档案管理信息化建设存在的问题与解决措施研究

齐翠荣

摘 要： 受到各个方面因素的影响，企业单位已经进入信息化发展阶段，档案管理作为企业单位发展中的一项重要管理任务，也开始注重信息化建设，将信息化建设融入到日常的管理工作中，提高工作效率。然而，在建设期间仍然会存在一些问题难以避免，需要在今后加以解决。本文将结合实际情况，对档案管理信息化建设存在的问题与解决措施进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供借鉴与参考。

关键词： 档案管理;信息化建设;问题;解决措施

【中图分类号】G270     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）21-0296-01

档案管理信息化建设就是指，利用各种信息技术对档案进行管理，属于现代化管理手段，涉及较多方面的专业知识，这不仅对企业建设提出了更高的要求，同时对档案管理人员也有了较高标准。这也就使如何解决企业档案管理信息化建设中的问题，成为其今后发展必须要考虑的重要问题。因此，联系实际分析档案管理信息化建设存在的问题与解决措施是十分必要的。

1 档案管理信息化建设的重要性

在信息时代下，各个行业发展都有了较大改变，且对信息技术的依赖程度更高，尤其是档案管理工作，数据量大、类型众多，传统档案管理难度大，档案管理信息化能够较好的解决这一问题，对于提高档案管理工作效率有着重要作用。因此，信息化建设已经成为档案管理工作发展的一种必然趋势，一方面能够较好的保护档案本身的精确性，避免在长期保存的过程中出现信息丢失的情况，保证档案管理的全面性，另一方面，有机整合档案资源，目前档案的重要作用已经得到了基本肯定，但传统档案管理方式的资源整合效果较差，难以保证档案资料全面、有条理，而信息化建设完成以后就可以利用局域网实现信息资源共享，保证档案浏览便利，查找迅速，为更好的使用档案资料带来诸多便利[1]。

2 档案管理信息化建设问题分析

根据现阶段档案管理信息化建设的实际进展情况，具体问题大致集中在以下几个方面：（1）观念落后，大部分档案管理人员缺少信息化认知，而领导也缺少对信息化建设的充分解读，通常会将信息化档案管理视作为存储工具，导致档案资料无法得到充分利用;（2）信息化管理水平低，为了减少企业经营开支，信息化管理技术无法得到及时更新，仅仅在管理部分引入信息化管理技术，后续管理、前期收集等，技术应用都没有更新，影响信息化建设进程;（3）档案信息安全性难以保证，由于网络是一个较为开放的环境，信息化技术应用带来便利的同时，也带来了档案信息丢失、篡改的可能性，需要在今后采取有效措施加以解决;（4）管理人员技术水平较低，档案管理信息化技术的更新，为档案管理人员工作提出了更高的要求，但由于企业缺少专门的、针对性培训，导致档案管理人员专业程度不高，容易出现操作失误的情况，引起不必要的麻烦，应当引起重视。

3 档案管理信息化建设问题的解决措施

基于上述分析，目前档案管理信息化建设已经基本完成，然而受到诸多影响，仍存在一些问题，需要在今后采取有效措施加以解决。

3.1 更新档案管理观念

在新时期下，信息化建设的重要性已经充分展现，且成为一种必然趋势，在这样的情况下企业必须要重视档案管理信息化建设，转变以往的思想观念，尤其是领导层，必须要加强对档案管理信息化建设的认知，了解其职能、作用等，将目光着眼于更长远的方向，重视管理信息化除了存储以外的其他功能，实现上行下效，便于下属员工深度理解档案管理信息化的实质，进而为接下来的建设工作提供便利，营造良好工作氛围[2]。

3.2 建立完善的档案管理平台

信息化的实施，在很大程度上会依赖管理信息平台，因此必须要将注意力放在平台构建上。首先，要结合企业自身发展的实际情况以及现阶段档案管理工作进程，制定构建计划，了解信息化与平台建设的切实需求，而后则是要购置数据库服务器、信息录入设备、管理软件等，同时还需要安排专门的机房，用于档案资料与数据查询，为档案管理信息化平台创设一个良好的外部环境。其次，就是软环境建设，在系统与软件方面，应以满足企业档案管理需求为优先考虑，同时还需要预测计算机、软件、系统的使用周期，以及可能产生大庞大档案数据资料，保证管理平台建设科学性。

3.3 重视档案信息安全防护建设

安全一直都是档案信息化建设中必须要面对的一个问题，若是无法处理，则档案管理的安全性难以保证。这也就要求企业在落实信息化建设工程时，必须要重视安全防暑。第一，可以增加安全设施方面的投入，引入安全技术、设计与应用软件，最大程度上保证档案管理的优势能充分发挥。其次，系统、软件要及时更新，避免漏洞危害到档案管理信息系统。最后，合理利用防火墙技术与密匙技术，能够有效防护外部病毒的入侵，密匙则是可以保证档案的传输的过程中不会被篡改，能够提高存储的安去性，具有重要意义。

3.4 加强档案管理人员的专业培训

在档案管理信息化建设过程中，人才是重要因素。因此，企业一方面要引进专业档案管理人才，另一方面要对现有的档案管理人员进行专业技术培训，提高档案管理人员的专业水平。这也就要求，企业在今后必须要将培训纳入到重点工作环节，加大培训力度，也可以与部分学校合作，为企业内的档案管理人员提供再教育机会，提高档案管理人员的专业知识与能力，同时强化计算机实践方面的培训，确保個人能力。除此之外，必须要对档案管理人员结构进行有效的优化调整，建设一只具有高素质的专业化档案管理团队，为档案管理工作优化与完善创造有力条件。

结束语：综上所述，档案管理信息化建设符合现下时代发展需求，对于企业单位发展而言十分重要。因此，针对信息化建设过程中存在的观念落后、信息化管理水平低、档案信息安全性难以保证、管理人员技术水平较低问题，应通过更新档案管理观念、建立完善的档案管理平台、重视档案信息安全防护建设、加强档案管理人员的专业培训等措施予以有效解决，加快档案管理信息化进程，为企业单位今后发展创造有力条件。

参考文献

[1] 徐铮.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环球市场，2020，（13）：222.

[2] 吴金凤.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].化工管理，2020，（8）：13-14.