解析新形势下高校学生档案管理策略

王芳

摘 要：高校学生档案管理是我国人事档案及高校学生管理的构成部分，同时也是高校人事工作中的重要依据。不过由于我国高等教育不断发展，再加上国内外形势的变化，高校学生档案管理面临的问题也在逐渐增加，管理难度不断加大。为此，本文就对新形势下，高校学生档案管理进行探究和分析，希望对高效学生档案管理的有效开展有所帮助。

关键词：新形势;高校;学生档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 18-0-01

基于高校学生档案管理的重要性，在现阶段应对高校学生档案管理中存在的问题，如档案信息不完整、档案意识薄弱等，实行科学分析，找出问题产生原因，并制定科学有效的管控措施，以期充分发挥学生档案的重要作用。

一、高校学生档案的作用

高校学生档案记录了学生从入学开始到毕业整个过程的所有信息内容，如政治情况、学习情况、执政、学习能力、性格评价、工作作风等，这些信息对于学生日后就业有着非常重要的作用。具体来说，高校学生档案对学生及用人单位的重要性为：在用人单位方面，高校学生档案可为用人单位人事部人员提供较为详细的学生信息，帮助用人单位更加深入的了解学生情况，根据工作需求，合理安排工作岗位。在学生方面上，高校学生档案是学生就业、出国、公考、社会保险办理等诸多事项的基本证明文件，其对于学生各项活动的顺利开展有很好的推动作用。

二、高校学生档案管理存在的问题

（1） 档案意识薄弱，档案管理难度大。目前很多高校在开展学生档案管理工作时，都认为其与高校自身发展没有任何关系，所以不需要将其划分在高校运营的主要内容中，其对学生档案管理的重视度不高，使得档案管理系统在构建中存在诸多问题，降低了学生档案管理工作的质量，影响学生档案的准确性。也是由于这一原因，高校在开展档案管理时，并未对其进行科学系统的规划和设计，档案管理内容、管理标准等也缺少规范性，再加上学校宣传力度不够，学生自身对档案管理的重视度不强，严重阻碍了档案管理工作的开展，加大管理难度。

（2） 部门协调能力差，缺少统一化管理。高校学生档案反映的是学生的综合素质能力，其涵盖的内容相对较多，所以需要与各部门的高效协调来促进学生档案管理工作的顺利开展，充分发挥学生档案的重要作用。但结合目前情况来看，高校档案管理中，与各部门协调能力较差，很多档案资料得不到及时地收集和整理，出现档案资料不全、档案缺失、分离等问题，降低了传递效率。

（3） 管理人员自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校学生档案管理人员规范条例，高校对管理人员的要求较低，档案管理人员普遍存在着专业知识能力不高，管理技能水平较差的情况，很难合理规划学生档案管理工作。一些高校的档案管理工作基本是将档案资料分配给各个院系，由辅导员老师自行分配，档案质量得不到保证，格式及材质都存在著不规范、不合理等情况。

三、高校学生档案管理的改进措施

（1） 加强档案管理意识，创新管理方法。高校领导及相关部门人员需加大对学生档案管理的重视力度，加大宣传力度，加大人员档案管理的重视力度，同时还需构建完善的档案管理体系和制度，且将其落实到各部门中，加强档案资料的完整性、更新的及时性，促进档案管理工作的有序开展。另外，还要将档案管理与学生日常活动结合起来，调动学生参与积极性，以提升档案管理水平，发挥学生档案的作用。

（2） 加大各部门协调力度，构建完善的档案管理网络。学生档案管理因涉及诸多部门，需要诸多部门的协调作业方能有所改善。所以在实际作业中，应构建完善的档案管理网络，促进学生档案管理部门与其他部门间的联系和沟通，按照档案管理规范要求开展相关工作，从而改进管理效率。同时通过分析档案管理与各部门工作间的关系，管理者还需合理优化工作流程，划分职能范围，以期增强档案收集的准确性、及时性，提高学生档案管理质量。

（3） 强化管理人员专业素质。管理人员是学生档案管理工作开展的基础，高校应当加大对管理人员的培训力度，一方面确保其掌握较多的专业知识和技能，另一方面提高辅导员自身的计算机技能水平，熟练操作各种信息化设备，实现档案管理的信息化建设目标，改善管理水平。另外，高校应加大学生档案管理上的资金投入，引进专业人才，完善信息网络的构建，设立专业的数据库系统，完善基础设施配备，以此达到档案管理的信息化建设目标，优化学生档案管理水平，保证学生信息资料的齐全性、真实性。

（4） 提升学生档案管理的信息化水平。高校要想提升学生档案管理信息化水平，就需转变传统的管理理念，创新管理模式以适应信息化管理的需求，推动学生档案管理工作的开展。同时，信息化档案管理的建立，除要注重学生资料的齐全性外，还应通过信息化技术的应用对学生的日常表现等数据实行收集和汇总，并体现在学生档案中，为学生的综合测评提供帮助。且通过信息化档案管理体系的构建，将学生信息资料从原有的纸质形式转化成电子形式，并做到档案的分类汇总，便于档案查询和翻阅，以此大大降低档案管理的难度，减少资金成本的过度消耗，增大档案利用率。

四、结语

在新形势发展下，高校学生档案管理工作面临着严峻挑战，了解高校学生档案管理的重要性，认清学生档案管理现状，创新档案管理模式，是目前高校需要重点考虑的内容，只有这样才能更好地发挥出学生档案的积极作用，为学生日后发展提供保障。

参考文献：

[1]蒋碧蓉.新时期高校学生档案管理策略探究[J].办公室业务，2019 （10）.