案种类不断丰富的情况下，善于探索、大胆创新科学的管理方法，提高管理技巧和技能;档案人员要加强专业档案知识的学习，熟悉理论档案学和应用档案学，还应通过各种渠道听讲座、参加研讨会，获取最新的、最前沿的研究动态，提高科研能力;档案人员还应具备过硬的实践技能，具有独立运用相关档案管理软件的能力，掌握计算机网络知识，才能实现信息化建设和对电子文件的管理。单位领导多为档案管理人员提供学习机会，通过集体培训、外出学习、激励个人自学等多种途径，提高工作人员的业务水平、管理能力，使他们胜任档案信息化建设工作;也可以适当引进研究生、博士等高学历、年轻的专业人员，促进档案信息化建设。

（三）科学预算基层档案管理信息化建设的资金投入。推进信息化建设，必须要有充足的资金保障：档案信息化建设要严格按照信息技术的要求，配备一定的设施和设备，如扫描仪等，还要定期对设备进行维修维护，正常推进信息化建设;配置合适的软件，以便于收集整理档案，存储利用档案信息;适当增加档案管理工作预算和专项资金，档案数据库的建立、档案的存储与备份、防火墙安全技术的使用，都离不开人力和财力。

（四）建立规范的管理机制。1.建立规范的管理机制。为了明确责任，确保档案信息安全，需要从实际出发，根据《电子文件归档与电子档案管理办法》，建立新的管理制度：一是完善业务流程，细化工作步骤。二是针对电子档案制定安全措施，确保电子文档的安全。2.统一管理标准。如整理标准、统计标准等符合相关要求，使本单位的信息在档案部门之间实现资源共享。

四、结语

信息时代，档案信息化，便于开展社会保障工作，更好地实现部门与部门之间的交流，基层单位要充分认识档案信息化建设的重要性，加大资金投入，加强人员综合素质的培养，建立健全规章制度，才能不断提升信息化管理水平，加快档案信息化建设的步伐。

【参考文献】

[1]罗禹.疾控机构档案信息化建设研究[J].兰台内外，2018（1）.

[2]赵锐.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].兰台世界，2018（11）.