数字化时代档案管理信息化建设研究

李献忠

摘 要： 随着我国网络技术以及数字化技术的不断发展，当前我国已经进入了信息社会。在这样的发展形式下，产生了海量的信息内容，同时也增加了信息需求量。这就需要通过信息化建设，来满足人们日益增长的信息需求。数字化背景下的档案管理信息化建设工作，可以有效推动档案管理工作的改革进程。围绕数字化核心技术，在档案管理工作中加强应用与推广信息化建设，成为了现代化档案管理工作的必然发展趋势。基于此，本文就数字化时代档案管理信息化建设进行详细探究。

关键词： 数字化时代;档案管理;信息化建设

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）22-0296-01

1 引言

档案管理是核心与机密，因此在实际的管理工作中，需要高度重视档案管理工作，并加强档案管理工作的规范化，统一管理好归档档案以及移交档案，并且还需要根据实际情况制定出符合自身的规章制度，制定出档案管理制度或者电子档案查阅管理制度，严格遵循实体档案和电子档案的借阅手续的相关章程，避免发生实体档案或者电子档案胡乱借出、发放的情况，严格保管档案资料，使其尽量不出现流失的情况。

2 档案管理信息化

档案管理信息化是指在档案管理工作中加强对互联网技术的应用，从而提升档案信息的处理效率与传输速度，极大的缩短了档案信息的处理时间，降低了档案信息在传输过程中的疏漏之处[1]。同时，档案管理信息化可以实现对档案信息的分类归档，为后期档案信息的收集与提取工作提供更为便捷的通道。档案管理信息化主要包括以下几方面内容：第一、对传统纸质档案信息进行数字化处理，建立数字化档案信息，并将档案信息上传到互联网平台中;第二、档案管理人员可以整合互联网平台中的档案信息，构建档案信息数据库，实现对档案信息的统一管理、统一储存;第三、档案信息管理人员可以根据不同人员的档案信息需求，合理的划分不同岗位人员的级别，为各级别岗位人员提供与其相对应的档案信息获取通道，实现档案信息的共享。

3 数字化时代档案管理信息化建设途径

3.1 档案信息化发展方案设计

为进一步适应现代化管理工作，必须对档案管理信息化工作加以重视。首先，要强化档案管理信息化建设的意识，不断重视档案部门的作用，将档案管理信息化工作与发展规划相结合，给档案管理信息化建设工作提供总体方向。其次，要从档案管理部门入手，采取合理措施，增强工作人员对档案管理信息化的认识，从实际工作出发，设计出优化档案管理工作的具体方案[2]。为强化相关部门对档案管理工作的认识，需要管理部门重视档案管理信息化建设工作。可以从总体管理层面出发，分析档案信息化建设对总体布局发展的重要性，使管理者认识到档案管理工作的重要性。其次，采取合理措施，建立员工交流会或绩效考核机制，强化档案管理部门的工作，深刻理解优化档案管理工作的重要性。再次，提升总体对档案管理信息化工作的认识，为档案管理工作的发展进步打好基础。

3.2 合理配备相关设备

数字化背景下的档案管理信息化建设，其主要目的是促进档案信息内容的流动性，让原本纸质的档案信息文件成为一种具有“生命力”的信息资源。想要实现这一建设目的，必须得到网络技术的支持。在具体的信息化建设过程中，必须合理分配信息化建设的所需硬件设备，实现对档案机构计算机的统一管理以及系统全覆盖，这样才能够为信息需求者提供精准、完整的档案信息文件。在这些硬件设备中，计算机作为一种较为可靠的应用工具，可以为档案管理工作提供相应的管理系统，并通过利用计算机来对相关的档案信息进行自动编目以及检索。同时，还可以针对所管理的档案信息进行自动全文存储、检索以及档案业务相关管理。此外，通过合理配备信息化建设设备，还能够借助计算机来进行立卷、档案自动标引等较为繁杂的档案管理事务，最终实现对文档信息系统的统一化管理。为了满足日益增长的档案信息内容，需要在信息化建设过程中配备高容量载体对档案信息进行存储。通过数字化档案信息存储，可以有效解决档案管理机构所面临的库房压力、档案资料老化等问题。通过高容量存储设备，能够解决档案信息存储难的问题，并有效提高档案管理工作效率。

3.3 强化人才储备

信息系统只是一个平台，除了常规应用外，还需要设置专人对系统进行优化和维护，因此，培养和储备信息化专业人才对数字化时代构建信息系统有着极为重要的作用。因此，應加大信息化专业人才的培养力度，招聘专业型人才实现对信息系统的科学维护和二次开发，不仅可以有效解决系统在运行中的问题，而且有利于推进信息化建设进行，使信息系统与各项业务更加契合。比如：针对人员素质参差不齐的问题，通过培训和绩效考核的方式来激励员工能够尽快适应数字化时代提出的要求。

3.4 构建安全高效的防护体系

信息化档案管理的安全性保障需要从两方面着手：一方面，通过防护技术水平的提高，使档案信息的安全性、完整性得到有效保障;另一方面，对档案信息安全管理制度予以建立，从而有效避免档案信息的泄露，减少安全风险造成的不利影响[3]。另外需要对机密信息保密制度予以完善，通过加密权限的设置、员工查阅权限的设置、信息资源共享权限的设置等，对共享范围予以明确;并对信息审计机制、数据的使用和传播机制等进行完善，对档案数据的使用加强监控力度，对信息泄露所带来的损失尽可能地减少。

4 结束语

综上所述，信息时代，对于档案管理工作提出了更高的要求。要求档案管理工作与时俱进，顺应时代发展需求及时开展信息化建设，以此来满足人们日益增长的档案信息需求。通过转变传统档案管理工作模式，为档案管理信息化建设提供条件。通过档案管理信息化建设，实现与其他行业同步发展的目标，并为社会大众提供更优质、高效的档案信息服务。

参考文献

[1] 夏志英.数字化档案管理的特点分析[J].集成电路应用，2019，36（9）：30-31.

[2] 宋婷.数字化档案管理的特点分析[J].数字化用户，2019，25（22）：72.

[3] 李真.文书档案管理的特点及创新途径探究[J].管理观察，2019（27）：73-74.