关于信息化技术对人事档案管理影响的探究

杨芳

摘 要：科技时代下，人事档案管理基本实现了信息化，用技术和设备代替了人力，弥补了传统工作模式效率低，出错率高的不足，提升了人事档案管理的安全性，也为行政机构开展各项工作提供了更加扎实的保障。文章主要分析了信息化技术对人事档案管理的影响，提出了几点促进信息化技术应用的建议。

关键词：信息化技术;人事档案管理;影响

引言

人事档案管理属于一项基础性工作，在如今工作标准提高的要求下产生了更进一步的发展需求，对人事档案管理工作也提出了更高的要求，必须以更高的效率和精准性完成工作，而这无疑需要网络技术、智能化技术与信息技术的支持。

1.信息化技术对人事档案管理的影响

1.1 促进人事档案管理模式创新

在这个信息大爆炸的时代下，人事档案信息无疑是宝贵的战略资源，人事档案管理也属于人力资源管理工作的一个重要组成部分。但是，档案的累积会不断增加档案信息管理的难度，用纸质资料来承载信息并通过人工翻阅的方式查询资料已经成为了最原始的方法，显然在效率、准确率方面都已经难以满足工作需求。信息化技术的出现与应用彻底改变了这样的传统工作模式。利用办公软件，可以实现档案信息的统一化管理，快速进行信息检索、汇总和分类，信息化资料也代替了纸质资料，这将加快人事档案管理的发展。

1.2 提高人事档案管理工作效率

人事档案管理工作包括对档案资料进行整理、归档、分类、保存和查询，如果保存纸质资料，其工作量是可想而知的，显然无法在有限的时间内完成超量的工作任务。而利用信息技术，我们可以利用计算机程序和办公软件在瞬间完成资料的复制、传输、查询工作，还能够筛选出重复、错误的信息，大大提高工作效率，更好的满足人事档案资源的应用需求[1]。

1.3 增强人事档案管理服务水平

人事档案管理的最终目的是提高档案的利用率，在保存资料的过程中涉及到资料的修改和共享。人为修改资料可能出现恶意篡改信息的行为，破坏档案的真实性和完整性，传递纸质资料则有丢失和损毁的可能。但是利用信息技术，档案的每一次修改都会留下相应的记录，包括修改的内容和修改人。利用档案系统中的共享或者资料复制功能，还能够在保留原件的基础上为他人提供需要的信息，避免档案的完整性被破坏。人事管理人员可以在电脑上迅速的调出需要查询人员的姓名、职称等相关信息，还可以及时的修改相关信息，并更新辞职或离职人员的信息资源，这样可以保证人事档案的准确性与真实性，促进人事档案的高效、高质管理[2]。

2.信息化技术在人事档案管理中的应用

2.1加强人事档案管理应用信息技术的思想

社会的信息化发展促使人们越来越重视信息的重要作用，信息化技术在人事档案管理中的应用实质就是要实现信息管理自动化系统的开发与应用，这种自动化的人事档案管理系统具有即时性、快捷性及动态性等方面的特点，它能够实现传统人事档案管理无法实现的功能，如快速的查询功能、及时的更新功能等，这就要求人事档案的管理人员必须端正态度、摆正心态，愿意接受改变、接受新的技术，如有些人事档案管理人员由于工作年限较长，不愿意改变已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先进的信息技术，这些都不利于信息化技术在人事档案管理中的应用与推广。因此，必须要加强人事档案管理应用信息化技术的意识，促进人事档案管理人员从实际出发，立足现代信息技术的发展，综合考虑人事档案信息化管理的过程与内容，实时监控档案管理中的问题，及时寻找针对性的解决措施，增强信息化技术对于人事档案管理的积极影响。

2.2推动人事档案信息化管理的一体化进程

人事档案管理的内容包括人事档案的建档、归档、转档、查询、借阅、借出、盘点及处理等方面，这些内容既相互独立，又相互影响，它们形成一体化的流程。

如档案的查询是建立在建档与归档基础之上的，没有建档与归档也就无法查询相关的人事档案，同样档案的处理需要原有的档案信息作为处理的对象与基础，因此，每一个流程与环节都是相辅相成，相互促进的关系[3]。信息化技术在人事档案管理中的应用使得档案的每一个内容与环节都实现了管理的信息化过程，管理人员可以在计算机或其他网络设备上快速的实现档案的查询、盘点、转档等方面的功能，加强人事档案信息资源安全、快捷的共享，通过计算机技术与网络技术的应用促进人事档案管理中所有业务的一体化运作，如人事档案信息的接收、存储、提取、使用、管理等方面，实现人事档案管理服务一体化的职能[4]。

2.3加大软件开发力度

人事档案管理中信息化技术的应用需要信息化操作平台的支持，没有信息化操作平台的支持，实现人事档案管理的信息化是不可能的，这就要求人事档案的管理人员大力研发人事档案管理的信息化软件或技术，对各类操作不断进行更新与升级，从而建立起整体的人事档案管理信息系统。在人事档案管理信息系统的建立过程中，要全面考虑档案工作的实际情况，如管理系统需要具有查询、传输、维护、处理等方面的功能，这些功能能够实现人事档案管理的安全性、实用性及科学性。

2.4促进信息沟通

人力资源和社会保障局负责拟订人力资源和社会保障事业发展规划，指导事业单位人事制度改革等公关工作，并不是独立进行的，需要与其它行政单位和部门之间进行沟通与交流，建立各个部门之间的协调机制，确保人事档案信息的完整性与规范性，实现人事档案信息资源的安全可靠，促进人事档案管理信息化速度的提高[4]。

3.结语

总之，信息化技术将提升人事档案管理的工作效率，提高档案资源的利用率和信息的安全性，该档案管理模式的推广是必然的。未来必须促进信息化技术在各类档案管理中的深入应用，全面推广，并加大对办公系统及软件的开发力度。

参考文献

[1]代俊红.信息化技術对人事档案管理的影响[J].学园，2017（30）：187-188.

[2]陈川.关于信息化技术对人事档案管理影响的探究[J].传播力研究，2018，000（011）：P.228-228.

[3]陈铭.关于信息化技术对人事档案管理影响的探究[J].科技传播，2015，007（024）：42-43.

[4]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛，2013（3）：98.