房地产档案信息管理工作的特点及安全性思考

梁少慧

[摘 要] 随着互联网时代的到来，信息技术大力发展也为各行各业的管理模式和办公模式带来了新的变化，房地产档案信息管理技术也不例外。尽管信息技术为档案信息管理带来了更强的便捷性，但是因此产生的一系列安全性问题也同样不容忽视。因此文章将从房地产档案管理工作的特点出发，结合当前存在的一些问题，提出增强安全性的一些对策，旨在抛砖引玉，引出更多更具价值的思考。

[关键词] 房地产；档案信息管理；特点安全性

中图分类号：G271 文献标识码：A

在我国社会快速发展的时代背景下，房地产行业的发展也同样如火如荼。而房地产若想获得长足稳定的发展，除了必须建立相应的工作制度，档案信息管理工作同样也不能忽视。房地产档案和国家、集体和个人房屋的所有权息息相关，而如今档案管理手段也已从传统的纸质转为数字化信息存储方式。这也为维护房地产档案管理安全性，提出了新的挑战。

一、房地产档案管理工作特点

房地产档案在法律中占有和房产证同等分量的地位，能够确定房屋产权，同时也是被法律承认的，是法律在处理房屋产权纠纷的重要依据。而随着房地产行业的蓬勃发展，房产交易次数的增多，也同时带来了更多的纠纷，这就让房地产档案的法律性不容忽视[1]。

城市中的房地产行业往往是发展较快的，为了落实更加科学的管理方式，通常情况下，房产管理部门都会划分区域进行管理，在地区成立房产档案的部门，这也无形增加了房地产档案管理的垄断性。若相关的基础性工作有所欠缺，则极有可能使房地产正常秩序走向混乱。信息技术刚好能弥补此管理缺陷，房地产档案能够作为有据可查的文件，记载和房地产项目相关的重要信息，这些信息资源具有很强的社会性，作为房地产行业稳定发展的良好参考。

房地产资料即使建立了相关档案，也不意味着房屋产权永恒不变。而在实际生活中，无论是房屋的买卖，还是产权的转让，都是极为常见的现象。这种引起变换房屋产权人的法律行为，都会相应使房地产档案资料变动，因此房地产档案的可变性很明显。传统的房地产档案管理工作，往往由于在收集、整理档案工作方面，需要投入极大的人力物力，而人工带来的误差也往往较大，因此效果也并不见得特别完美。为了及时充分对这些档案信息进行有效利用，互联网时代的房地产档案会结合先进的科学信息技术，对档案信息数据化。因此，传统档案管理到了今天，更多是着眼于档案信息本身[2]。实际工作中，管理人员也往往操作电脑就可以完成传统复杂的档案收集整理归档工作，极大提升了办事效率，也减少了档案管理中的误差，增强了安全性。

房地产档案信息管理相较传统工作方式，也更加多元化。房地产档案网站不只是管理信息的平台，同时也是一个可供信息浏览、交流的平台。无论是房屋建筑的面积、立体效果图，还是平面图等信息，都可以进行整理，并公布在管理平台上。如果有人有需要，就可以调出相关信息进行查阅，房地产档案管理人员同样也可以在平台上实时回复用户的问题，提升房地产档案管理的服务性。

二、房地产档案信息化管理的安全隐患

（一）信息技术本身的安全隐患

房地产档案信息管理的信息化，需要借助计算机的力量。而计算机在安全方面也并非固若金汤，很容易受到病毒的影响。网络空间是公共空间，因此很容易在电子信息传输中，遭到网络病毒的侵害，无论是对信息的盗取还是篡改，都会对档案信息产生不可估量的损害。如果用户的相关信息丢失，很容易产生各种法律纠纷，引起不必要的麻烦[3]。

（二）保存期间安全隐患

电子档案一般都需要长期存储，这就容易出现各种意外情况，也容易对档案本身的安全性产生一定程度的影响。无论是使用寿命还是人为因素，都会威胁档案信息的安全性，因此要对信息的存储问题引起足够重视。

