如何采取有效举措提升档案服务水平

秦军艳

摘 要：在新时代的稠密人口和强流动性背景下，应当进一步提升为人民服务的档案工作水平，充分发挥人员档案在统筹分析全县人力资源管理中的重要作用，这也是当下县档案局的档案管理工作的核心。本文就县档案局人事档案的服务内容和当前问题展开分析，对提升档案局人员档案服务水平的方法做出了多方面的探讨。

关键词：档案局;档案;保管;查借阅;接收

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 18-00-02

县人事档案是管理县内人员流通、工作的基础，为以毕业生为代表的广大群众的工作、离职和调任提供了国家的政治依据。而一般县内人员需要档案资料来完成房产交易、购买社保、核对工龄、退役军人信息采集、职务职级调整、身份证明等方面的应用，由档案局保管的人员档案提供原始佐证材料，充分发挥了档案在服务中心、服务民生等方面不可替代的凭证作用。

一、县档案局人事档案的服务内容

档案服务是各个档案局做好档案管理工作的出发点和基本要求，也是评价和提升档案管理工作质量的主要标准之一，下面，笔者分析了我县档案局的档案服务内容[1]。

（一）对人员档案的接收、收集服务

这部分主要是在相应的规范化要求下，通过规定的接受制度和征集办法，将分散或需要转接的其他机关、地方、单位的档案，接收、收集至本县档案局的档案馆之中，完成规定的档案管理工作，例如检查档案内容，若有缺漏错误需通知对应人做好完善改进。对县人员档案的接受和收集工作，能否精准、细致、及时、全面地完成规范化管理工作，这是评价县档案局工作作用和效果的重要指标，而这部分工作既影响着人民群众的档案安全性和综合管理，也影响着干部的培养、考核和提拔任用等方面[2]。

（二）人员档案的保管服务

档案保管的主要内容是对接收、收集的档案做妥善安置，确保其准确性、完整性和保密性。这部分工作与县内人员和干部的切身利益都有紧密联系，关系到他们的身份认定和调职任用，与能否继续为社会提供所需服务具有直接作用。

人员档案的保管工作主要包括档案的库房集中保管、登记编号，主要是需要保持档案存放环境卫生整洁，塑造适宜的储存温度和湿度，减少和防范干扰档案保管的因素和问题的发生，保障档案的存储安全性。

（三）人员档案的查借阅服务

一般来说，县档案局的查借阅服务是由具备相应查借阅档案资格的团体或个人，在有相应的正当理由的时候，对档案局提出档案查阅或借阅申请，申请通过后约时间前往档案局所在地，由档案局提供其所申请的档案，给申请者做查阅、借阅或拷贝复制等用途。人员档案之中有记载该人员的核心信息的文件资料，例如出生成長情况、政治发展情况、学习就业情况等信息，具有唯一性和真实性，其中的内容对个人的发展来说，有长期保存的历史性价值。而查借阅服务所设置的层层门槛和标准化的服务操作方式，正是为了加强档案局作为档案这一重要文件的保存机构，在个人或机构需要档案文件证明和审查的时候，管理档案的人员能够及时地提供相应的档案信息，并且注意提供时和提供后的档案信息和档案保存的真实性、安全性和有效性[3]。

二、档案局人员档案服务中的问题

新时代，人员流动性增加，工作和所在地的变动性加大，而且各干部人事制度改革和调动频发，这些都给档案局的人员档案管理工作带来了更高的要求和问题。尽管在党和国家的制度政策的规范下，档案管理工作已充分利用科学、严谨的工作方式来执行管理档案的工作内容，但仍存在一些问题有待发展和改进。

（一）未严格把关档案材料的接收、收集工作

理论上，应当对档案材料的接收、收集工作做好严格的把关审核，但是，一方面，人员档案涉及众多方面的材料文件，涵盖文件的时间跨度大;另一方面，在人员档案在多地流转的过程中，往往经过多位档案管理人员的操作和管理，为考据其中文件情况和真实性、准确性等方面带来了挑战。在笔者的县档案局工作实践中，在接收、收集人员档案材料时，检查其中的内容，发现一些缺漏文件难以追溯的情况，例如干部档案中时间节点、前后填写对不上，有多处涂改或文件有缺损等情况。甚至档案中记录的人员出生日期或参加工作时间的文件混乱，大大干扰了国家核定国民的退休时间或计算工龄等事项[4]。

