岗位说明书的编制和在管理中的运用

赵一锋

[摘 要] 岗位说明书的编制和运用，不仅有利于促进有关企业单位的内部组织机构与岗位设置完善，而且还能够促进其管理效率提升，具有十分显著的作用和影响。文章在对岗位说明书与工作分析的概念含义分析的基础上，对岗位说明书编制的具体流程、方法及有关注意事项等内容进行论述，并对岗位说明书在管理中的运用进行研究。

[关键词] 岗位说明书；编制；管理；运用；研究

中图分类号：C962 文献标识码：A

一、岗位说明书与工作分析的概念含义分析

（一）工作分析

工作分析是进行岗位说明书编制前需要开展的一项重要工作。它是指针对某个特定的工作或者是岗位进行明确规定，并对完成该项工作所需的知识技能等各项资格、条件等进行确定的具体过程。其中，工作分析的具体表现形式即为职务说明书，它也是岗位说明书编制的核心，是企事业单位的人力资源管理体系中的基础系统，在工作分析基础上所开展的人事管理，其主要包含招聘和培训、考核、薪酬等重要内容环节，而上述各内容环节均与工作分析之间存在着密切的联系。由此可见，通过开展全面与详细的工作分析，以形成相应的职务说明书，对企事业单位人力资源管理的科学化、规范化与标准化发展有着重要的作用和影响。其中，工作分析是促进人力资源管理科学化发展的重要基础，同时也是科学化管理在人事工作开展中的具体运用以及进行人事制度制定的一项基本依据，对人事管理的法制化实现有着重要的基础前提作用和影响。在开展工作分析和岗位分类等工作基础上，能够对企事业单位内部组织机构设置与管理中存在的问题进行及时发现，并提出明确的改进意见，从而促进其向着科学化与完善化、系统化方向发展[1]。

（二）岗位说明书

岗位说明书也被称为是职务说明书，它是在工作分析基础上，通过规范的文件形式进行各岗位工作性质以及工作任务、责任、工作内容、权限、工作开展方法、岗位名称、工作条件、岗位任职资格、职种职级、考核项目等的统一明确和规定。岗位说明书对职工工作开展与未来发展有着重要的指导作用，其中，不仅对职工工作开展方向有着明确的制定和说明，而且对职工在岗位工作开展中的主要工作内容有着明确的规定，能够为职工工作开展提供对照，并促进其不断完善和提升。此外，岗位说明书中工作规范的制定，还能够促使员工的工作行为逐步向着规范化方向发展，促进其工作开展效率不断提高，在工作开展与个人发展中逐渐向着企业要求的方向变化。比如，通过岗位说明书，企业员工能够对自己所在岗位的上一级岗位及其主要工作内容、任职资格等进行清楚的认识，在了解自身的知识能力和优势、不足等情况下，可以在岗位工作开展中，对如何通过努力来提高自身的知识技能，以获取提升进行明确[2]。

二、岗位说明书的编制流程、方法以及有关的注意事项

进行岗位说明书编制的主要流程及其所包含的具体内容和环节，如下图1所示。

（一）模板设计

在进行岗位说明书编制的模板设计环节，由于岗位说明书的编制，一般情况下包含岗位职责、岗位关系以及岗位任职的资格条件等三大部分重要内容，因此，在进行模板设计过程中，需要结合岗位说明书的编制及其在企业中的实际用途等，进行合理的选择设计和控制，以避免出现要素设计的重复和交叉情况，禁止在岗位说明书编制的模板设计中一味地追求全面等，应从指标要素的使用性上进行考虑和设计。此外，进行岗位说明书编制时，为促进其编制质量提升，需要对模板中所设计的各项要素进行规范，并针对通用要素进行分类并编制样板，以供选择和使用，从而确保对岗位说明书编制中各要素的一致性；在设计模板需要通过标准化部门的审核，以确保和企业的有关标准要求相符合。