（三）难以确认真实性

传统档案信息都是纸质存储信息，而往往在纸质的档案上会出现各种标志，无论是公司公章还是相关人员的签字，都会在一定程度上增加档案的防伪性。但是信息化管理档案，会让电子信息的可复制性变得非常强，也增加了信息被篡改盗取的安全隐患，让档案的防伪工作更加困难。因此安全性问题也同样需要档案管理人员引起足够重视，并有针对性采取适当措施，保障电子档案的安全性[4]。

三、优化房地产档案信息管理工作安全性的对策

（一）增强工作人员的专业素质

档案数据化不断增强的时代背景下，档案管理工作相较于传统，也有了很大的改变。这也对新时期从事档案管理工作的相关人员，提出了新的工作挑战。无论是在档案的收集阶段，还是整理、归档阶段，工作人员都需要保持很强的学习能力，学习最新的互联网信息技术，尽快掌握计算机的操作技巧，熟悉现代化设备的操作要领，从而全面提升档案数据管理的效率与质量。为了让档案管理工作人员的专业素质得到提升，相关本门和科室，也需要对基层工作者，展开针对性强的培训工作，无论是理论知识和操作技能，都应当有针对性进行开展。树立人才意识，发挥人才榜样力量，进而全面提升工作团队的综合素质，提升档案管理的办事效率和安全性[5]。

（二）建立档案数据库

房地产档案数据库的建立，可以全面提升档案管理工作的高效性和安全性，让工作人员能够更加快捷为用户查询到有价值的信息，因此数据库的建立时不我待。首先需要一个拥有强大功能的计算机系统，能够收录各种信息，包括房地产开发情况、销售情况和拆迁情况等等。信息不只应当保证第一时间录入，同时也应当及时对资料库进行更新，从而加强信息的时效性。通过这些信息，档案管理人员可以摆脱被动传统的工作方式，一方面可以加强对用户的服务性，同时也可以在做决策时更具备参考价值。这就要求在进行具体工作时，一定要着眼于档案信息的可读性，要方便用户阅读和理解。同时对于一些相对重要的档案，要加强数据化工作，或者长期存储，或者直接转向数据化。这样一方面可以极大增强档案信息的共享性，同时也能更好保护档案的安全性。

（三）完善档案管理制度

对于参与到档案管理工作的工作人员，需要明确档案管理的权责，一旦出现任何错误，需要对相应的后果负责人。管理部门也需要反复核查电子档案，防止出现不同程度的差错。另外对于电子档案应当尽量积累，对于企业领导人审查过的重要档案，存储同时也要加强备份工作，避免出现用时找不到的现象。档案地检查制度也同样需要落实完善，一旦电子档案入库，就要进行科学仔细的检查，检查重点包含档案内容的准确性，和纸质档案是否相同，以及电子档案安全性是否達标，尤其是电子档案是否携带来源不明的计算机病毒，要仔细检查[6]。保存方面，工作人员要重新将电子档案设置成可读状态，防止他人对档案信息恶意篡改。另外要注意电子和纸质档案双向存储，增强档案保存的可靠性。因此在实际工作中，工作人员也要同时存储一份纸质版的档案，方便关键时刻查询相关信息。

四、结语

房地产档案信息管理对于房地产行业正常发展十分重要，因此相关部门和人员一定要提高认识程度，明确互联网时代背景下，房地产档案信息管理工作的特征。要针对工作人员定期展开相关培训，并做好完善相关制度，构建数据库等工作，从而加强档案信息的安全性，更好为用户服务。

参考文献：

[1]王云庆，高一弘.论加强房地产档案信息管理的对策[J].中国房地产：学术版，2014（3）：77-80.

[2]武则宇.房地产档案信息管理工作的特点及安全性思考[J].科技信息，2013（18）：435.

[3]孙军，姬广鹏.房产登记档案查询制度在法治社会中的承载—从“房妹”“房叔”“房姐，到“限制以人查房”的思考[J].档案学通讯，2013（3）：61-64.

[4]李敏嘉.浅议我国当前的房地产档案管理[J].城建档案，2013（6）：58-59.

[5]边廷珍.论房产档案的科学化管理[J].城市建筑，2013（10）：278.

[6]陈明.市场经济条件下房地产档案工作的发展与隐忧[J].城建档案，2003（2）：24-26.