（二）对人员档案的保管服务工作不到位

人员的档案材料多为纸质文件，其对储存环境的温度和湿度要求都比较高，而且长年累月储存的纸质文件还会受到虫蛀、腐蚀、失火等灾害性因素的影响，若对这些保管人员档案所要防范的问题没有清楚的认识和坚持努力的态度，就可能导致管理人员对人员档案的保管服务工作不到位。在笔者工作的档案局，就曾有档案管理者在保管档案的过程中，未对温湿度做好防范，使得一些放置位置靠近地面的档案受到强潮气影响，出现了霉点，使得档案保管工作未能取得较好效果。

（三）低效率且有安全隐患的档案查借阅工作

一般来说，各档案局的人员档案量总体是在逐年增加的，这就给在有档案查借阅要求时翻找人员档案带来了很大的工作量，造成低效率;而档案查借阅的个人和单位也偶尔有不规范操作的情况，例如借机涂改、失误损毁等现象，从而影响了人员档案的完整性和准确性，带来了较大的安全隐患。笔者就曾见过有个人借查借阅的机会对所借阅的档案做了不规范的涂改，给档案局的档案管理工作带来极大的干扰和挑战。

三、提升档案局人员档案服务水平的方法

想要切实做好档案服务工作，需要好好把握习近平新时代的中国特色社会主义，以其为指导，对现有的档案管理问题做好精确的整改。注意对基础档案服务工作的落实，对档案管理制度的改进和完善，对档案管理办法的创新和提升，从优秀的档案管理队伍培养做起，从而更充分的发挥人员档案管理在国家对人员的培养和统筹规划中的作用。

（一）提升档案局的人员档案接收、收集服务水平

（1） 积极主动的以多种方式接受、收集档案。可以应用定时、定向、跟踪、补充等多种方式，完善人员档案收集过程。例如在每年的高校毕业季的档案收集高峰期，注意加强人手，从各高校定向接受档案，及时检查其中是否存在不实、遗漏等情况。而对县干部人事档案的收集，尤其是临时的小规模变动，例如干部进修、晋升、评职称等，需要安排专人与另一方做好对接工作，加强对档案材料中变化的掌握，提升档案接收、收集工作的准确性和工作效率。

（2） 执行严格的档案材料接收、收集制度。档案局的管理人员应当对需要接收、收集的每一份人员档案都从内容和形式这两方面做严格的审核，若发生形式不符、内容存疑、信息难以确认等问题，需要与相关方进行材料的再次复核，确保为人们提供真实、完备的人员档案材料服务。

（二）提升档案局的人员档案保管服务的水平

做好对储存温湿度、虫蚁等影响档案保管安全性的因素的管理和防范，在计算机、电子信息技术和人工智能快速发展的当下，还可以在档案保管中融入新型科技的使用，加强保管服务的安全性和准确性，也便于档案局工作人员对所保管的档案做整体保管。

可以从落实档案局人员档案的电子化基础设施建设做起，根据该档案局的实际情况，设计档案电子化建设的规划，在其中明确划定电子化的范围和标准，并在后续按计划、分批次的完成规划的落实。积极运用计算机信息技术对人员档案的各方面情况做加工处理，提升信息利用的有效率。

（三）提升檔案局人员档案的查借阅服务水平

（1） 积极利用网络化的人员档案管理方式。将一般民众的档案收录信息，和对干部人事档案的基础信息做整理编目，将其上传到档案管理部门的专项网站上，给人们开通一定的公共查阅权限，供他们日常申请查借阅服务。而对一些档案调动及档案材料变动的情况，及时做好网络信息同步、准确的修正和更新，这样网络化的档案管理方式，不仅能够提升管理档案的准确性和真实性要求，档案局还能为需要档案查借阅服务的单位和个人提供更好地服务，降低查档成本、提升查档效率，但有一定的技术和管理门槛。

（2） 防范查借阅服务中影响档案安全性和保密性的隐患。对来档案局查借阅档案的情况，应当对其中的时间、地点、相关人员等做好清楚的记录，并电子网络备份。而档案管理人员还应当确定所申请的查借阅档案的范围，做好监督管理工作，防止出现污损、丢失、泄密等情况，对人员档案管理带来不必要的麻烦。

在新时代的稠密人口和强流动性背景下，应当进一步提升为人民服务的档案工作水平，充分发挥人员档案在统筹分析全县人力资源管理中的重要作用，这也是当下县档案局的档案管理工作的核心。

参考文献：

[1]张小玲.浅谈干部档案造假行为的防范[J].档案，2015（05）：48-51.

[2]李雪云.高校干部人事档案开发利用浅析[J].宿州学院学报，2015 （04）：321-325.

[3]任民.人事档案公共服务模式探析[J].浙江档案，2014（02）：254-255.

[4]王天泉.永恒的主题崭新的课题——天津市档案局局长荣华谈档案公共服务[J].中国档案，2012（09）：411-413.