高校档案管理的现代化建设

赵帅

摘 要： 目前，我国社会已经步入了信息化时代，人们生活、工作、学习都与信息技术有着紧密联系，而这也成为现代化的重要标志。档案管理作为高校管理中的一项重要内容，也需要结合现代科技加以优化、完善，为高校今后开展的各项工作提供借鉴与参考。本文将结合实际情况，对高校档案管理现代化建设路径进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供借鉴与参考。

关键词： 高校档案管理;现代化建设;路径

【中图分类号】G647 【文献标识码】B 【文章编号】1674-3733（2020）22-0294-01

进入21世纪以后，我国的社会经济、科技水平都有了显著提升，档案管理作为一项存在与社会生产活动中的重要工作项目，必须要根据现代建设需求，作出进一步改变，确保其管理工作能够更加符合现代社会发展需求，提高工作效率与工作质量，为高校建设提供更多参考。因此，联系实际分析高校档案管理现代化建设路径是十分必要的。

1 高校檔案管理现代化建设的必要性

在新时期下，高校档案管理工作也步入了新里程，如何结合现代社会发展情况改变档案管理工作质量，在已经成为现如今高校关注的重点[1]。高校档案管理现代化建设，一方面是适应经济社会与国家高等教育事业发展需求，在科技浪潮下原有的档案管理模式已经无法完全满足工作需求，一旦需要利用档案，则往往要花费较高的时间成本，现代化建设的实现，能够将计算机等先进设备与档案管理融合在一起，通过这种方式来改变原有的工作模式，提高档案管理质量与效率;另一方面，能够实现信息资源的高度共享与利用，相对于传统的档案管理模式而言，现代化、信息化建设切实的实现了信息共享，只需要在数据库内检索需要的资料，就能够得出对应的结果，精度、效率、全面性都有所提升，且信息平台建设，还强化了服务功能，确保档案信息能够被有效应用，充分发挥高校档案的积极作用。

2 高校档案管理现代化建设路径分析

基于上述分析，随着我国国民素质的快速提升，现下高校学生数量、规模都在不断扩大，档案数据资料也随之增加，若是仍然以传统模式开展各项工作，则工作质量难以保证，需要结合时代发展特点，通过有效路径来加强现代化建设。

2.1 全面实行精细化管理

精细化管理是针对以往粗放式管理模式提出的，在新时期下档案数据信息更为复杂，面对复杂的档案数据，传统的管理模式无法发挥作用，必须要借由现代化技术、手段加以实施。目前，大部分高校均是采用纸质、计算机网络通信的呢光信息手段共同进行档案管理，为了进一步掌握档案数据，可以将纸质档案数字化，然后根据档案的内容分类、编号，为档案查询、检索等提供便利[2]。除此之外，高校还需要构建起数字化档案室，这是推动高校档案管理现代化的一项重要工作，精细化管理的落实，还需要充分考虑到高校原本的建设进程，落实各项精细化制度标准，明确各项要求，避免在实际工作中出现失误，影响档案管理质量。

2.2 健全现代化档案管理制度

目前，我国已经步入了信息化、网络化发展进程，各项高新技术逐渐应用于社会中的各项工作，而现代社会为高新技术发展也创造了较多条件。高校档案管理工作本身就是一项枯燥、乏味的工作项目，若是缺少明确、严谨的管理制度，很容易出现工作疏忽情况。首先，应以原有的档案管理制度为基础，增加现代化内容，比如知识管理理念、现代化管理观念等，让档案管理人员能够了解到自身工作的特点，以及新时期下增加的全新内容，同时其中还应包括具体的要求，使管理人员能了解自己的实际工作标准[3]。其次，落实责任追究制度，重点在于具体责任具体管理人负责，保证每一位管理人员的个人权益，避免在工作中出现工作失误、责任推诿的情况，对管理人员起到一定的约束作用。最后，完善激励机制、监督机制，在以往这些机制往往处于辅助性位置难以受到重视，无法完全调动工作积极性。因此，需要高校管理层转变态度，从对档案信息管理上升到对人的管理，采用柔性化管理方式，激励管理人员，为其自主创新提供充足动力。

2.3 加大档案信息资源开发力度

档案信息本身就包含了丰富内容，具有深度开发价值，信息时代的到来，增加了学校发展难度，而本质上却是信息的较量，只有更好的掌握更为丰富、有积极作用的信息，才能在信息、知识经济时代下稳步发展。因此，高校必须要重视档案信息资源开发，加快信息化建设，借助先进的网络、信息技术，将复杂的档案机芯产能分类、分层管理，学生、教师、管理人员可依照检索、类别寻找自己需要的资料[4]。另外，档案管理部门也需要发挥优势，大力宣传现代化建设成果，要让师生都认识到档案资料的价值与重要性，改变对档案信息的认知，为今后的档案管理工作奠定基础。

2.4 构建多元网络服务体系

目前，高校档案管理工作的现代化建设，主要依靠的是信息技术，利用计算机、扫描仪等一系列关联设备，完成档案资料管理、整理、传播乃至交流的所有环节，是档案管理中的重要部分[5]。为此，应围绕网络技术、信息技术开发服务体系，如Web服务体系，使所有用户都能够借助这一服务体系，自主查阅、检索档案信息与资料，实现档案信息最大化。需要注意的是，网络本身是一个较为开放的环境，有着一定风险性，网络服务体系建设还需要充分考量安全方面的问题，保证档案信息的安全性。

结束语：综上所述，现代社会下科技水平有了明显提升，信息技术已经应用于社会生产中的各个行业，这些都为高校档案管理工作创造了便利条件。因此，在今后发展的过程中高校需要通过全面实行精细化管理、健全现代化档案管理制度、加大档案信息资源开发力度、构建多元网络服务体系等方式，来实现档案管理现代化建设，深度发掘档案中潜藏的价值信息，使其真正成为高校发展的重要参考。

参考文献

[1] 张岩.高校档案管理的现代化建设研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2018，34（11）：130-131.

[2] 刘健美.高校综合档案管理的现代化建设方法研究[J].办公室业务，2018，（19）：116-117.

[3] 张晓莹.高校档案管理的现代化建设研究[J].新校园（上旬刊），2018，（6）：49.

[4] 彭雪琴.高校档案管理的现代化建设研究[J].魅力中国，2018，（23）：214.

[5] 李琦.高校档案管理的现代化建设路径研究[J].黑龙江科学，2018，9（11）：64-65.