（二）工作分析

工作分析是進行岗位说明书编制前需要开展的一项重要工作，它能够帮助岗位说明书编制人员对各岗位形成客观认识。通常情况下，在开展工作分析中，不仅需要进行工作职责与权限的准确界定，而且需要从企业发展的战略分解体系与业务流程中进行工作定位分析；对工作岗位的任职资格条件，包含教育程度、知识、技能、工作经验等，都应进行合理界定，避免存在盲目拔高设置或者是因人而定情况，同时，对各项任职资格所对应的等级与水平也应进行合理的确定；确保对岗位的特殊从业资格要求与国家及行业的有关规定相符合。

（三）岗位梳理

岗位梳理作为岗位说明书编制的一项重要流程和内容环节，在具体工作开展中，不仅需要根据岗位目的以及岗位权限、岗位职责、岗位职责的履行程序等调整情况，来进行岗位设置的合理调整，而且需要针对工作负荷分布不均匀，并且专业性质与任职要求、职责、岗位价值等具有较高接近程度的工作岗位，在岗位梳理中进行并岗处理，以避免对岗位的设置过细，造成岗位设置不合理或者是资源的优化分配与利用不够充分等问题发生。此外，在岗位梳理过程中，还需要根据国家及有关行业的职业工种调整变化情况，对企业的岗位设置进行合理调整，以确保其规范性[3]。

（四）对参与编制的人员选拔与培训

在进行岗位说明书编制中，由于岗位说明书首次编制的工作量较大，并且参与编制的人员水平及工作能力对编制效果有着直接的影响，因此，需要对编制人员进行合理选择，并开展相应的培训工作，一般情况下，多需要选择对岗位较为熟悉的专家进行编制工作开展。

（五）编制组织

进行岗位说明书编制的具体组织过程中，不仅需要做好明确、合理的分工，而且需要做好对编制人员的技术辅导，以确保对岗位说明书编制的高效、优质开展。其中，在进行编制工作的合理分工设置中，对通用的岗位说明书可由业务主管部门进行编写。此外，岗位说明书编制中所涉及的同一项标准多个国家使用情况，应逐一进行会签，以确保其在各岗位编制中的适用性。

（六）专家审核

在岗位说明书编制完成后，需要由专业组织的专家对编制进行审核，审核过程中重点围绕对岗位职责的界定是否合理以及是否存在交叉、遗漏，对各业务流程的职责设定能否全部进行落实，岗位任职资格条件的设置是否合理等，进行严格审核与管理，以确保对岗位说明书的编制科学、合理和规范。

（七）发布执行

对岗位说明书的编制及审核完成后，需要上报会审，并且在审核通过后进行发布和执行。

（八）动态维护

岗位说明书编制完成后，在发布执行期间，还需要根据企业的职能以及业务流程变化等，及时进行调整和修改，以做好对岗位说明书的动态维护和管理。

三、岗位说明书在管理中的运用

岗位说明书的编制及其在管理中的运用，主要体现在人力资源管理的人员甄选以及工资分配、员工工作职责与权力界定等方面，岗位说明书能够为上述人事工作开展提供标准和依据支持。此外，在企业的规范化管理开展中，岗位说明书也能够为其提供相应的基础支持，从而促进其管理向着现代化与标准化、规范化方向发展，推动其综合发展和提升。以企事业单位的人员甄选为例，根据岗位说明书中对某项岗位工作的职责、任职资格条件及知识、技能等内容设置，将其作为人员甄选的标准，为人员甄选工作开展提供依据和支持，同时在相应培训计划制定与培训活动开展中，也能够将其作为依据进行合理组织。

四、结语

总之，对岗位说明书的编制和在管理中的运用进行研究，在促进有关企事业单位的内部组织结构及其功能不断调整和完善的同时，也能够促使企事业组织的各部门岗位设置与职责划分、描述等更加清晰，为企事业单位在行业竞争中的良好与持续发展提供全面的支持，并加强有关人员对岗位说明书编制及其在管理中有效运用的进一步理解和认识，从而促进其积极作用得到充分发挥，具有十分显著的研究价值和意义。

参考文献：

[1]杨玲.岗位说明书在企业管理中的应用与研究[J].新絲路，2019（10）：53.

[2]程玮.以岗位说明书为指引的人力资源管理专业课程设计[J].产业与科技论坛，2019（13）：167-169.

[3]闫海丽.煤炭企业人力资源规范管理工具的编制与实施研究[J].财讯，2017（32）：175.