关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究

段运梅

【摘  要】档案是一个重要载体，集声音、文字、图表、实物于一体，记录人们的生产生活，具有极高的参考价值与利用价值，是重要的社会信息资源，档案为社会的可持续健康发展提供了比较准确的信息来源。当前我国信息技术迅速发展，档案管理工作逐渐朝着现代化、科学化、信息化的方向发展，但是在当前的档案管理中，科学化管理技术的应用时间较短，导致频繁出现管理漏洞，制约档案科学化管理水平的提升，本文将结合自身的教学经验，探讨提高档案管理科学化水平的对策。

【关键词】档案管理;科学化;路径对策

随着经济的发展，檔案发挥的作用越来越明显，在各领域工作中扮演的角色越来越重要。各级事业单位的主抓工作，并且灵活应用信息技术，促进档案建档、档案借阅等工作更加科学，不仅节省了大量的人力资源成本，简化了档案管理的流程，提高了档案管理工作的质量与效率，逐渐提升档案管理的科学化水平。

一、档案管理存在的问题

（一）缺少科学的管理机制，保密意识比较单薄

当前很多单位都将注意力集中在经济效益与形象建设中，忽视档案管理的重要意义，尤其在制订档案管理制度的时候，没有充分考虑档案管理工作的现状，照葫芦画瓢，照猫画虎，在原有档案管理制度的基础上做调整和修改，这样制订出来的管理制度与实际工作是相互脱节的，档案管理工作没有规章制度可以依照。例如，档案保密相关的制度，比较笼统地制订了档案泄密的惩罚措施，但是接下来的工作如何加密却没有提及，管理工作的难度被增加，档案内容经常泄露。档案人员的保密意识比较淡薄，有的时候图便利，对于纸质档案与电子档案随意处置，由于人为原因发生的泄密事件明显增加，针对类似于事件，单位处罚不痛不痒，处罚力度比较轻，缺少责任心。

（二）管理观念陈旧，管理方法单一

信息技术与计算机技术在档案管理工作中的应用提升了档案管理工作的效率，但是很多单位档案管理人员的年龄偏大，缺少专业文化知识，学习意识比较淡薄，难以接受新思想、新事物、新技术，还有很多档案工作人员安于现状，不思进取，不谋求自身的进步与发展，采取陈旧的管理方法，导致档案管理水平比较落后，比如档案建档的阶段，很多管理人员依然将档案制作成纸质档案，一些利用价值高、保密档案高的文字与图片，没有扫描录入，档案保存管理的风险加大，不利于档案的保存。档案管理是一项长期的、复杂的工作，需要档案人员具有专业的知识，具备高尚的道德情操，但是很多档案管理人员“当一天和尚撞一天钟”不及时吸纳先进的工作理念，在管理工作中我行我素，认为档案管理只是一项基础性工作，丧失了工作热情，形成较为负面的影响。

（三）资金投入不足，硬件资源缺失

很多单位领导都将工作重点放在经济效益上，资金投入在生产规模的扩大上，档案管理工作被架在半空中，对于档案管理工作的硬件设施、专业人才与软件开发等的投资比较少，一些单位缺少健全的档案室。单位在招录档案管理人员的时候，往往仅仅是走形式，没有设立严格的招聘人才门槛，出现很多非专业管理人员管理档案的现状，缺乏专业的档案管理知识，对档案管理流程知之甚少，在管理工作中常常出现差错。

二、提高档案管理科学化水平的有效路径

（一）健全档案管理机制

科学高效的档案管理机制是提升档案科学化水平的有效路径，随着社会的进步与发展，档案管理涉及到的内容也逐渐增多，档案资源越来越丰富，这就增加了档案管理人员的工作量，在这种形势下，单位要结合自身实际与社会发展情况，制订符合实际的档案管理制度，由档案专职管理人员带头，集中审核校验各项管理制度，对于不符合档案工作实际的内容应该及时删除，弥补档案管理内容的细节。例如，制订《纸质档案借阅管理制度》要明确损坏与赔偿问题，《电子档案管理制度》明确泄露内容的处罚条款，制订监督制度明确违规的处理措施，档案管理部门应该与其他部分联合起来，将档案管理的各项制度落实到每个头上，落实到细节中去，避免出现工作死角，提高档案管理工作的执行力度，容易造成档案丢失、泄密，对于这种现象应该零容忍，并且严肃处理。

（二）推进档案管理的信息化

互联网为档案管理提供了更多的信息资源，带来了新的发展契机，以计算机技术、数字技术、大数据技术为支撑的档案信息化管理工作也逐渐完善，档案管理应该抓住信息管理的这条线，建设档案管理的信息化平台，推进档案信息化管理的进程，在建档阶段，就要利用信息管理系统中的资源数据库，将各种档案信息资源输入到数据库中，将纸质档案转化为电子档案，利用扫描仪、摄像等专业设备转为电子文档，保证纸质档案与电子档案相互对应，便于查询与借阅，利用互联网收集相关的信息资源，充实档案内容，提高档案的利用效率，为各项工作的顺利开展提供便利条件。

（三）引进专业人才

档案管理专业人才是提高档案管理科学化水平的必要条件，如果缺少专业的人才，档案管理格局会比较混乱，给单位的发展造成负面影响，因此，单位领导阶层应该及时转变思想观念，构建科学的、专业的人才团队，对于当前已有的人才，要通过培训，提升其专业知识水平与个人素养，让管理人员具有高度的主人翁意识与风险意识，还可以借助远程教育与自主学习的方式，提升自身的专业技能水平，熟悉信息化管理平台的操作与使用，逐渐熟练，为档案管理科学化水平贡献自己的一份力量，让档案管理工作人员自我磨炼，自我提升，逐步让工作步入正轨。

（四）优化管理流程

在建立档案学信息化管理平台以后，档案管理效率得到较大的提升，但是如果沿用过去的管理模式，会降低档案使用效率，特别是档案管理人员，在工作中容易陷入被动，比如在调取档案的过程中，往往通过自我服务、自我查询、自我检索查找所需档案资源，这个时候管理人员扮演的是查询角色，没有办法突出档案的重要意义，因此相关部门应该采取“个性化服务”的方式，结合具体部门对档案资源的要求，提供优质化的服务，提高档案使用效率。

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