数字档案馆建设对档案管理体制的影响及相应对策

王清涛

【摘  要】随着社会的发展，科技的进步，档案管理体制也在不知不觉中发生着变化。为顺应时代发展潮流，解决档案工作中不断出现的新问题、新挑战，更好地推动档案管理工作的有序开展，数字档案馆建设就显得尤为重要。数字档案馆实现了档案馆馆藏档案的信息化、数字化，通过计算机技术进行应用，给档案管理体制带来了翻天覆地的变化，极大的提高了档案工作的效率，有效的增强了对档案的保护，实现了档案管理体制质的飞跃。本文主要分析数字档案馆的建设对于档案管理体制整体的影响，并且提出相应的对策。

【关键词】数字档案馆;档案管理体制;影响;对策

引言：

当今档案的信息管理模式逐渐走向互联网时代化，结合数字信息技术确实是档案馆的建设工作发展趋势。做好数字档案馆的建设发展工作，促进档案管理工作的高效性发展，建设出符合时代要求的档案管理服务。面对这样的发展背景，对于档案管理體制来说，也应全面做好数字信息化管理，这是提高档案管理工作有效性的手段之一，这也是促进档案转型发展的重要举措之一。档案管理人员应当清楚数字化档案管理对管理体制的影响，找到相应对策。

一、数字档案馆的概念阐述

提到数字档案馆，可能很多人不清楚数字档案馆的具体概念。数字档案馆主要是能将档案资源管理进行信息化、数字化处理，通过网络服务扩大服务范围，实现信息资源共享化，在信息搜索检索的时候也更方便，具更有针对性。数字档案馆的建设主要在储存和利用档案资源的时候，通过档案资源管理库形成数据中心，使用和查询起来比较方便。数据中心是一种档案内容的管理系统，结合互联网储存查询技术，主要以电子文件、电子档案的形式存在。

数字档案馆和传统的档案馆相比较，数字档案馆的数据中心更为庞大，发挥的作用功能更多，能有序处理各个环节的问题，形成综合性一体性的档案管理模式。在管理的方式上，采用信息化管理方式，极大程度上减少了物力、人力资源的投入，也提高了整体的管理效率。从全程优化管理来说，进行档案资源管理的时候，提高各种档案资源管理的有效性、真实性、完整性，为用户提供更准确的信息服务，这是一种现代化档案馆建设的必然趋势。

二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响

（一）实现档案管理多功能性

数字档案馆的建设对于目前的档案管理体制相对来说影响比较明显，数字档案馆建设是一种从传统档案馆建设基础之上进行现代模式改革的方式，数字档案馆建设能够促进档案管理的功能多样化。数字档案馆的建设工作能有效解决传统档案馆建设存在的位置分布不合理，信息查阅不方便等问题。在传统的档案模式基础之上，做好信息化建设，做好转型与发展，为档案工作人员和查阅者提供便捷性。

相对来说，数字档案馆受时间、空间限制更少，没有档案馆那样固定的上下班时间要求，甚至节假日、下班以后也能够及时把需要的信息反馈给需求者，需求者可以直接通过互联网查阅到自己需要的信息。

数字档案馆建设使得档案资源分布空间不合理的问题也得到有效解决。利用数字档案馆进行查档，能够极大程度上减少档案工作人员查找档案的检索时间。工作人员不用进出库房，不用翻阅目录，就能准确的查出所需档案信息，提高了工作效率。，

同时，数字档案馆建设实现了文字档案、照片档案、视频档案等各类介质档案的有机融合，这也有利于当今的档案管理朝着多元化，精细化的管理方向去发展。

（二）充分发挥档案管理的特色

传统的档案管理模式往往以保管资料为主要工作，这也使得档案管理存在一定的局限性。当今的数字档案馆建设，对于档案管理工作来说，能极大程度上发挥档案管理的特色作用。这样的方式不仅能有效地保证档案资料的安全性，还能将档案资料进行开发利用。将资料实现互联网共享，通过数字化档案馆的建设，发挥网络作用，使得工作人员在最短的时间内查阅到自己所需要的资料，充分发挥档案管理的特色。

特别是一部分行政管理人员在查阅档案的时候，往往传统的档案管理模式会走特别多流程，而且需要很长时间审阅，对于信息的把控性相对较差，容易影响档案管理的效率和创新。采用数字化的管理模式，相对来说可以打破传统的档案对于档案利用的限制，能够使得档案资料管理的功能性体现出来，为档案的二次利用开发提供便捷性。

三、数字档案馆建设的相应对策分析

（一）加强档案管理服务建设

数字档案馆建设工作比较复杂，在实现档案资源数字化的同时，也需要加强档案馆的服务建设。档案资料的管理是一项服务类的工作，为了满足用户对于档案的各方面需求，需要做好档案资料的合理开发利用，因此需要重视档案网站平台的建设，做好服务建设工作，主动记录用户的浏览偏好，能具有针对性的把相应档案资料推送给用户为用户提供了高效便捷的服务，提高用户的满意度。档案资料的管理可以利用现代的网络平台，比如常见的微博、微信、百度等等。做好档案服务建设，才能进一步实现档案资源的开发利用，解决用户各类档案问题，更好的传播档案资料，做好档案的整体信息化管理工作。

（二）提高档案安全管理意识

数字档案馆建设相对来说更偏向于互联网络化，在使用网络的同时，一定要注重网络安全性方面的问题。因此在数字档案馆建设的时候，就应该注重安全性方面建设。数字档案馆采用的是电子文本，如果在使用的时候，出现网络安全问题容易造成巨大的损失，甚至还会威胁个人和社会的利益。数字化档案馆建设模式，相对来说能通过互联网络传递更多档案资料的信息，在管理的时候，不能忽略档案的安全性管理工作，一定要做到安全存放资料。同时也需要按照档案安全性级别设定对应的安全技术，保障档案的安全使用，不会受到其他恶意软件技术的攻击。

（三）提高档案工作人员的管理意识与专业水平

数字档案馆是结合当今互联网技术发展提出来的先进管理技术，在进行数字档案馆建设的时候，非常重要的一点内容是提高档案工作人员的管理意识以及管理水平，建设出一支专业的档案人才队伍，加强档案工作人员的日常培训，学习先进的技术，让他们掌握基本的计算机网络使用方法，为数字档案馆建设打好基础。档案工作人员在学习数字档案馆基本的运营维护的同时，也需要做好档案管理体制的革新和完善。数字化建设是一种信息集成的过程，需要有专业的档案人才，先进的技术，一定要做好档案专业人才的储备工作。

四、结束语

总的来说，伴随着信息技术的不断发展，对于档案管理工作来说，也开始走向信息化，建设数字档案馆是档案管理工作走向信息化的一个必然趋势。在建设的过程中，对于各方面要求较高，需要清楚数字档案馆建设存在的问题，能够找到对应的解决措施，提高档案管理的有效性，做好资源的合理开发利用。数字档案馆的建设从传统的档案管理模式上打破了空间和时间的局限性，数字化发展也符合时代发展的相关要求，为更多档案资料使用者提供个性化服务，具有现实的改革意义。

参考文献：

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